Lancement d'Officevibe: Foire aux questions

 

PROCESSUS D'INVITATION & LANCEMENT DES SONDAGES

Q1.     Avez-vous un guide pour m'aider à lancer Officevibe ?     

Absolument! Vous pouvez suivre les étapes ici : Guide de lancement pour Officevibe.

 

Q2.     Quand partiront les invitations ?     

Par défaut, les invitations sont envoyées dès que vous ajoutez quelqu'un à Officevibe, activez une intégration ou importez le fichier. Vous pouvez les activer / désactiver via la section Paramètres > Sondage éclair. 

 

Q3.     Comment lancer les sondages ?     

Les sondages seront lancés lorsque vous enverrez les invitations à vos membres. Ils continueront alors à être envoyés automatiquement à chaque cycle.  Sondages Officevibe - Essayez-les par vous-même!

 

Q4.     Quand les employés recevront-ils leurs premiers sondages ?     

Le premier sondage des employés sera joint à leur invitation.  

 

Q5.     Combien de questions seront posées la première fois ? 

Le premier sondage inclura 10 questions si vous avez choisi la fréquence hebdomadaire ou bihebdomadaire, et 20 questions si vous avez choisi la fréquence mensuelle. 

 

Q6.     Comment l'employé peut-il modifier ses paramètres personnels (communication, image, etc.) ?     

Chacun peut accéder à ses paramètres personnels depuis son profil en haut à droite de la plateforme.

 

Q7.     Que dois-je faire si un employé n'a pas reçu son invitation?     

Validez auprès de votre service informatique que les communications d'Officevibe sont authorisées : Exigences informatiques pour utiliser Officevibe.

 

Q8.     Que dois-je faire si le lien d'invitation a expiré ?     

Vous pouvez envoyer un rappel avec un nouveau lien via la section Paramètres > Membres > Invités dans l'application. 

 

Q9.      Que dois-je faire si un employé ne se souvient pas de son mot de passe ?     

Les employés peuvent demander un nouveau mot de passe ici : https://app.officevibe.com/portal/login/reset-password. 

 

Q10.     Que faire si l'email est associé à un autre compte ?     

Contactez l'équipe support d'Officevibe via support@officevibe.com. 

 

Q11.     Est-ce possible de retirer des questions?

Non, les questions sont les mêmes afin d'offrir une comparaison (benchmark). Vous pouvez créer vos propres questionnaires personnalisés dans l'application. 

 

Q12.     Puis-je combiner 2 comptes Officevibe?

Oui, en combinant deux comptes, toutes les données seront conservées. Communiquez avec nous pour en discuter! Plus d'info ici: Fusion de comptes. 

 

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MEMBRES, ACCÈS & GESTION D'ÉQUIPE

Q1.     Comment puis-je gérer les permissions d'un employé ?     

Vous pouvez gérer les permissions des employés à partir de la section Paramètres > Membres de l'application. Passez en revue les différents niveaux d'accès ici : Rôles des membres et droits d'accès. 

 

Q2.     Comment devrais-je structurer mes équipes ?     

La meilleure pratique consiste à créer une équipe pour chaque gestionnaire (rapports directs). Ensuite, vous pouvez combiner des équipes pour reproduire la structure organisationnelle en progressant jusqu'au sommet.
(Ex: Équipe A + Équipe B + Équipe C = Département ABC). 

 

Q3.     Un employé peut-il faire partie de plus d'une équipe ?     

Oui, ils ne recevront qu'un seul sondage, mais leurs réponses influenceront toutes les équipes dont ils font partie jusqu'à ce qu'elles soient intégrées aux résultats de l'Organisation. 

 

Q4.     Une équipe peut-elle avoir plus d'un manager ?      

Oui, tous les gestionnaires d'équipe auront accès aux résultats, aux commentaires et aux membres de l'équipe. 

 

Q5.     Quel accès dois-je donner à mon personnel informatique ?     

