Gestionnaire: Foire aux Questions

Quel est l'intérêt pour moi en tant que gestionnaire?

Officevibe vous fournira des données scientifiques recueillies en temps réel, afin d'évaluer comment votre ou vos équipes se portent réellement. Nous vous offrons la possibilité d'engager des conversations constructives grâce à la fonction de feedback anonyme, ainsi que la possibilité de fixer des objectifs d'équipe et d'organiser des rencontres individuelles avec les membres de l'équipe.

 

Officevibe est-il soutenu par la science?

Nous nous sommes associés aux experts en capital humain de Deloitte pour tester et confirmer la validité scientifique de notre modèle de sondage par rapport à des théories reconnues et soutenues. Vous avez ainsi la garantie d'obtenir la mesure la plus précise et la plus exploitable de l'engagement des employés pour votre organisation. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet en consultant cet article: La science derrière Officevibe.

 

Officevibe est-il vraiment anonyme?

Oui, c'est l'une de nos promesses fondamentales aux membres. Officevibe ne débloque le feedback anonyme pour une équipe que si celle-ci compte plus de 5 membres, dont 3 sont actifs. Si votre équipe est trop petite pour voir le feedback anonyme, elle peut être combinée avec une autre équipe en tant que sous-équipe pour s'assurer de donner suite au feedback. Nous prenons l'anonymat très au sérieux chez Officevibe : si vous voulez en savoir plus à ce sujet, nous vous invitons à lire l'article suivant: Officevibe et l’anonymat.

 

Quand Officevibe évoque « équipe », « pairs », « organisations » ou « gestionnaires », qu'est-ce que cela signifie?

Les termes que nous utilisons dans la plate-forme sont destinés à s'adapter à la plupart des structures d'entreprise, mais peuvent ne pas correspondre exactement à votre système de dénomination interne spécifique. C'est dans cette optique que nous vous invitons à vous asseoir avec vos équipes et à établir une norme de compréhension interne pour ces termes, afin d'encourager l'alignement et la cohérence des résultats parmi vos membres.

 

Officevibe est-il adapté aux mobiles?

Oui - Naviguez vers app.officevibe.com pour accéder à l'outil depuis n'importe quelle plateforme. 

 

Comment et où puis-je me connecter?

Vous pouvez vous connecter via notre site Web: www.officevibe.com. Le nom d'utilisateur correspond à votre adresse courriel.

 

Comment les équipes sont-elles structurées?

Votre équipe Admin a soigneusement configuré votre compte pour refléter votre structure et votre hiérarchie internes. Vous pouvez consulter les équipes auxquelles vous avez accès dans la section Paramètres > Équipes de l'application. En cas de divergence, signalez-la à votre équipe Admin.

 

Qui peut ajouter/supprimer des employés?

Si vous avez besoin d'ajouter ou de supprimer un membre de votre ou de vos équipes, veuillez contacter votre équipe Admin, car c'est eux qui gèrent la liste des membres et la structure des équipes pour l'ensemble de votre compte.

 

Quels sont les différents niveaux d'accès dans Officevibe?

Il existe des niveaux d'accès distincts dans Officevibe. En tant que gestionnaire d'équipe, vous verrez les résultats de votre ou de vos équipes et serez responsable d'engager la conversation avec les employés via la section Feedback. Plus d'informations ici : Rôles des membres et droits d'accès.

 

Puis-je voir les questions du sondage?

Oui, pour voir la liste des questions du sondage, allez à la section Résultats des questions dans la section Portrait. Une fois que vous aurez cliqué sur « Voir toutes les questions », le rapport affichera une liste de toutes les questions du sondage en continu que pose Officevibe! Le rapport peut être filtré par sous-métrique, et lorsque vous survolez la barre de résultats pour la question, vous pouvez voir la répartition de la réponse de votre équipe à cette question. Plus d'information : Résultats des questions.

 

Mon équipe recevra-t-elle les mêmes questions, et puis-je décider des questions à envoyer?

Non, chaque membre recevra un ensemble de questions différent dans chaque sondage en continu, automatiquement compilé par l'algorithme d'Officevibe. Vous ne pouvez pas choisir les questions qui seront envoyées à chaque membre dans le sondage en continu, mais à la fin d'un sondage, un employé peut décider de répondre à des questions supplémentaires sur un sujet spécifique. Pour les questions et des sondages personnalisés sur des sujets spécifiques, nous vous invitons à consulter la section Questionnaires personnalisés, où vous pouvez créer vos propres questionnaires personnalisés.

 

Puis-je modifier la fréquence du sondage?

La fréquence du sondage est la même pour l'ensemble du compte et ne peut être modifiée que par un administrateur. Plus d'information: Paramètres de l'organisation.

