Démarrer avec le cycle Officevibe

Officevibe est un outil destiné aux gestionnaires et aux responsables des ressources humaines dévoués qui se soucient autant de leur personnel que du rendement. Avec Officevibe, les responsables et les équipes peuvent rapidement mesurer et comprendre les facteurs qui stimulent l'engagement de l'équipe au travail et cerner les conversations et les actions qui s'imposent pour maintenir l'engagement et le rendement à un niveau élevé.

 

Inviter votre équipe

Officevibe fonctionne grâce aux contributions des membres de votre équipe. C'est pourquoi la première étape consiste à les inviter dans la plate-forme. Leur participation au Sondage éclair est indispensable pour tirer le maximum d'Officevibe!

Lorsque vous envoyez l'invitation, leur compte Officevibe sera créé. Tout ce qu'ils ont à faire est d'accepter et de confirmer leurs coordonnées. Il y a plusieurs façons d'inviter votre équipe, choisissez celle qui est la mieux adaptée à votre organisation.

En savoir plus sur l'invitation de votre équipe.

 

Le cycle Officevibe

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Grâce à des données et des recherches, nous avons découvert qu'Officevibe fonctionne mieux si les gestionnaires suivent un processus en trois étapes qui se déroule sur une base hebdomadaire.

Nous appelons ce processus le cycle Officevibe – un cycle qui, au fil du temps, vous mènera de la compréhension de votre équipe à l'établissement de relations fondées sur la confiance. Cette confiance se construit en faisant preuve d'une réelle attention à l'égard de l'équipe. Dans Officevibe, nous créons un espace sûr dans lequel les équipes peuvent partager leur rétroaction tout en ayant la possibilité de rester anonymes. Lorsque les membres de l'équipe se sentent psychologiquement en sécurité, ils peuvent être honnêtes lorsqu'ils communiquent leurs idées, besoins et sentiments. Le cycle vous permet de lancer des conversations constructives en fonction de ce que les membres de l'équipe souhaitent exprimer et vous donne l'occasion de montrer que vous résolvez les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent.

Ce cycle est une recommandation. N'hésitez pas à mettre à contribution Officevibe d'autres façons. Ce sont les besoins de votre équipe qui détermineront en fin de compte la façon dont vous l'utiliserez!

 

1.    Prendre le pouls de votre équipe

La première étape du cycle Officevibe consiste à obtenir une bonne idée de ce que ressent votre équipe et de ses besoins et souhaits. C'est ce que nous appelons « le pouls ». Cela revient à dresser le bilan de santé de votre équipe, un peu comme si vous vérifieriez votre rythme cardiaque ou votre température. Il s'agit de vérifier souvent et de faire les ajustements nécessaires!

Voici comment vous pouvez prendre le pouls :

Le Sondage éclair

Un Sondage éclair est un ensemble de questions courtes et rapides envoyées régulièrement à votre équipe (toutes les semaines, deux semaines ou tous les mois). Au cours du sondage, les membres de votre équipe répondent à des questions qui mesurent efficacement et scientifiquement le niveau d'engagement. Les questions de suivi permettront de recueillir un feedback qualitatif. Pour favoriser une culture de sécurité psychologique, les membres de l'équipe peuvent choisir de rester anonymes.

Une fois que vous aurez commencé à obtenir des réponses, le sondage sera la source de données sur l'engagement. Il permettra de recueillir de manière proactive une quantité plus importante de réponses et de feedback de la part de votre équipe pour obtenir plus de données.

  • Consultez vos rapports de sondage chaque semaine et passez en revue les 10 métriques clés de l'engagement pour bien comprendre ce qui stimule l'engagement de votre équipe et pour attaquer de front les problèmes.
  • Lisez le dernier feedback pour mieux comprendre vos données d'engagement et découvrir les causes profondes.

Apprenez-en davantage sur le sondage.

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Il s'agit là de vos Rapports de sondage 🎉

 

Les données confirmeront votre intuition ou vous aideront à découvrir des problèmes dont vous n'étiez pas conscient. Les aspects positifs et négatifs de votre équipe seront mis en lumière. Peu importe les problèmes qui feront surface, utilisez ces informations pour comprendre ce qui affecte votre équipe au fil du temps.

 

💡 Astuce : Si vous êtes un responsable des RH, cette étape du cycle est un excellent moyen de voir si les programmes et initiatives de votre organisation ont un impact positif sur l'expérience des employés que vous souhaitez créer!

 

Rencontres individuelles

Vous pouvez prendre le pouls au niveau individuel en planifiant une rencontre individuelle avec chaque membre de l'équipe. Ces conversations sont l'occasion d'obtenir une meilleure idée du niveau d'engagement de chaque personne et ce qui lui est propre.

