Intégration avec votre SIRH

Pour faciliter la configuration de votre compte, nous avons créé une intégration avec plus de 25 SIRH afin de reproduire facilement la liste de vos employés dans Officevibe. La fonction de synchronisation quotidienne supprimera également de votre compte Officevibe tous les employés qui ne figurent plus dans votre système de gestion des RH.

Avec l'intégration SIRH, vous pouvez : 

  • Compléter votre provisionnement avec le système RH de votre choix (invitation et désactivation des utilisateurs).
  • Ajouter et supprimer des employés
  • Faire correspondre les adresses courriels, les noms, les photos de profil et les propriétés des membres. 
  • Synchroniser les propriétés (entreprise, date de naissance, département, origine ethnique, sexe, date d'embauche, état civil, date de fin de contrat, lieu de travail).

L'intégration doit être configurée par un administrateur complet de votre SIRH et de votre compte Officevibe.

Si un gestionnaire n'a plus le rôle de gestionnaire dans le SIRH, il sera également rétrogradé à un rôle de membre dans Officevibe, et l'équipe qu'il gérait deviendra une équipe manuelle.

Le jour de la création de l'équipe est considéré comme le « Jour 1 » de la collecte des données.

La langue de l'invitation sera envoyée en fonction de la langue par défaut des détails de l'organisation. Il n'y a aucun moyen de personnaliser la langue de l'invitation pour l'instant.

De plus, l'intégration du SIRH synchronise tous les employés de votre liste d'employés avec Officevibe. Ceci inclut les contractants et les employés temporaires. 

 

Filtrer le type d'emploi dans votre provisionnement 

Selon le système RH, les options de type d'emploi peuvent être larges. Vous devrez toutefois être connecté à votre système SIRH de péférence pour que les options s'affichent.

La liste initiale sera plus courte que celle qui apparaîtra une fois que vous serez pleinement connecté à votre système RH, et le paramètre par défaut sera « Tout les employés ». 

Vous pouvez alors ;

  1. Configurer les employés à inclure dans l'intégration.
  2. Sélectionner les options avant de vous connecter au système RH.
  3. Avoir la possibilité d'inclure ou d'exclure plusieurs options.

 

Comment configurer l'intégration de votre SIRH dans Officevibe ?

1. Activez l'intégration 

Pour commencer, allez dans les paramètres de votre organisation - Intégrations (onglet de gauche) - cliquez sur le bouton Connecter un SIRH à côté de l'option Plateforme SIRH et sélectionnez votre plateforme dans la liste.

Employment_Type.jpg

Vous pouvez exclure une partie de votre liste d'employés en ne sélectionnant que certains des types d'emplois sous  « Choisissez les membres à importer ».

Screen_Shot_2022-06-03_at_1.09.19_PM.jpg

 

Une fois que vous avez terminé l'étape ci-dessus, il vous sera demandé d'entrer votre sous-domaine ou vos informations d'identification pour continuer.

Subdomain.jpgCredentials.jpg

Certains SIRH peuvent demander une clé API à cette étape. Vous pouvez trouver des guides détaillés sur la façon d'obtenir votre clé API ici.

 

2. Tirez les propriétés des champs de votre SIRH (facultatif)

Certaines propriétés peuvent être créées en important les valeurs des pages utilisateur de votre SIRH. Il suffit d'activer ce paramètre et de sélectionner les champs que vous souhaitez importer.

Properties.jpg

 

3. Choisissez comment activer les membres

Vous pouvez soit créer des membres et les inviter après l'activation de la synchronisation, à une date ultérieure, soit choisir de créer et d'inviter vos membres une fois la synchronisation activée.

Inactifs_FR.jpg

Tous les membres de votre SIRH qui ont le statut actif seront ajoutés à Officevibe - il n'est pas possible de choisir des équipes spécifiques de membres avec cette intégration spécifique.

 

4. Importez vos équipes avec leur hiérarchie

L'intégration permet aussi de synchroniser la structure de votre organisation entre votre SIRH à Officevibe.

De par la nature de l'intégration, elle ne peut toutefois pas détecter les équipes existantes et génèrera de toutes nouvelles équipes basées sur la structure présente dans votre SIRH à l'activation de cette option. Les équipes seront générées en fonction des gestionnaires en place et l'organisation des sous-équipes sera déployée selon cette même structure. 
Nous recommandons de contacter notre équipe support avant d'activer cette option.

HRIS_Hierarchie.png

Les équipes seront automatiquement nommées en fonction du gestionnaire d'équipe et ne seront pas modifiables manuellement dans Officevibe tant que l'équipe demeurera synchronisée avec votre SIRH. Si un nouveau gestionnaire est placé à la tête d'une équipe existante, une nouvelle équipe sera automatiquement générée sur Officevibe. Assigner plusieurs gestionnaires à une même équipe ou créer des sous-équipes distinctes pour les relevants directs sera aussi impossible avec les équipes synchronisées.

 

5. Activer la synchronisation quotidienne 

Vous êtes maintenant prêt à activer la synchronisation quotidienne. Vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer les paramètres en bas à gauche pour que la synchronisation soit effective le lendemain. 

Si vous préférez activer la synchronisation immédiatement sans attendre qu'elle soit lancée, vous pouvez la lancer manuellement en cliquant sur le bouton Débuter la synchronisation

Actifs_FR.jpg

Une synchronisation peut toujours être désactivée en cliquant sur le bouton rouge Déconnecter en bas.

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