Votre service informatique doit disposer d'un accès administrateur. Ils ne verront pas les résultats mais auront accès aux paramètres du compte. 

 

Q6.     Comment envoyer des rappels aux employés ?     

Vous pouvez envoyer des rappels aux employés inactifs/invités via la section Paramètres > Membres de l'application. En tant qu'administrateur, vous pouvez filtrer pour voir les employés inactifs/invités. En tant que gestionnaire, vous pouvez filtrer pour voir les employés dans l'application. 

 

Q7.     Puis-je personnaliser les rappels ?     

Oui, vous aurez la possibilité de personnaliser le rappel qui est envoyé. 

 

Q8.     Quelle est la taille minimale d'une équipe ?     

Pour voir les métriques d'engagement, au moins 3 membres doivent avoir répondu à un sondage. Vous avez besoin de 5 employés dans une équipe pour voir les feedback anonymes. Tous les détails ici : Officevibe & Anonymat.

 

Q9.     Puis-je modifier les équipes une fois le lancement terminé ?   

Oui, vous pouvez modifier les membres, les gestionnaires et les équipes à tout moment. Les résultats resteront toujours dans l'équipe à laquelle l'employé appartenait lorsqu'il a répondu à son sondage. Une équipe nouvellement créée démarrera sans résultat. 

 

Q10.     Un gestionnaire d'équipe aura-t-il accès aux sous-équipes ?   

Oui, les gestionnaires d'équipe peuvent filtrer les résultats pour toutes les sous-équipes faisant partie de leur hiérarchie. 

 

Q11.     Est-ce que le gestionnaire doit faire parti de son équipe ?

Non, le gestsionnaire devrait être membre de l'équipe de leur superviseur. S'ils sont membres de leur propre équipe, ils influenceront les résutats.

 

Q12.     Que se passe-t-il si un employé répond à plus de questions?

Nous rapportons le score à un niveau individuel avant de calculer les moyennes. Nous garderons aussi que la réponse la plus récente à une question. En sommes, vous aurez des scores plus fiables, plus rapidement. 

 

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SONDAGES & FEEDBACK

Q1.     Les employés auront-ils tous les mêmes questions ?     

Non, Officevibe envoie des sondages personnalisées pour chaque employé en fonction de sa participation passée et pour toute métrique nécessitant davantage de données. Nous ne poserons pas la même question au même employé dans un délai de 3 mois. 

 

Q2.     Combien de temps faut-il attendre pour que les scores soient fiables ?     

Après 5 semaines, tous les employés auront fourni une réponse pour les 26 sous-métriques. 

 

Q3.     Où puis-je modifier la fréquence des sondages ?     

Vous pouvez modifier la fréquence des sondages dans les paramètres de votre compte Paramètres > Sondage éclair. Chaque fréquence a un nombre de questions par défaut, comme suit :
5 par semaine, 10 par deux semaines, 20 par mois. 

 

Q4.     Pourquoi est-ce que les scores d'une équipe sont non-disponible ?     

Les scores ne s'afficheront que si au moins 3 membres ont répondu à un sondage, depuis la date de création des équipes. Cliquez-ci pour en savoir plus sur Officevibe et l’anonymat. 

 

Q5.     Qu'advient-il des données si un employé change d'équipe ?     

Les anciennes données resteront dans l'ancienne équipe. Les nouvelles réponses et commentaires seront transmis à la nouvelle équipe. 

 

Q6.     Puis-je modifier les questions du sondage Officevibe ?     

BIENTÔT DISPONIBLE: Vous pouvez personnaliser certains mots dans les questions via la section Paramètres > Sondage éclair. 

 

Q7.     Puis-je créer mes propres questions de sondage ?     

Oui, vous pouvez créer vos propres sondages via la fonction Sondage personnalisé. 

 

Q8.     À quelle fréquence les questions se répéteront-elles ?     

Il faut 6 mois pour qu'un employé passe au travers toutes les questions standards d'Officevibe. Nous ne posons pas la même question au même employé dans un délai de 3 mois. 

