Guide de lancement pour votre compte Officevibe!

Bienvenue chez Officevibe!

 

Êtes-vous prêt à lancer la plateforme dans votre organisation? Nous avons un guide de lancement que vous pouvez suivre pour assurer une implémentation réussie d'Officevibe! Heureusement pour vous, cela peut se faire en quelques étapes faciles.

 

1. Découvrez le fonctionnement d'Officevibe

En tant qu'Administrateur ou Gestionnaire Exécutif d'Officevibe, il est important que vous puissiez soutenir les leaders dans leur utilisation de l'outil.

1.1 Familiarisez-vous avec Officevibe

Vous souhaiterez également identifier tout autre Administrateur ou Gestionnaire Exécutif de votre organisation afin que vous soyez tous à l'aise avec l'outil.

Voici quelques ressources utiles pour vous:

  1. Regardez la formation Officevibe pour les administrateurs
  2. Boîte à outils pour les Administrateurs
  3. Lancement d'Officevibe: Foire aux questions

1.2 Configurez votre compte

Via la section Paramètres, vous pourrez personnaliser votre compte: 

  • Logo de l'entreprise, nom, industrie (Détails concernant l'organisation)
  • Langue et fuseau horaire par défaut (Détails concernant l'organisation)
  • Fréquence des sondages (Sondage éclair)
  • Permissions générales (Permissions)
Afin de vous assurer que toutes vos invitations et communications soient acheminées avec succès, vous devrez contacter votre équipe informatique pour vous assurer que vous disposez des configurations informatiques requise pour utiliser Officevibe 
La mise à jour des équipes peut être automatisée via une intégration. Si vous souhaitez utiliser l'une des intégrations disponibles, nous vous suggérons d'en discuter avec un membre de votre équipe informatique tôt dans la phase de déploiement.

 

2. Communiquez l'arrivée d'Officevibe à vos équipes

Une fois que vous vous serez familiarisé avec Officevibe et que vous aurez identifié les autres Administrateurs et Gestionnaires dans votre organisation, vous pouvez commencer à communiquer l'arrivée d'Officevibe à vos équipes. L'envoi de communications à propos d'Officevibe aux gestionnaires et aux employés est un élément essentiel pour un lancement réussi.

 

Ici, vous trouverez une suggestion de Plan de Communication avec des modèles pour chacune des étapes.

 

3. Importez les employés et finalisez la hiérarchie des équipes

Les équipes sont essentielles dans Officevibe. Elles vous permettent de reproduire la structure de votre organisation dans l'application et d'aider vos gestionnaires à construire une relation solide avec leurs employés. Vous devrez préparer un fichier afin d'inviter tous les employés et créer vos équipes dans Officevibe.

3.1 Importer les employés et les équipes

Voici les étapes pour préparer le fichier et importer les membres avec les équipes.

Nous vous recommandons fortement de finaliser la structure de l'équipe avant d'inviter les employés. Vous pouvez décider si vous souhaitez les inviter tout de suite ou simplement les créer via vos paramètres d'organisation :

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Reproduire la structure organisationnelle

Voici les étapes à suivre afin de Répliquer votre structure organisationnelle

Vous pouvez combiner des équipes pour reproduire la structure organisationnelle (département, unité commerciale, etc.). Via la section Paramètres > Équipes, créez une nouvelle équipe. Plutôt que d'ajouter des employés, vous voudrez ajouter des équipes existantes (par exemple, Équipe A + Équipe B + Équipe C = Département ABC).

Les gestionnaires d'équipe auront automatiquement accès à leur équipe de relevants directs. Cela dit, lorsque vous créez une équipe parente à l'aide de sous-équipes, vous pouvez également donner aux gestionnaires accès aux résultats. Un chef d'équipe aura automatiquement accès à toutes les sous-équipes faisant partie de sa hiérarchie.

Les permissions d'administrateur et de gestionnaire exécutif peuvent être données manuellement dans l'application via le profil de l'employé. 

