Pour créer des segments, vous devez d'abord définir vos propriétés dans l'application.
Cela ajoutera une couche supplémentaire de rapports de données et aidera à stocker plus d'informations sur chaque membre de votre compte Officevibe.
Veuillez noter que seuls les administrateurs peuvent créer et supprimer des propriétés, mais que les gestionnaires exécutifs ET les administrateurs peuvent consulter les propriétés dans les profils des membres. Bien que les gestionnaires exécutifs puissent modifier les propriétés, ils ne peuvent ni les créer ni les supprimer.
Créer vos propriétés
1. Les administrateurs sont les seuls à pouvoir créer ou supprimer des propriétés. Vous pouvez accéder à la section Propriétés dans les paramètres de votre organisation et en sélectionnant Propriétés dans le panneau de gauche.
2. Vous pouvez choisir parmi trois catégories de propriétés: Numérique (1, 2, 3,…), Date (12/01/2020) et Choix (abcd).
3. Une fois vos propriétés créées, elles peuvent être attribuées aux membres à l'aide de l'onglet Import de masse dans le panneau de gauche (Plan payant uniquement) ou individuellement en accédant aux profils de chaque membre.
Une fois que les propriétés Hire et Termination Date ont été mises en place, ce sont les seules propriétés qui ne pourront être mises à jour à l'avenir car elles seront verrouillées.
En outre, les propriétés Hire Date et Termination Date permettent de s'assurer que l'enquête d'accueil de 20 questions par défaut d'Officevibe est envoyée aux bons membres dans le mois qui suit leur arrivée dans l'organisation.
Les cadres supérieurs ont accès à la visualisation des résultats de l'enquête dans un rapport dédié, où les règles d'anonymat s'appliquent aux réponses quantitatives, et où un feedback textuel sera lié à certaines des questions.
Il est possible de désactiver l'enquête d'intégration dans les paramètres.
Import de masse (Plan payant seulement)
Si vous avez un plan payant Officevibe, vous avez également la possibilité de télécharger en bloc vos membres et d'attribuer automatiquement leurs propriétés et leurs autorisations avec un seul fichier. Lorsque vous accédez vos Paramètres organisationnels, cliquez sur l'onglet Import de masse où vous trouverez un fichier que vous pouvez télécharger et remplir avec les informations de vos membres.
Avant de commencer à mettre les informations dans le document, vous devez vous assurer que vous avez d'abord créé vos propriétés dans Officevibe. Cliquez sur le bouton bleu Téléchargez le fichier pour accéder à votre fichier.
Le fichier contiendra des informations sur les membres que vous avez déjà dans le compte, tels que les courriels, les noms/prénoms, les préférences linguistiques, etc. Si vous n'avez invité personne à accéder à votre compte, le fichier ne contiendra que vos informations.
Vous pouvez maintenant commencer à y entrer plus de données, comme les valeurs des propriétés. La colonne «F» est l'endroit où vous attribuez aux membres le statut de gestionnaire exécutif, puis les colonnes suivantes seront destinées à attribuer les propriétés que vous avez créées. Assurez-vous que les valeurs de propriété que vous entrez dans le fichier sont écrites exactement de la même manière que celles entrées dans la plate-forme.
Voici un exemple de ce à quoi ressemblera le fichier lorsque vous aurez entré les valeurs des propriétés de certains membres:
Une fois que vous avez terminé le fichier, vous l'enregistrez, le téléversez et cliquez sur le bouton bleu Importer. Lorsque vous téléchargez le fichier, les événements suivants se produisent:
- Tous les membres répertoriés dans le fichier qui n'étaient pas déjà dans votre compte recevront une invitation à rejoindre Officevibe.
- Tous les membres se verront attribuer automatiquement les propriétés que vous avez décrites dans le fichier.
- Tous les membres répertoriés comme "VRAI" dans la colonne "F" seront désormais des Gestionnaires Exécutifs.
Si vous avez besoin de mettre à jour des propriétés à l'avenir ou d'ajouter de nouveaux membres à votre compte, vous pouvez télécharger ce fichier à tout moment et le télécharger à nouveau avec les modifications.
Remarque: une fois que vous avez arrivé à un certain nombre de membres, le fichier peut être trop volumineux pour être importé dans la plateforme. Dans ce cas, si vous souhaitez ajouter de nouveaux membres via le fichier, vous pouvez supprimer les membres du fichier du téléchargement (car ce sont vos membres actuels) et recommencer en entrant les données des nouveaux membres uniquement.