Lancement d'Officevibe: Foire aux questions

 

PROCESSUS D'INVITATION & LANCEMENT DES SONDAGES

Q1. Avez-vous un guide pour m'aider à lancer Officevibe ?      

Absolument! Vous pouvez suivre les étapes ici :  Guide de lancement pour Officevibe.

Pourquoi il peut être avantageux de choisir notre forfait PRO (version en anglais)...

 

Q2. Quand partiront les invitations ?      

Par défaut, les invitations sont envoyées dès que vous ajoutez quelqu'un à Officevibe, activez une intégration ou importez le fichier. Vous pouvez également créer le profil du membre avant d'envoyer une invitation. L'option permettant d'activer/désactiver les courriels d'invitation automatique se trouve dans la section Paramètres > Détails de l'organisation. 

 

Q3. Comment lancer les sondages ?      

Vous serez invité à lancer les sondages dès que vous aurez invité un troisième membre. Les premières sondages sont joints aux courriels d'invitation, après quoi ils seront envoyés automatiquement à chaque cycle. Sondages Officevibe - Essayez-les par vous-même!

 

Q4. Puis-je bloquer l'envoi des sondages Officevibe?      

 Oui, vous pouvez les activer/désactiver, puis changer la fréquence des sondages via la section Paramètres > Sondage éclair. 

 

Q5. À quel moment les membres recevront-ils leurs premiers sondages?

Le premier sondage des membres sera joint à leur invitation si vous les avez activés via la section Paramètres > Sondage éclair. 

 

Q6. Combien de questions seront posées la première fois ? 

Le premier sondage comprendra 10 questions si vous avez choisi la fréquence hebdomadaire ou bihebdomadaire, mais 20 questions si vous avez choisi la fréquence mensuelle. 

 

Q7. Comment un membre peut-il modifier ses paramètres personnels (communication, image, etc.) ?      

Chacun peut accéder à ses paramètres personnels depuis leur profil, situé en haut à droite de la plateforme.

 

Q8. Quoi faire si un membre n'a pas reçu son invitation?      

Vérifiez auprès de votre équipe TI que les communications d'Officevibe sont authorisées : Exigences informatiques pour utiliser Officevibe.

 

Q9. Quoi faire si le lien d'invitation a expiré ?      

Vous pouvez envoyer un rappel avec un nouveau lien via la section Paramètres  > Membres > Invités dans l'application et choisissez les membres auxquels vous désirez envoyer le rapel.

 

Q10. Quoi faire si un membre ne se souvient pas de son mot de passe ?      

Les membres peuvent demander un nouveau mot de passe ici.

 

Q11. Quoi faire si une adresse courriel est associé à un autre compte ?      

Remplissez ce formulaire de demande pour parler avec notre équipe de support.

 

Q12. Est-ce possible de retirer des questions?

Non, les questions sont les mêmes afin d'offrir une comparaison (benchmark). Vous pouvez créer vos propres questionnaires personnalisés, directement dans l'application. 

 

Q13. Est-ce possible de combiner des comptes Officevibe ensemble?

Oui, en combinant plusieurs comptes, toutes les données seront conservées. Communiquez avec nous pour en discuter plus d'info ici: Fusion de comptes. 

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MEMBRES, ACCÈS & GESTION D'ÉQUIPE

Q1. Comment puis-je gérer les permissions d'un membre ?      

Vous pouvez gérer les permissions des membres à partir de la section  Paramètres  > Membres de l'application. Passez en revue les différents niveaux d'accès ici.

 

Q2. Comment devrais-je structurer mes équipes ?      

La meilleure pratique consiste à créer une équipe pour chaque responsable (rapports directs). Ensuite, vous pouvez combiner les équipes pour reproduire la structure organisationnelle en remontant vers le sommet.


Par exemple, équipe A + équipe B + équipe C = département ABC. Vous trouverez plus d'informations sur la structuration de vos équipes ici.

 

Q3. Un membre peut-il faire partie de plus d'une équipe ?      