Pour valider les permissions, rendez-vous dans la section Paramètres > Membres > Plus de filtres > Rôles: 

 

4. Planifier une séance de formation avec les gestionnaires

S'assurer que les gestionnaires utilisent Officevibe efficacement est un élément clé du succès à long terme. 

Nous suggérons fortement à vos gestionnaires de s'inscrire à l'une de nos séances de formation de gestionnaires. Vous pouvez aussi partager avec eux la boîte à outils des gestionnaires.

  1. Gestionnaires: Inscrivez-vous à une formation Officevibe en direct
  2. Gestionnaire: Foire aux Questions

Voici quelques points importants à propos de vos attentes à discuter à l'interne:

  • À quelle fréquence voulez-vous que les gestionnaires partagent les résultats avec les employés? (Officevibe recommande de partager les résultats 1x par mois).
  • Vous attendez-vous à ce que les gestionnaires répondent à tous les commentaires? (Officevibe recommande de viser un taux de réponse de 70% avec un focus sur les feedback libellés constructif dans l’application).
  • À quelle fréquence les gestionnaires devraient-ils répondre aux commentaires? (Officevibe recommande de bloquer du temps 1x par semaine, puis d’aviser les employés de ce moment).
  • À quelle fréquence les gestionnaires devraient tenir des rencontres 1-on-1 avec les employés? (Officevibe recommande des rencontres à chaque deux semaines).
  • Qui sera responsable de définir les objectifs dans Officevibe? (Officevibe recommande une approche mixte où les objectifs organisationnels sont définis par les gestionnaires exécutifs et où les objectifs d’équipes sont définis par les gestionnaires d'équipes).
  • Qui sera responsable de définir les objectifs individuels dans Officevibe? (Officevibe recommande que les employés définissent eux-mêmes les objectifs individuels et qu'ils soient validés lors de la prochaine rencontre 1-on-1 avec le gestionnaire). 
  • Qui est la personne-ressource que le gestionnaire peut contacter s'il a besoin d'aide? (Officevibe recommande d’aviser les gestionnaires de qui est l’administrateur à l’interne et de partager le courriel de l’équipe support d’Officevibe)

 

5. Lancement: invitez vos membres et envoyez le premier sondage!

Une fois que vous êtes satisfait de la structure de l'équipe et des permissions, vous êtes prêt à envoyer les invitations avec les premiers sondages !

5.1 Activer les sondages

Via la section Paramètres > Sondage éclair, activez les sondages

Vous pouvez décider de la fréquence des sondages et personnaliser certains mots dans les questions si nécessaire.

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5.2 Envoyer les invitations

L'e-mail d'invitation comprend un lien d'inscription. Une fois que les employés auront cliqué sur le lien, ils pourront configurer leur profil. Ils seront ensuite redirigés pour répondre à leur premier sondage. Le premier sondage comprend 10 questions pour couvrir les 10 métriques clés de l'engagement.

Découvrez à quoi ressemble le processus d'activation pour les employés ici

 

Via la section Paramètres > Membres, vous pourrez envoyer jusqu'à 25 invitations à la fois.

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Le lien d'invitation expirera après 7 jours pour des raisons de sécurité. La date d'invitation sera marquée en rouge. Les administrateurs et gestionnaires pourront envoyer des rappels personnalisés. 

 

6. Soutenir les gestionnaires & passer à l'action!

Maintenant que les membres de votre équipe sont dans le compte et que vos gestionnaires sont assignés à leurs équipes, vous pouvez suivre les résultats et les commentaires.

Nous vous encourageons à prendre action sur les résultats:

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N'oubliez pas que répondre aux commentaires est le plus grand facteur de réussite - vous voulez vous assurer que vos employés se sentent entendus et leur montrer que chacune de leur contribution est importante.

 

Félicitations pour votre lancement!

Contactez-nous pour toutes questions: support@officevibe.com 

 

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