Guide de lancement pour votre compte Workleap Officevibe!

Bienvenue à Workleap Officevibe ! 

Êtes-vous prêt à lancer la plateforme au sein de votre organisation ? Nous avons un guide de lancement étape par étape que vous pouvez suivre, pour assurer une mise en œuvre réussie d'Workleap Officevibe! Heureusement pour vous, cela peut se faire en quelques étapes faciles. 

 

Visuellement, à quoi devrait ressembler la chronologie de votre lancement :

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La chronologie montre ce à quoi ressemble l'échéancier de lancement typique pour les clients de 100 membres ou plus, mais cela peut varier en fonction des objectifs de votre organisation.

 

1. Découvrez le fonctionnement d'Workleap Officevibe

En tant qu'Administrateur ou Gestionnaire Exécutif d'Workleap Officevibe, il est essentiel que vous puissiez soutenir les leaders dans leur utilisation de l'outil.

1.1 Familiarisez-vous avec Workleap Officevibe

Vous souhaiterez également identifier tout autre Administrateur ou Gestionnaire Exécutif de votre organisation afin que vous soyez tous à l'aise avec l'outil.

Voici quelques ressources utiles pour vous:

  1. Formation Workleap Officevibe pour les administrateurs
  2. Boîte à outils pour les Administrateurs
  3. Lancement d'Workleap Officevibe: Foire aux questions

1.2 Configurez votre compte

Via la section Paramètres, vous pourrez personnaliser votre compte: 

  • Logo de l'entreprise, nom, industrie (Détails concernant l'organisation)
  • Langue et fuseau horaire par défaut (Détails concernant l'organisation)
  • Fréquence des sondages (Sondage éclair)
  • Libellés de feedback (Feedback)
  • Permissions générales (Permissions)
Afin de vous assurer que toutes vos invitations et communications soient acheminées avec succès, vous devrez contacter votre équipe informatique pour vous assurer que vous disposez des configurations informatiques requise pour utiliser Workleap Officevibe.
La mise à jour des équipes peut être automatisée via une intégration. Si vous souhaitez utiliser l'une des intégrations disponibles, nous vous suggérons d'en discuter avec un membre de votre équipe informatique tôt dans la phase de déploiement.

 

2. Communiquez l'arrivée d'Workleap Officevibe à vos équipes

Une fois que vous vous serez familiarisé avec Workleap Officevibe et que vous aurez identifié les autres Administrateurs et Gestionnaires dans votre organisation, vous pouvez commencer à communiquer l'arrivée d'Workleap Officevibe à vos équipes. L'envoi de communications à propos d'Workleap Officevibe aux gestionnaires et aux employés est un élément essentiel pour un lancement réussi.

Ici, vous trouverez une suggestion de Plan de Communication avec des modèles pour chacune des étapes.

 

3. Importez les employés et finalisez la hiérarchie des équipes

Les équipes sont essentielles dans Workleap Officevibe. Elles vous permettent de reproduire la structure de votre organisation dans l'application et d'aider vos gestionnaires à construire une relation solide avec leurs employés. Vous devrez préparer un fichier afin d'inviter tous les employés et créer vos équipes dans Workleap Officevibe.

3.1 Importer les employés et les équipes

Tout d'abord, vous devez préparer un fichier pour inviter en masse les employés et créer les équipes dans l'application.

Consultez la section Approvisionnement en masse pour les membres et les équipes pour obtenir des instructions.

Nous vous recommandons vivement de finaliser la structure de l'équipe avant d'inviter les employés. Vous pouvez désactiver les courriels d'invitation lorsque vous créez le profil d'un employé via Paramètres > Détails organisationnels.

3.2 Reproduire la structure organisationnelle

Voici les étapes à suivre afin de Répliquer votre structure organisationnelle.

Pour valider les permissions, rendez-vous dans la section Paramètres > Membres > Plus de filtres > Rôles.

4. Planifier une séance de formation avec les gestionnaires

S'assurer que les gestionnaires utilisent Workleap Officevibe efficacement est un élément clé du succès à long terme. 

Nous suggérons fortement à vos gestionnaires de visionner notre dernière formation pour les gestionnaires enregistrée ci-dessous. Vous pouvez aussi partager avec eux la boîte à outils des gestionnaires d'Workleap Officevibe.