Oui, ils ne recevront qu'un seul sondage, mais leurs réponses influenceront toutes les équipes dont ils font partie jusqu'à ce qu'elles soient intégrées aux résultats de l'Organisation.  

 

Q4. Une équipe peut-elle avoir plus d'un gestionnaire ?       

Oui, tous les gestionnaires d'équipe auront accès aux résultats, aux feedback et membres de l'équipe.   

Q5. Quel accès doit être donné à l'équipe TI ?      

Votre service informatique doit disposer d'un accès administrateur. Ils ne verront pas les résultats mais auront accès aux paramètres du compte.  

 

Q6. Comment envoyer des rappels aux membres ?      

Vous pouvez envoyer des rappels aux membres inactifs/invités via la  section  Paramètres  > Membres de l'application. Undministrateur peut filtrer pour voir les membres inactifs/invités. Un gestionnaire peut filtrer afin de voir ses membres d'équipe et ceux invités.   

 

Q7. Puis-je personnaliser les rappels ?      

Oui, vous aurez la possibilité de personnaliser le rappel qui est envoyé.  

 

Q8. Quelle est la taille minimale d'une équipe ?      

Pour  voir les métriques d'engagement, au moins 3 membres doivent avoir répondu à un sondage. Vous avez besoin de 5 membres dans une équipe pour voir les feedback anonymes. Tous les détails ici.

 

Q9. Puis-je modifier les équipes une fois le lancement terminé ?    

Oui, vous pouvez modifier les membres, les gestionnaires et les équipes à tout moment. Les résultats resteront toujours dans l'équipe à laquelle le membre appartenait lorsqu'il a répondu à son sondage. Une équipe nouvellement créée démarrera sans résultat.  

 

Q10. Un gestionnaire d'équipe aura-t-il accès aux sous-équipes ?    

Oui, les gestionnaires d'équipe peuvent filtrer les résultats pour toutes les sous-équipes faisant partie de leur hiérarchie.  

 

Q11. Est-ce que le gestionnaire doit faire parti de son équipe ?

Non. Le gestsionnaire ne devrait pas être membre d'équipe.s car s'il est membre de leur propre équipe, ilsinfluenceront les résutats.

 

Q12. Que se passe-t-il si un membre répond à plus de questions?

Nous rapportons le score à un niveau individuel avant de calculer les moyennes. Nous garderons aussi que la réponse la plus récente à une question. En sommes, vous aurez des scores plus fiables, plus rapidement. 

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SONDAGES & FEEDBACK

Q1. Les membres auront-ils tous les mêmes questions les uns que les autres?      

Non, Officevibe envoie des sondages personnalisées pour chaque membre en fonction de sa participation passée et pour toute métrique nécessitant davantage de données. Nous ne poserons pas la même question au même membre dans un délai de 3 mois .  

 

Q2. Combien de temps faut-il attendre pour que les scores soient fiables ?      

Après 5 semaines, tous les membres auront fourni une réponse pour les 26 sous-métriques.  

 

Q3. Où modifier la fréquence des sondages ?      

Vous pouvez modifier la fréquence des sondages dans les paramètres > Sondage éclair. Chaque fréquence a un nombre de questions par défaut ; 5 par semaine, 10 par deux semaines, 20 par mois.  

 

Q4. Pourquoi est-ce que les scores d'une équipe sont non-disponible ?      

Les scores ne s'afficheront que si au moins 3 membres actifs ont répondu à un sondage, depuis la date de création des équipes — apprenez-en plus sur Officevibe et l’anonymat. 

 

Q5. Qu'advient-il des données si un membre change d'équipe ?      

Les anciennes données resteront dans l'ancienne équipe. Les nouvelles réponses et feedback seront transmis à la nouvelle équipe.  

 

Q6. Puis-je modifier les questions du sondage Officevibe ?      

BIENTÔT DISPONIBLE — vous pourrez personnaliser certains mots dans les questions, par le biais de la section Paramètres  > Sondage éclair

 

Q7. Puis-je créer mes propres questions de sondage ?      

