Avec les rencontres dans Workleap Officevibe, vous pouvez facilement organiser des rencontres avec votre gestionnaire pour parler de tout, de la planification des tâches aux conversations difficiles. Nos gabarits vous aident à créer des points de discussion et des actions en fonction du type de discussion que vous souhaitez avoir. Officevibe peut ensuite vous aider à planifier les rencontres que vous créez.
Accéder à vos entretiens individuels
Pour accéder à vos rencontres, cliquer sur l'onglet désigné dans le menu de gauche.
La page rencontres affiche toutes celles à venir et passées, ainsi que toutes les rencontres que vous êtes en train de créer vous-même.
Pour chaque rencontre, vous pouvez voir l'heure à laquelle elle est prévue, le nombre de points de discussion qu'elle contient et le nom de la personne avec laquelle elle a lieu.
Création d'une nouvelle rencontre
Vous pouvez créer une rencontre en vous inspirant d'un gabarit ou en partant de zéro. Cliquer sur + Nouvelle rencontre en haut à droite de la page pour commencer.
Vous pouvez choisir de commencer avec l'un des gabarits de Officevibe ou de partir de zéro.
Édition d'une rencontre
L'éditeur vous permet d'entièrement personnaliser votre agenda de rencontre. Voici ce que vous pouvez faire :
Créer des sections et des estimations de temps
Pour organiser vos points de discussion, créer des sections en cliquant sur Ajouter une section au bas de l'éditeur. Un nouveau champ apparaît pour vous permettre de saisir le titre de la section. Pour estimer la durée des points de discussion de cette section, cliquer sur l'icône de l'horloge sur le côté droit et sélectionner une durée.
Ajouter des sujets de discussion
En bas de l'éditeur, cliquer sur Ajouter un sujet de discussion pour ajouter un champ dans lequel vous pouvez saisir un nouveau sujet de discussion.
Ajouter des notes privées
Cliquer sur le menu kebab à droite de chaque point de discussion pour y ajouter une note privée (c'est-à-dire qu'elle ne sera visible que par vous). Une fois que vous avez ajouté une note, une icône de note apparaît à côté du point de discussion. Cliquer dessus pour afficher ou modifier la note.
Obtenir des suggestions
Cliquer sur Suggestions en bas de l'éditeur pour ouvrir un menu à droite présentant une liste de sujets généraux dont vous pourriez vouloir parler. Développer n'importe lequel d'entre eux pour obtenir une liste de sujets de discussion. Si l'un d'entre eux vous semble intéressant, cliquer dessus et il sera ajouté à votre agenda. Vous pouvez modifier le point de discussion si nécessaire.
Gérer les éléments que vous avez ajoutés
Passer la souris sur un élément que vous avez ajouté à l'ordre du jour pour afficher les commandes d'insertion et de réorganisation.
- Cliquer sur l'un des boutons d'insertion (+) pour ajouter rapidement un point de discussion au-dessus ou au-dessous.
- Cliquer sur la barre de saisie et faites-la glisser pour déplacer l'élément vers le haut ou vers le bas.
- Pour supprimer un élément, cliquer sur le menu kebab à droite de l'élément et sélectionner l'option de suppression.
Sauvegarder votre travail en cours
Cliquer sur Enregistrer pour plus tard en bas de la page pour sauvegarder l'agenda en cours. Vous pouvez le sélectionner dans la liste de la page des rencontres individuelles lorsque vous êtes prêt à continuer à le modifier ou à commencer une rencontre.
Inviter un gestionnaire à collaborer
Cliquer sur Inviter un gestionnaire, pour inviter un gestionnaire à modifier l'agenda avec vous.
Planification de la rencontre
Dans la liste de la page de rencontre, survoler l'un des agendas que vous avez enregistrés. Si vous n'avez pas encore invité un gestionnaire à collaborer, vous verrez cette option sur le côté droit. Sélectionner un gestionnaire dans la fenêtre contextuelle.
Vous accédez à nouveau à l'éditeur. Le gestionnaire peut éditer l'agenda avec vous, ou vous pouvez aller de l'avant et cliquer sur Planifier une rencontre. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez choisir d'intégrer un calendrier Google (comptes Premium uniquement) ou manuellement dans Officevibe :
Si vous sélectionnez l'option du calendrier Google :
- Aller dans l'agenda Google auquel vous souhaitez être lié et planifier un événement pour la date et l'heure appropriées, ainsi que si et quand la rencontre se reproduit. Ne sélectionnez pas l'option "Toute la journée". Donner à l'événement un nom que vous reconnaîtrez.
- Retourner sur Officevibe et sélectionner l'option calendrier Google. Vous serez invité à vous connecter à votre compte Google et à accorder les autorisations nécessaires à Officevibe (si vous ne l'avez pas fait auparavant).
- Officevibe répertorie alors les événements à venir dans votre compte Google. Sélectionner l'un d'entre eux pour y associer le 1-on-1. Si vous modifiez cet événement depuis votre agenda Google, les changements seront automatiquement répercutés dans Officevibe.
Voir Intégration du calendrier pour plus d'informations.
L'intégration de l'agenda Google n'est disponible que pour les comptes Premium.
Si vous planifiez manuellement la rencontre dans Officevibe :
Une fenêtre popup apparaît pour vous permettre de remplir les détails de la planification. Vous pouvez télécharger le fichier ICS pour enregistrer l'événement dans un fichier que vous pouvez importer dans votre calendrier Google ou dans une autre application de calendrier qui prend en charge les fichiers ICS. Cela vous permet de voir (mais pas de modifier) la date et l'heure de l'événement.
Démarrage et déroulement d'une rencontre
Sur la page des rencontres individuelles, cliquer sur une rencontre de la liste à laquelle vous avez invité un gestionnaire. L'ordre du jour s'ouvre et est prêt à être traité.
Cliquer sur la case à cocher circulaire située à côté de chaque point de discussion au fur et à mesure que vous le parcourez pour savoir où vous en êtes. Si vous avez ajouté des notes à vos points de discussion, elles apparaissent en jaune. Vous êtes le seul à voir ces notes !
Vous pouvez modifier l'ordre du jour pendant la rencontre ! L'éditeur est toujours entièrement fonctionnel pour vous et votre gestionnaire.
Une fois la rencontre terminée, vous pouvez ajouter un résumé, des notes privées générales et des actions à entreprendre. Ces options se trouvent au bas de la page.
Cliquer sur Récapituler pour marquer la fin de la rencontre.
Si la rencontre est programmée de manière récurrente, les dates de rencontres précédentes s'affichent sous le titre de la rencontre. Cliquer sur l'une d'entre elles pour afficher les détails de la rencontre qui s'est déroulée à cette date.