 

Aurais-je accès aux résultats historiques d'une équipe lorsque je commencerai à la gérer?

Oui - En tant que gestionnaire, vous pourrez voir toutes les données qualitatives et quantitatives de l'équipe depuis sa date de création. Les données des membres restent liées à l'équipe dans laquelle ils se trouvent ou se trouvaient auparavant, et non au gestionnaire de l'équipe en question.

 

Qu'adviendra-t-il des résultats et du feedback des membres s'ils changent d'équipe?

Toutes les données historiques et le feedback laissé par ce membre resteront dans l'équipe à laquelle il appartenait au moment où il a fourni les données et le feedback, et ce, afin de protéger son anonymat. Lorsqu'ils ne font plus partie de l'équipe, leurs résultats par la suite ne contribueront pas aux résultats de cette équipe.

 

Comment puis-je surveiller/gérer les employés inactifs?

Pour des raisons d'anonymat, nous ne révélons pas l'identité des employés inactifs aux gestionnaires, mais vous pouvez leur envoyer un rappel personnalisé via la section Paramètres > Membres > Inactifs. En savoir plus ici.

 

Comment dois-je interpréter les résultats et agir en conséquence?

Cherchez les graphiques détaillés et essayez d'identifier les tendances. Discutez de vos interprétations avec l'équipe et impliquez-la dans le plan d'action afin d'établir la confiance et de lui donner les moyens d'agir!

 

À quelle fréquence dois-je partager les résultats avec mon équipe?

Il est essentiel de rencontrer votre équipe pour discuter des résultats d'Officevibe. Nous recommandons de le faire tous les mois, mais cela varie selon l'organisation. Il est essentiel de faire preuve de transparence quant à vos points forts et vos domaines d'amélioration en tant qu'équipe. Après tout, l'objectif est de trouver des solutions et de travailler ensemble pour les mettre en œuvre.

Vous pouvez aussi partager les résultats Officevibe avec votre équipe au sein d'Officevibe.

 

Qui pourra voir les résultats de mon ou mes équipes?

Les résultats de vos équipes sont visibles pour vous-même et pour tout autre gestionnaire d'équipe assigné, ainsi que pour tous les gestionnaires exécutifs du compte, comme décidé par votre équipe administrative. 

 

Aurais-je toujours accès aux résultats si mon équipe compte moins de 3 employés?

Si une équipe compte moins de 3 membres actifs, vous pourrez consulter et exporter les données historiques sur le graphique métrique, mais les scores actuels et les commentaires anonymes apparaîtront sous la forme N/A pour protéger l'anonymat. Vous aurez toujours la possibilité de programmer des rencontres individuelles, ainsi que de fixer des objectifs avec les membres de votre équipe.

 

Comment dois-je répondre au feedback?

L'objectif est d'engager un dialogue avec les membres de votre équipe, d'instaurer un climat de confiance et de développer une compréhension avec l'équipe. Posez des questions ouvertes pour valider votre compréhension et invitez l'employé à partager ses réflexions et suggestions. Plus d'informations ici.

 

Pouvons-nous changer les libellés si nécessaire?

C'est votre équipe Admin qui choisit les noms des libellés, mais vous pouvez les utiliser pour classer et filtrer votre feedback. À savoir que les employés ne verront pas les libellés que vous choisissez aux fins de conversation sur le feedback.

 

Si je gère plusieurs équipes, puis-je voir quel feedback provient de quelle équipe?

Oui, en sélectionnant l'équipe individuellement dans le menu de gauche, vous ne verrez que le feedback lié à cette équipe. Vous pouvez également voir de quelle équipe provient un feedback en faisant glisser votre souris sur le libellé « anonyme », qui vous indiquera la plus petite équipe à laquelle le membre appartient. Plus d'information: Rapport de feedback.

 

Les employés seront-ils notifiés lorsque je donne suite à leur feedback?

Oui, lorsque vous donnez suite à un feedback dans la section Feedback, le membre qui a laissé le feedback initial reçoit un courriel lui indiquant que vous avez publié une réponse. Il peut alors se connecter à son compte pour lire votre réponse et poursuivre la conversation en y donnant suite. Lorsque vous répondez à un feedback en tant que gestionnaire, vos réponses ne seront jamais anonyme, de sorte que vos membres savent à qui ils s'adressent.

 

Qu'est-ce que les objectifs d'équipe?

Vous pouvez définir des objectifs d'équipe qui transforment vos objectifs à long terme d'entreprise en objectifs spécifiques à l'équipe. Ces objectifs stimuleront les performances de l'équipe et se traduiront par des projets, des actions, et alimenteront les points de discussion pour vos rencontres individuelles.

 

Puis-je définir des objectifs différents pour toutes mes équipes?