 

Q9.     Que se passe-t-il si un employé répond à plus de questions ?     

Tous les membres de l'équipe ont le même poids dans le calcul des scores. Seule la réponse la plus récente à une question est prise en compte. 

 

Q10.     Comment les scores d'engagement sont-ils calculés ?   

Les scores d'engagement sont calculés sur une moyenne de 90 jours. Plus d'info ici: Comment les scores d'engagement sont-ils calculés?

 

Q11.     Toutes les métriques ont-elles le même poids ?   

Non, certaines métriques ont plus de poids que d'autres dans le calcul du score d'engagement. Nous avons validé la méthodologie avec Deloitte. C'est notre sauce secrète :)

 

Q12.     Comment savoir de quelle équipe provient un commentaire ?   

Vous pouvez passer votre souris sur le mot « anonyme » dans la section feedback afin d'identifier la plus petite équipe à laquelle appartient le commentaire, en respect des règles d'anonymat. Vous pouvez également filtrer pour voir les feedback spécifiques à une équipe. 

 

Q13.     Quand est-ce que les gestionnaires d'équipe devraient commencer à répondre aux commentaires ?   

Dès que possible. Ils doivent informer les membres de l'équipe du moment et de la fréquence à laquelle ils répondront aux feedback. 

 

Q14.     Les gestionnaires recevront-ils une notification lorsqu'il y a de nouveaux feedback ?   

Oui, par défaut, la notification est envoyée quotidiennement, mais les gestionnaires peuvent modifier cela dans leurs paramètres personnels. 

 

Q15.     Où définir les libélés pour les feedback ?   

Les administrateurs peuvent définir des libélés dans les paramètres du compte. Les employés ne verront pas les libélés que les gestionnaires ajoutent à un commentaire. 

 

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OBJECTIFS & 1-ON-1

Q1.     Où puis-je modifier les objectifs de l'équipe ?     

Vous pouvez créer et modifier des objectifs d'équipe via la section Objectifs dans le menu de gauche. 

 

Q2.     Où puis-je modifier des objectifs individuels ?     

Vous pouvez créer et modifier l'objectif d'un employé en sélectionnant l'employé dans la barre de navigation de gauche. 

 

Q3.     Comment puis-je accéder aux rencontres individuels passés avec un employé ?     

Vous pouvez récupérer les rencontres individuelles passés en cliquant sur l'employé dans la barre de navigation de gauche.  Seulement le gestionnaire et l'employé qui ont eu la rencontre y auront accès. 

 

Q4.     Puis-je appliquer une récurrence sur les rencontres individuelles ?

Oui, vous pouvez définir la date, l'heure et la fréquence de votre rencontre lors de la création. Vous pouvez ensuite exporter l'événement du calendrier pour le partager avec l'employé. 

 

Q5.     Les gestionnaires peuvent-ils ajouter des notes à leurs renocntres individuelles ?     

Oui, les gestionnaires d'équipe peuvent ajouter une note partagée pour récapituler la réunion, ainsi qu'une note privée pour eux-mêmes. 

 

Q6.     Où puis-je voir les points de suivi pour un employé ?     

Vous pouvez voir tous les points de suivi définis pour un employé ou son gestionnaire en sélectionnant son profil dans la barre de navigation de gauche. 

 

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SEGMENTATION AVANCÉE & PROPRIÉTÉS

Q1.     Quelle est la différence entre une équipe et un segment ?     

Les équipes permettent aux chefs d'équipe de s'approprier leurs résultats en répondant aux feedback et en discutant des plans d'action avec les membres de l'équipe. 

Les segments permettent aux professionnels RH de tester des hypothèses ad hoc pour trouver des opportunités d'engagement précises pour un segment de la main-d'œuvre. 

 

Q2.     Comment attribuer des propriétés en bloc ?     

