Que vous soyez un nouveau venu sur Officevibe ou que vous utilisiez la plateforme depuis un certain temps, il est essentiel de maintenir la participation de vos membres aux sondages pour vous assurer de vous faire une idée complète de ce que ressentent vos membres.
Donc, comment maintenir ou augmenter votre taux de participation ? Nous vous donnons quelques conseils ci-dessous !
Taux de participation
Votre taux de participation Officevibe indique le pourcentage de membres dans votre compte qui participent activement aux sondages.
Consultez vos scores Officevibe (calculés sur une moyenne mobile de 90 jours) pour vous aider à les comprendre en profondeur.
Statut de membre + Envoi de rappels aux membres inactifs
Les membres sont considérés comme étant actifs s'ils ont répondu à au moins une question de sondage au cours des 30 derniers jours, tandis que les membres inactifs sont les utilisateurs qui ne l'ont pas fait.
Les membres sont considérés comme invités s'ils ont reçu une invitation à rejoindre Officevibe mais n'ont pas encore accepté.
Pour encourager des taux de participation élevés, nous devons surveiller le statut des membres. L'envoi de courriels de rappel aux membres ayant le statut invité ou inactif permet d'augmenter le taux de participation à Officevibe.
Les administrateurs peuvent envoyer des courriels de rappel aux membres invités et inactifs, tandis que les gestionnaires exécutifs et les gestionnaires d'équipe peuvent uniquement envoyer des rappels aux employés inactifs.
Les invitations à rejoindre Officevibe expirent après 7 jours pour des raisons de sécurité. Si une invitation a expiré, une nouvelle invitation peut être envoyée en sélectionnant le(s) membre(s) et en cliquant sur le bouton ''envoyer un rappel''.
Taux de réponse au feedback
Il est important de rassurer les membres qui participent aux sondages en leur montrant que leur voix est entendue. Pour encourager les membres à continuer à participer, les gestionnaires d'équipe doivent répondre au feedback qu'ils reçoivent chaque semaine. Si le nombre de réponses diminue, les membres se sentiront moins impliqués dans le processus et perdront l'envie de partager leurs idées si celles-ci ne sont pas prises en compte.
Vous pouvez utiliser les filtres rapides de la section « feedback » pour voir le feedback auquel vous n'avez pas répondu afin d'établir un ordre de priorité pour ce qu'il reste à faire. Nous recommandons à tous les responsables de prévoir une heure dans leur calendrier pour se concentrer sur les réponses au feedback.
Lorsque vous répondez à un feedback, il est important de se rappeler de ces règles d'or :
- Posez des questions ouvertes et respectez l'anonymat.
- Ne le prenez pas personnellement.
- Réfléchissez-y : Ne répondez jamais à un feedback sur un coup de tête.
- Utilisez un langage simple et un ton positif.
Notre nouveau Rapport de Participation au Feedback peut vous aider à suivre et à améliorer votre taux de réponse.
Avoir des discussions régulières sur les résultats d'Officevibe
Le fait que les managers discutent des résultats de l'équipe avec l'équipe encourage la participation actuelle et future des membres de l'équipe. C'est également un élément essentiel de la Boucle Officevibe !
Nous suggérons que les gestionnaires d'équipe discutent des résultats d'Officevibe tous les mois ou tous les trimestres avec leurs équipes. Demandez à vos membres de décider des sous-métriques qu'ils souhaitent mettre de l'avant et célébrer afin qu'ils mènent la discussion !
Partage des rapports
Le partage des rapports au niveau de l'organisation, ainsi qu'au niveau de l'équipe, est important pour la transparence et l'établissement de la confiance. Lorsque les membres répondent à leurs sondages de satisfaction, ils devraient avoir accès aux rapports de leurs équipes pour voir comment celles-ci se classent. En partageant les rapports au sein de l'organisation, les membres peuvent faire part de leurs préoccupations ou se réjouir des métriques et des sous-métriques.
Cela facilitera également la discussion de vos scores Officevibe !
Les membres verront le score global d'engagement, le score des sous-métriques et le score eNPS en activant le partage pour vos équipes. Nous ne partagerons jamais avec eux des informations sensibles, comme le taux de participation, la répartition des questions ou le feedback.
Programmation des sondages
Une autre façon de s'assurer que vos membres sont prêts à réussir est de les encourager à programmer leurs sondages à un moment de leur semaine qui leur convient le mieux ! Dans leurs paramètres personnels, ils peuvent choisir le jour de la semaine, l'heure de la journée et la méthode d'envoi qu'ils préfèrent pour leurs sondages éclairs.
En encourageant vos membres à définir ces paramètres personnels, ils sauront toujours quand et comment ils peuvent s'attendre à recevoir leurs sondages.
Fréquence des sondages
Officevibe étant un outil de sondage, la fréquence des sondages est importante. Nous vous recommandons de définir la fréquence des sondages sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire pour l'organisation afin de vous assurer que vos membres ont la possibilité de répondre à leurs enquêtes.
Comme le taux de participation est calculé sur une période de 30 jours, si vos sondages sont mensuels et qu'un membre manque un seul sondage, il sera marqué comme inactif, ce qui affectera votre taux de participation.
Les administrateurs peuvent gérer la fréquence des sondages dans les paramètres de l'organisation.
Continuez à discuter d'Officevibe avec vos gestionnaires !
Nous vous recommandons de discuter des attentes d'Officevibe avec les gestionnaires de votre organisation et de l'anonymat de la plateforme avec les membres de votre organisation.
Voici des questions et bonnes pratiques à discuter avec les gestionnaires : |
|
| 1. À quelle fréquence voudriez-vous que vos gestionnaires partagent les résultats avec leur(s) équipe(s) ? | Officevibe recommande que les résultats soient partagés une fois par mois. Les gestionnaires peuvent partager les résultats avec leur équipe à tout moment en permettant à l'équipe de voir le rapport de sondage sous l'onglet rapports. |
| 2. Attendez-vous à ce que les gestionnaires répondent à tous leur feedback ? | Officevibe recommande d'essayer de répondre à un maximum de feedbacks, en se concentrant sur les libéllés constructifs dans l'application. |
| 3. A quelle fréquence les gestionnaires doivent-ils répondre au feedback ? | Officevibe recommande de bloquer du temps une fois par semaine et de l'allouer aux membres de l'équipe. |
| 4. A quelle fréquence les gestionnaires doivent-ils rencontrer leurs employés pour des rencontres individuels ? | Officevibe recommande de se réunir toutes les 2 semaines. |
| 5. Qui est responsable de la définition d'objectifs ? | Officevibe recommande une approche mixte d'objectifs organisationnels définis par les managers exécutifs et d'objectifs d'équipe définis par les managers d'équipe. |
| 6. Qui est responsable de la définition objectifs individuels ? | Officevibe recommande aux employés de fixer des objectifs individuels et de les valider avec les gestionnaires lors d'un entretien individuel. |
| 7. Qui le gestionnaire peut-il contacter s'il a besoin d'aide ? | Officevibe recommande de faire savoir aux gestionnaires que les administrateurs sont à l'interne et de partager le courriel de support Officevibe. |
N'hésitez pas à consulter notre boîte à outils pour les administrateurs et notre boîte à outils du gestionnaire pour en savoir plus !