Officevibe et travailleurs hors du bureau

S'assurer que vos employés reçoivent leurs invitations et sondages Officevibe dans l'ère du numérique devrait être facile. Cependant, cela peut s'avérer plus difficile lorsque vous avez des employés qui ne travaillent pas au bureau, qu'il s'agisse de ceux qui travaillent dans les ateliers, de chauffeurs-livreurs, d'employés d'entrepôt, de personnel de première ligne, de représentants commerciaux sur le terrain, etc.

Pourquoi ? Les employés qui ne travaillent pas au bureau ou le personnel de première ligne n'ont pas toujours la possibilité de rester connectés pour les raisons suivantes :

  • Accès limité ou inexistant à un ordinateur
  • Éloignés du bureau ou en déplacement
  • Visites peu fréquentes ou inexistantes au bureau régional ou au siège social
  • Pas de comptes d'entreprise pour le courrier électronique ou le stockage dans le nuage.
  • Impossibilité d'accéder à des informations importantes en déplacement
  • Difficultés à se connecter ou à communiquer avec ses pairs et ses responsables
  • Manque de visibilité des nouvelles et des mises à jour de l'entreprise en temps réel

Dans cet article, nous avons combiné nos meilleures pratiques d'utilisation d'Officevibe avec les réalités des travailleurs hors du bureau :


1. Communiquez l'arrivée d'Officevibe

Les changements au travail peuvent être difficiles, il est donc important de présenter le lancement d'Officevibe comme une opportunité excitante ! Vos employés auront la possibilité de faire entendre leur voix de manière anonyme et en toute sécurité. 

S'assurer que vos employés soient conscients de l'arrivée d'Officevibe est une partie essentielle d'un lancement réussi. Aidez-les à comprendre pourquoi il arrive, pourquoi il est important, ce qu'il leur apporte et ce qu'on attend d'eux. Vous devrez commencer à communiquer l'arrivée d'Officevibe à vos équipes avant le lancement de l'outil. Avant celui-ci, veillez à ce que vos employés qui ne travaillent pas au bureau soient préparés à recevoir les communications et disposent d'un espace pour poser des questions sur ce qui est à venir.

Vous trouverez ici une suggestion de plan de communication avec des modèles pour chaque étape.

 

2. Assurez-vous qu'ils peuvent accéder à leur invitation Officevibe

L'invitation Officevibe sera envoyée par e-mail, vous devez donc vous assurer que les employés ont accès à la technologie nécessaire et qu'ils ont le temps d'y accéder.

Par exemple, vos employés peuvent avoir accès à un seul terminal dans leur succursale ou un personnel infirmier à un seul ordinateur partagé dans leur établissement. Les employés de vente sur le terrain peuvent avoir leurs propres ordinateurs portables ou tablettes, et le personnel de livraison ou d'entrepôt peut n'avoir que ses appareils mobiles personnels.

Un autre bloquant qui pourrait survenir lorsque vous ne communiquez pas avec les adresses courriels de l'entreprise est que le courriel se perd dans un fichier spam. La mise en liste autorisée des courriels d'Officevibe ne permettra pas d'éviter cela lors de l'utilisation de courriels personnels, il est important de le mentionner à ceux qui sont invités avec des adresses courriels personnelles. 

 

3. Favorisez les SMS pour les communications relatives aux sondages

Une fois que vos membres ont accepté l'invitation d'Officevibe et répondu à leur premier sondage, ils peuvent modifier leurs préférences de communication par SMS via leurs paramètres personnels. De cette façon, ils pourront recevoir des SMS contenant leurs sondages !

Nous avons vu des entreprises organiser une journée d'inscription pour que tout le monde se connecte, s'inscrive à Officevibe et change ses préférences de communication pour les SMS afin de s'assurer que tout le monde est prêt pour le succès. 

 

4. Répondre aux feedback, partager les résultats et agir

Il est important de rassurer tous les membres qui participent aux sondages sur le fait que leur voix est entendue. Pour encourager les membres à continuer à participer, les responsables d'équipe doivent répondre à tous le feedback qu'ils reçoivent. De plus, le fait que les responsables discutent régulièrement des résultats de l'équipe avec leurs équipes encouragera l'adoption à long terme pour tout le monde ! 

Après avoir identifié les domaines à améliorer, prenez des mesures en fonction de ce que les données ont révélé. Nous pensons qu'il ne suffit pas de vérifier le rapport de l'enquête sur le pouls et de l'approfondir. La façon dont vous exploitez ces informations est importante. Montrez que vous êtes à l'écoute et que vous répondez aux problèmes en temps voulu.

Ce sont des éléments essentiels du cycle Officevibe ! Nous encourageons vivement les gestionnaires d'équipe à regarder notre formation Officevibe enregistrée pour les gestionnaires par le biais de ce lien, pour tirer le meilleur parti de la plateforme.

 

5. Faites de la place pour les rencontres individuelles

Les relations avec les gestionnaires ont un impact considérable sur l'engagement et la productivité. En tant que gestionnaire, le fait d'organiser des réunions régulières en tête-à-tête dans le cadre d'un processus de check-in crée une attente et donne l'assurance que vous êtes joignable et que vous vous souciez des employés qui ne travaillent pas au bureau, ce qui leur évite de se sentir oubliés.

Les rencontres individuelles font partie des outils essentiels d'un gestionnaire et constituent l'un des meilleurs moyens de garantir des performances individuelles et collectives élevées. Elles permettent d'instaurer la confiance, de s'aligner sur les objectifs de l'équipe et des individus, de discuter des mentalités et de maintenir une bonne communication basée sur la transparence avec chaque membre de l'équipe.

 

6. Présenter Officevibe lors de l'accueil des nouveaux membres

Une intégration réfléchie des nouveaux employés dans votre organisation est cruciale pour susciter l'enthousiasme et l'engagement des personnes dans leur nouveau rôle. Avec les employés de première ligne et les employés qui ne travaillent pas au bureau, il y a des considérations supplémentaires à prendre en compte pour éviter les sentiments de déconnexion.

Nous vous suggérons d'inclure Officevibe dans votre liste de contrôle d'accueil, en expliquant l'importance de la voix du membre, ce que l'on attend de lui et comment fonctionne l'anonymat.

Ce gabarit de communication pourrait vous aider à trouver les bons mots !

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