Pour attribuer des propriétés en bloc, vous devez d'abord les créer via la section Paramètres > Propriétés. Ensuite, vous pouvez remplir le fichier d'édition de masse avec les informations de chacun. Une fois l'import effectué, les propriétés seront assignées à chaque utilisateur. 

 

Q3.     Dois-je créer tous les segments à l'avance ?     

Non, vous pouvez les créer selon vos besoins. Lorsque vous créez un segment, Officevibe recalcule les tendances d'engagement historiques et rapportera les feedback des employés qui correspondent aux conditions du segment. 

 

Q4.     Puis-je donner à un gestionnaire une visibilité sur les résultats d'un segment ?     

Oui, vous pouvez créer une équipe basée sur des règles en sélectionnant le segment pour lequel vous souhaitez créer une équipe, puis en cliquant sur Créer une équipe à partir de ce segment. Ensuite, vous pourrez assigner un gestionnaire à cette équipe.  L'adhésion des membres sera synchronisée sur le segment. 

 

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MÉTRIQUES D'ADOPTION

Q1.     Où puis-je suivre la participation ?     

Les taux de participation sont calculés sur une période de 30 derniers jours. Vous les trouverez  dans la section Analyse > Rapports de sondage. 

 

Q2.     Où puis-je comparer les scores d'engagement entre les équipes et les autres clients d' Officevibe ?     

Vous pouvez comparer vos résultats via le rapport de comparaison. La première ligne vous montre les données comparatives (benchmark). 

 

Q3.     Où puis-je voir à combien de feedback ont été répondus ?     

Vous pouvez voir le nombre total de feedback répondus dans une équipe ou l'organisation via la section Feedback en utilisant les options de filtre et en sélectionnant « répondu ». 

 

Q4.     Comment savoir si les gestionnaires complètent leur rencontres individuelles avec les membres de leur équipe ?     

Vous pouvez suivre les pourcentages de rencontres individuelles complétées pour tous les gestionnaires d'équipe via la section Rencontres > Participation. 

 

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PARTAGEZ & DISCUTEZ

Q1.     Puis-je partager les résultats avec les employés?     

Oui, vous pouvez donner aux membres de l'équipe une visibilité sur les résultats avec le bouton Partager en haut du Rapport d'engagement. 

 

Q2.     Puis-je partager le rapport d'engagement avec quelqu'un d'autre en dehors d'Officevibe ?     

Oui, vous pouvez partager une copie de votre rapport d'engagement en utilisant la fonction Partager en haut du Rapport d'engagement. Les personnes ayant accès au lien pourront ajouter des commentaires. 

 

Q3.     À quelle fréquence les gestionnaires d'équipe devraient-ils discuter des résultats avec leur équipe ?     

Nous recommandons aux gestionnaires de discuter des résultats avec les membres de leur équipe chaque mois. 

 

Q4.     À quelle fréquence les gestionnaires d'équipe devraient-ils avoir des rencontres individuelles avec les membres de leur équipe ?     

Nous recommandons que les gestionnaires d'équipe rencontrent chaque membre de l'équipe toutes les deux semaines. 

 

Q5.     Un gestionnaire peut-il demander de l'aide à un autre gestionnaire dans l'application ?     

Oui, les gestionnaires peuvent partager un lien public pour obtenir des commentaires sur leurs scores d'engagement. Ils peuvent également partager un feedback s'ils ont besoin de conseils. Enfin, le rapport de comparaison est un bon moyen de réfléchir à des plans d'action entre managers. 

 

Q6.     Puis-je créer des gabarits pour les gestionnaires d'équipe ?     

Oui, vous pouvez enregistrer vos propres gabarits pour des sondages personnalisées et les rencontres individuelles. Vous pouvez ensuite les rendre visibiles aux gestionnaires de votre organisation. 

 

Q7.     Existe-t-il une formation virtuelle ?     

Oui, consultez cet enregistrement si vous êtes un administrateur : Formation administrateurs .
Les managers peuvent s'inscrire à un webinaire ici : Gestionnaires : Inscrivez-vous à une formation Officevibe en direct

 

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