L'agenda collaboratif est l'endroit où vous pouvez organiser vos points de discussion avant, pendant ou après votre rencontre individuelle.

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Ajoutez des points de discussion à votre ordre du jour pour les rencontres individuelles 🙌

2.    Creuser plus loin

Il est maintenant temps de creuser plus loin et de cerner la cause profonde de tous les problèmes qui ont fait surface au moment de prendre le pouls.

Utilisez ces outils pour creuser plus loin :

  • Rapports de sondage: Examinez de plus près vos sous-métriques, votre rapport de questions (plan payant uniquement) et votre score eNPS pour analyser vos résultats et trouver des domaines d'amélioration.
  • Questionnaires personnalisés: Envoyez des questions personnalisées ou utilisez nos modèles de questionnaires personnalisés pour approfondir chaque métrique. Les réponses de votre équipe serviront d'indicateurs pour guider les points à approfondir avec votre équipe.
  • Feedback: Répondez au feedback de votre équipe pour entamer un dialogue et trouver le message qui sous-tend son feedback. Vous pouvez cliquer sur Aidez-moi à répondre si vous avez besoin d'aide pour naviguer dans cette zone.

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Lisez le feedback des questions du sondage de suivi 👀

Comme vous pouvez le constater, la clé du succès de cette étape est de tenir des conversations productives et constructives. Sans cela, vous ne serez peut-être pas en mesure de comprendre pleinement les problèmes touchant votre équipe. 

💡 Astuce : Promouvez une culture d'ouverture en partageant les Rapports de sondage et en le passant en revue en équipe. Vous pouvez partager les rapports en cliquant sur Partagé sur la page de votre Rapport de Sondage. 

 

3.    Passer à l'action

Après avoir cerné les domaines à améliorer, prenez des mesures en fonction de ce que les données ont révélé. Nous pensons qu'il ne suffit pas de prendre le pouls et de creuser plus loin. La manière dont vous mettez à contribution ces points de vue est importante. Montrez que vous êtes à l'écoute et que vous répondez aux problèmes en temps utile.

En tant que gestionnaire, vous êtes celui ou celle qui peut apporter des solutions et créer un impact positif sur l'équipe. Votre équipe verra que son feedback est utilisé pour améliorer son lieu de travail et, en retour, elle aura la confiance nécessaire pour vous faire part de ses besoins. 

Nous vous recommandons de franchir cette étape avec votre équipe et de l'impliquer dans les décisions qui affecteront sa culture d'équipe. Voici la démarche à suivre :

  • Organisez une réunion mensuelle pour examiner les Rapports de sondage en équipe. 
  • Discutez des métriques les plus élevées et les plus basses et de leur impact sur la culture de l'équipe. Organisez une table ronde sur la signification de chaque métrique pour chaque personne afin d'obtenir son point de vue unique. 
  • Engagez-vous à saisir 1 à 3 occasions à aborder ensemble à l'issue de votre discussion. Vous pouvez les définir comme un objectif d'équipe pour une plus grande visibilité et un meilleur alignement.
  • Prévoyez des rencontres individuelles pour suivre l'évolution de l'objectif de l'équipe et voir si les membres ont des questions, préoccupations ou idées. C'est aussi une excellente occasion de discuter avec chacun de sujets sensibles qu'il n'est peut-être pas possible d'aborder en groupe.

Les réunions d'équipe comme celle-ci encouragent les membres à prendre l'habitude de parler de ce qu'ils peuvent améliorer en tant qu'équipe. Par ailleurs, elle donne à chacun la possibilité de mieux comprendre ses collègues. 

Même si votre sondage n'a pas été actif depuis longtemps, cela vaut la peine de rencontrer l'équipe avec les premiers résultats de votre sondage. Il est peut-être trop tôt pour tirer des conclusions, mais vous pouvez lancer la discussion et définir avec votre équipe des attentes sur la manière dont ces réunions vont se dérouler. 

 

4.    Répéter

Retournez à l'étape 1, cette fois-ci mesurez l'impact de vos actions et répétez le cycle! Officevibe sera toujours l'espace sûr de votre équipe. Les informations qu'il révèle et les scores de chaque métrique fluctueront au fil du temps.

Plus vous parcourez les étapes ci-dessus, plus vous comprendrez votre équipe et les changements dans son engagement. Et en apportant de petits changements au fil du temps, vous établirez la confiance nécessaire pour résoudre les problèmes qui auront un impact durable sur l'engagement et le rendement.

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