Voici quelques points importants à propos de vos attentes à discuter à l'interne:

  • À quelle fréquence voulez-vous que les gestionnaires partagent les résultats avec les employés ? Workleap Officevibe recommande de partager les résultats 1x par mois.
  • Vous attendez-vous à ce que les gestionnaires répondent à tous les commentaires ? Workleap Officevibe recommande d'essayer de répondre à un maximum de feedbacks, en se concentrant sur les libellés constructifs dans l'application.
  • À quelle fréquence les gestionnaires devraient-ils répondre aux commentaires ? Workleap Officevibe recommande de bloquer du temps 1x par semaine, puis d’aviser les employés de ce moment.
  • À quelle fréquence les gestionnaires devraient tenir des rencontres 1-on-1 avec les employés ? Workleap Officevibe recommande des rencontres à chaque deux semaines.
  • Qui sera responsable de définir les objectifs dans Workleap Officevibe ? Workleap Officevibe recommande une approche mixte où les objectifs organisationnels sont définis par les gestionnaires exécutifs et où les objectifs d’équipes sont définis par les gestionnaires d'équipes.
  • Qui sera responsable de définir les objectifs individuels dans Workleap Officevibe ? Workleap Officevibe recommande que les employés définissent eux-mêmes les objectifs individuels et qu'ils soient validés lors de la prochaine rencontre 1-on-1 avec le gestionnaire. 
  • Qui est la personne-ressource que le gestionnaire peut contacter s'il a besoin d'aide ? Workleap Officevibe recommande d’aviser les gestionnaires de qui est l’administrateur à l’interne et de partager le courriel de l’équipe support d’Officevibe.
  • À quelle fréquence les gestionnaires doivent-ils envoyer des questionnaires personnalisés ? Workleap Officevibe recommande de définir un processus à l'interne pour éviter la lassitude des sondages. Vous pouvez également sauvegarder votre propre gabarit organisationnel.

 

5. Lancement: invitez vos membres et envoyez le premier sondage!

Une fois que vous êtes satisfait de la structure de l'équipe et des permissions, vous êtes prêt à envoyer les invitations avec les premiers sondages !

5.1 Activer les sondages

Via la section Paramètres > Sondage éclair, activez les sondages.

Vous pouvez décider de la fréquence des sondages et personnaliser certains mots dans les questions si nécessaire.

5.2 Envoyer les invitations

Sur la page Paramètres > Membres, ouvrez le troisième menu déroulant et sélectionnez Créé pour afficher les membres nouvellement importés. Cochez ensuite la case située au-dessus de la colonne Nom pour sélectionner tous ces membres. Vous pouvez désélectionner les membres que vous ne souhaitez pas inviter. Cliquez sur Inviter pour envoyer les invitations.

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L'e-mail d'invitation contient un lien d'inscription valable pendant sept jours. Une fois que les employés ont cliqué sur le lien, ils peuvent configurer leur profil. Ils seront ensuite redirigés pour répondre à leur première enquête. La première enquête comprend 10 questions couvrant les 10 mesures clés de l'engagement.
Voir ici comment se déroule le processus d'activation pour les employés.
S'assurer que vos employés reçoivent leurs invitations et sondages Workleap Officevibe peut s'avérer plus difficile lorsque vous avez des employés qui ne travaillent pas au bureau. Dans cet article, nous avons compilé nos meilleures pratiques d'utilisation d'Workleap Officevibe avec les réalités des travailleurs hors du bureau.

6. Soutenir les gestionnaires & passer à l'action!

Maintenant que les membres de votre équipe sont dans le compte et que vos gestionnaires sont assignés à leurs équipes, vous pouvez suivre les résultats et les commentaires.

Nous vous encourageons à prendre action sur les résultats:

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N'oubliez pas que répondre aux commentaires est le plus grand facteur de réussite! Vous voulez vous assurer que vos employés se sentent entendus et leur montrer que chacune de leur contribution est importante. Consulter nos recommandations sur Comment augmenter votre taux de participation et Comment obtenir l'adhésion de vos gestionnaires.

Pourquoi il peut être avantageux de choisir notre plan PRO...

Félicitations pour votre lancement!

Contactez-nous pour toutes questions: support@officevibe.com 

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