Oui, vous pouvez créer vos propres sondages via la fonction de questionnaire personnalisé.  

 

Q8. À quelle fréquence les questions se répéteront-elles ?      

Il faut 6 mois pour qu'un membre passe au travers toutes les questions standards du sondage éclair Officevibe. Nous ne posons pas la même question au même membre et ce pour un délai de 3 mois.  

 

Q9. Que se passe-t-il si un membre répond à plus de questions ?      

Tous les membres d'équipe ont le même poids dans le calcul des scores. Seule la réponse la plus récente à une question est prise en compte.  

 

Q10. Comment les scores d'engagement sont-ils calculés ?    

Les scores d'engagement sont calculés sur une moyenne de 90 jours — plus d'information ici.

 

Q11. Toutes les métriques ont-elles le même poids ?    

Non, certaines métriques ont plus de poids que d'autres dans le calcul du score d'engagement. Nous avons vérifier la méthodologie avec Deloitte — c'est notre sauce secrète!

 

Q12. Comment savoir déterminer l’équipe d’où provient le feedback ?

Vous avez accès à la plus petite équipe à laquelle appartient le feedback, correspondant aux règles d'anonymat dans la section feedback. En outre, vous pouvez également filtrer le feedback d'une équipe spécifique. 

 

Q13. Quand est-ce que les gestionnaires d'équipe devraient commencer à répondre aux feedback ?    

Dès que possible. Ils doivent informer les membres de l'équipe du moment et de la fréquence à laquelle ils répondront au feedback.  

 

Q14. Les gestionnaires recevront-ils une notification lorsqu'il y a du nouveau feedback ?    

Oui, par défaut, la notification est envoyée quotidiennement, mais les gestionnaires peuvent modifier cela dans leurs paramètres personnels.  

 

Q15. Où définir les libélés pour feedback ?    

Les administrateurs peuvent définir des libélés dans les paramètres du compte. Les membres ne verront pas les libélés que les gestionnaires ajoutent au feedback.  

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OBJECTIFS & 1-ON-1

Q1. Où modifier les objectifs d'équipe ?      

Vous pouvez créer et modifier des objectifs d'équipe via la section Objectifs dans le menu de gauche.  

Q2. Où modifier les objectifs individuels ?      

Vous pouvez créer et modifier l'objectif d'un membre en sélectionnant le membre dans la barre de navigation de gauche.  

 

Q3. Comment puis-je accéder aux rencontres individuels passés avec un membre

Vous pouvez récupérer les rencontres individuelles passés en cliquant sur le membre dans la barre de navigation de gauche.   Seulement le gestionnaire et membre qui ont eu la rencontre y auront accès. 

 

Q4. Puis-je appliquer une récurrence sur les rencontres individuelles ?

Oui, vous pouvez définir la date, l'heure et la fréquence de votre rencontre lors de la création. Vous pouvez ensuite exporter l'événement du calendrier pour le partager avec le membre.  

 

Q5. Les gestionnaires peuvent-ils ajouter des notes à leurs renocntres individuelles ?      

Oui, les gestionnaires d'équipe peuvent ajouter une note partagée pour récapituler la réunion, ainsi qu'une note privée pour eux-mêmes.  

 

Q6. Où puis-je voir les points de suivi pour un membre ?      

Vous pouvez voir tous les points de suivi définis pour un membre ou son gestionnaire en sélectionnant son profil dans la barre de navigation de gauche.  

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SEGMENTATION AVANCÉE & PROPRIÉTÉS

Q1. Quelle est la différence entre une équipe et un segment ?      

Les équipes permettent aux gestionnaires d'équipe de s'approprier leurs résultats en répondant au feedback et en discutant des plans d'action avec les membres d'équipe.  

Les segments permettent aux professionnels RH de tester des hypothèses ad hoc pour trouver des opportunités d'engagement précises pour un segment du personnel.  

 

Q2. Comment attribuer des propriétés en bloc ?      