Oui! Chaque équipe peut avoir des objectifs d'équipe spécifiques. Vous pouvez en discuter avec chaque équipe et les consigner dans le système. Tous les membres de l'équipe auront un accès permanent à tous les objectifs de leurs équipes dans l'application. Si les membres d'une équipe sont associés à plusieurs équipes dans le système, ils peuvent voir tous les objectifs d'équipe assignés aux différentes équipes.

 

Les membres de l'équipe peuvent-ils définir des objectifs d'équipe?

Non. Les objectifs d'équipe ne peuvent être définis que par le gestionnaire d'équipe ou un gestionnaire exécutif. Les employés ne pourront que les lire.

 

Qu'est-ce que l'ordre du jour collaboratif?

Une fois que les objectifs de l'équipe sont définis, nous vous encourageons à les traduire en action et à tenir des conversations régulières avec les membres de l'équipe pour leur montrer votre soutien et aborder les progrès réalisés. L'ordre du jour est l'endroit où vous et les membres de l'équipe pourrez préparer les points de discussion que vous souhaitez aborder ensemble lors de votre rencontre individuelle. Vous et les membres de l'équipe pouvez ajouter, modifier et supprimer des points de discussion jusqu'à la tenue de la rencontre. Voici comment maîtriser vos rencontres individuelles.

 

Quel sera l'impact des objectifs de l'équipe sur mon ordre du jour collaboratif?

Les objectifs se traduiront par des points de discussion recommandés pour créer des rencontres individuelles structurées qui plongent dans l'état d'esprit, les objectifs et l'engagement de chaque employé. Vous et les membres de votre équipe pouvez également ajouter vos propres points de discussion personnalisés à l'ordre du jour.

 

Qui aura accès l'ordre du jour que j'ai mis en place avec l'employé?

Seuls vous et le membre de l'équipe pouvez voir l'ordre du jour. Les gestionnaires exécutifs de votre compte ne voient pas cette information.

 

Les membres de l'équipe pourront-ils ajouter des points de discussion à l'ordre du jour collaboratif?

Oui, les membres de l'équipe auront la possibilité d'ajouter leurs propres points à l'ordre du jour, ce qui leur permettra de s'impliquer dans leur propre développement. Une fois que la réunion a commencé, aucun autre point de discussion ne peut être ajouté par le membre de l'équipe. Seul le gestionnaire peut ajouter des points de discussion non prévus pendant la réunion.

 

Les employés seront-ils informés avant la réunion?

Oui, si vous utilisez l'option de planification intégrée pour la discussion individuelle; Vous pouvez sélectionner une date, ce qui enverra des rappels automatiques. Notez également que des notifications seront envoyées lorsque des modifications sont apportées à l'ordre du jour.

 

Puis-je programmer mes discussions individuelles de manière à ce qu'elles se répètent périodiquement?

Absolutely! You can schedule your 1-on-1 in the system via the Collaborative 1-on-1 Agenda section (click on a member on the left to access the agenda and scheduling option). You can set them to recur on any weekly-based cadence (every week, every 2 weeks, etc). Absolument! Vous pouvez programmer vos discussions individuelles dans le système (cliquez sur un membre à gauche pour accéder à l'ordre du jour et à l'option de planification). Vous pouvez les programmer pour qu'elles se répètent à n'importe quelle cadence hebdomadaire (toutes les semaines, toutes les 2 semaines, etc.). 

 

Qu'advient-il aux points de discussion que nous n'avons pas pu aborder pendant la réunion?

Les sujets que vous n'avez pas eu l'occasion d'aborder seront enregistrés dans l'ordre du jour pour référence ultérieure. Vous pourrez les ajouter au prochain ordre du jour. Vous pouvez les trouver en allant dans l'ancien ordre du jour.

 

Le membre de mon équipe a changé d'équipe. Qu'adviendra-t-il de ses notes privées?

Les notes de votre ordre du jour ne sont pas accessibles par les autres administrateurs, donc elles y resteront. Nous considérons qu'il s'agit d'une conversation privée que vous avez avec le membre de votre équipe, si bien que personne d'autre ne peut y avoir accès. Lorsqu'il aura un nouveau gestionnaire, ils créeront ensemble leur propre espace collaboratif pour leurs rencontres individuelles.

 

Que faire si j'ai besoin d'aide?

Officevibe propose une variété de contenus et d'idées pour vous aider à améliorer vos performances. Naviguez vers la section Se développer de l'application ou visitez le blogue (anglais seulement) Officevibe pour vous inspirer!

 

N'hésitez pas à demander de l'aide en interne! Vos collègues pourront peut-être vous aider.

 

Vous pouvez également compter sur le support d'Officevibe. Contactez-nous à support@officevibe.com.

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