Pour attribuer des propriétés en bloc, vous devez d'abord les créer via la  section  Paramètres  > Propriétés. Ensuite, vous pouvez remplir le fichier d'édition de masse avec les informations de chacun. Une fois l'import effectué, les propriétés seront assignées à chaque utilisateur.  

 

Q3. Est-ce que tous les segments doivent être créer à l'avance ?      

Non, ils peuvent être crées selon les besoins. Lorsque vous créez un segment, Officevibe recalcule les tendances d'engagement historiques et rapportera le feedback des membres qui correspondent aux conditions du segment.  

 

Q4. Puis-je donner à un gestionnaire une visibilité sur les résultats d'un segment ?   

Oui, vous pouvez créer une équipe basée sur des règles en sélectionnant le segment pour lequel vous souhaitez créer une équipe, puis en cliquant sur Créer une équipe à partir de ce segment. Ensuite, vous pourrez assigner un gestionnaire à cette équipe.  L'adhésion des membres sera synchronisée sur le segment.  

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MÉTRIQUES D'ADOPTION

Q1. Où suivre la participation ?

Le taux de participation est suivis sur les 30 derniers jours et peut être trouvé dans la section sondages > sondage éclair et cliquez sur afficher la participation au-dessus du graphique dans l'application. 

 

Q2. Où puis-je comparer les scores d'engagement entre les équipes et les autres clients d' Officevibe ?      

Vous pouvez comparer vos résultats par le bias du rapport de comparaison. La première ligne vous montre les données comparatives. 

 

Q3. Où puis-je voir à combien de feedback ont été répondus ?      

Vous pouvez voir le nombre total de feedback répondus dans une équipe ou l'organisation par le biais de la section Feedback en utilisant les options de  filtre et en  sélectionnant répondu.  

 

Q4. Comment savoir si les gestionnaires complètent leur rencontres individuelles avec les membres de leur équipe ?      

Vous pouvez suivre les pourcentages de rencontres individuelles complétées pour tous les gestionnaires d'équipe via la section Rencontres > Participation ou nous avons rendu cela plus facile d'accès par le biais de notre rapport de participation au feedback. 

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PARTAGER & DISCUTER

Q1. Est-ce que les résultats peuvent être partagés avec les membres ?

Oui, vous pouvez donner aux membres de votre équipe une visibilité sur les résultats grâce à la fonction Partager les résultats d'Officevibe avec votre/vos équipe(s). 

 

Q2. Comment partager le rapport d'engagement avec quelqu'un en dehors du compte Officevibe ?      

Vous pouvez partager une copie de votre rapport d'engagement en utilisant la fonction Partager en haut du Rapport d'engagement. Les personnes ayant accès au lien pourront ajouter des commentaires.  

 

Q3. À quelle fréquence les gestionnaires d'équipe devraient-ils discuter des résultats avec leur équipe ?      

Nous recommandons aux gestionnaires de discuter des résultats avec les membres de leur équipe à chaque mois.  

 

Q4. À quelle fréquence est-ce que les gestionnaires devraient avoir des rencontres individuelles avec leurs membres d'équipe ?      

Nous recommandons que les gestionnaires d'équipe rencontrent chaque membre d'équipe aux deux semaines.  

 

Q5. Un gestionnaire peut-il demander de l'aide d'un autre gestionnaire dans l'application ?      

Oui, les gestionnaires peuvent partager un lien public pour obtenir du feedback en lien avec leurs scores d'engagement. Les gestionnaires peuvent également partager le feedback s'ils ont besoin de conseils. En outre, le rapport de comparaison est un bon moyen de réfléchir à des plans d'action entre gestionnaires. 

 

Q6. Comment créer des gabarits pour les gestionnaires d'équipe ?      

Vous pouvez enregistrer vos propres gabarits pour des sondages personnalisées et les rencontres individuelles. Vous pouvez ensuite les rendre visibiles aux gestionnaires de votre organisation. 

 

Q7. Existe-t-il une formation virtuelle ?      

Si vous êtes un administrateur veuillez jeter un coup d'oeil à notre Boîte à outils pour les Administrateurs.

Les gestionnaires peuvent consulter cet enregistrement.

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