Rencontre individuelle : Comment la mettre en place

Les rencontres individuelles sont parmi les outils les plus importants dont dispose un gestionnaire, et sont parmi les meilleurs moyens de garantir des performances individuelles et d'équipe élevées. Elles aident à établir un climat de confiance, à aligner les objectifs individuels et d'équipe, à discuter des différentes visions et à maintenir une bonne communication fondée sur la transparence avec chaque membre d'équipe.

Vous pouvez réduire votre temps de préparation avec notre puissant moteur de conversation qui vous offre des dizaines de points de discussion qui ont prouvé leur capacité à générer des conversations productives et nos différents gabarits de rencontres individuelles sur des sujets spécifiques qui vous permettront de démarrer une réunion avec un ordre du jour prédéfini.

 

Agenda collaboratif de rencontres individuels (Vidéo) : 

 

Fonctionnement

Vous pouvez créer des rencontres individuelles et voir leur ordre du jour dans l’onglet Rencontres individuelles d’Officevibe de Workleap.

 

La collaboration autour des rencontres individuelles se fait au sein d’un environnement confidentiel permettant de préserver l’espace de confiance vital dans le cadre d’une conversation.

Les gestionnaires (exécutif[ve]s et d’équipe) peuvent accéder à deux vues :

  1. Équipes : cet onglet détaille l’ensemble des rencontres individuelles entre les gestionnaires connecté(e)s et les membres de leur équipe (subordonné[e]s direct[e]s ou membres d’une équipe menée sous la responsabilité du gestionnaire).
  2. Personnel : cet onglet détaille l’ensemble des rencontres individuelles entre les utilisateur(rice)s connecté(e)s et leur gestionnaire (immédiat[e] ou situé[e] plus haut dans la hiérarchie).

En fonction de votre rôle dans Officevibe de Workleap, vous avez accès à différentes fonctionnalités relatives aux rencontres individuelles. Les rôles concernés sont les suivants :

  1. Gestionnaire exécutif(ve)
  2. Gestionnaire d’équipe
  3. Membre de l’équipe

en fonction du plan pour lequel vous avez opté, les rôles ci-dessus ont accès à différentes fonctionnalités relatives aux rencontres individuelles.

 

Créer une rencontre individuelle

Pour commencer à planifier des rencontres individuelles avec les membres de votre équipe dans Officevibe de Workleap, suivez les étapes ci-dessous:

Étape 1 : cliquez sur la page principale du tableau de bord des rencontres individuelles.

 

Étape 2 : il vous sera demandé de préparer votre ordre du jour. Deux possibilités s’offriront à vous pour commencer à créer votre ordre du jour : commencer à partir de zéro ou d’un gabarit.

 

Étape 3 : donnez un titre à votre ordre du jour et ajoutez des points de discussion.

 

Étape 4 : lorsque l’ordre du jour sera prêt, vous aurez la possibilité d’inviter l’employé(e) de votre choix à collaborer dessus. 

dans la version payante d’Officevibe de Workleap, vous pouvez enregistrer l’ordre du jour afin d’en faire un gabarit.

 

Inviter le ou la membre de votre équipe à collaborer

Vous avez ajouté l’intégralité des points dont vous vouliez discuter lors de la rencontre individuelle et vous êtes prêt(e) à inviter un(e) membre de votre équipe à collaborer avec vous sur l’ordre du jour.

Pour inviter un(e) membre de votre équipe à collaborer dans Officevibe de Workleap, suivez les étapes ci-dessous:

Étape 1 : cliquez sur Inviter un membre sur la page principale des rencontres individuelles ou sur Inviter dans le nouveau formulaire de rencontre individuelle

 

Étape 2 : sélectionnez un(e) membre d’équipe ou un(e) gestionnaire dans les listes déroulantes à cet effet, puis cliquez sur le bouton Terminer.

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Seul(e) un(e) participant(e) peut être invité(e) à collaborer.

Une fois l’invitation envoyée, le ou la participant(e) recevra une notification et une relation individuelle sera créée entre vous deux.

 

Suggestions

Vous ne savez pas exactement comment vous préparer à votre rencontre individuelle? Pour parer à cette éventualité, nous avons inclus quelques points de discussion suggérés afin de faciliter le processus.

Vous pouvez y accéder en cliquant sur Suggestions.

Nos points de discussion suggérés ont été élaborés en collaboration avec des neuropsychologues utilisant les neurosciences afin d’améliorer l’engagement, les relations professionnelles et la performance de l’équipe.

Ces conseils de discussion abordent autant les objectifs individuels que ceux de l’équipe, ainsi que des sujets liés à l’engagement, dans l’optique de créer des discussions plus approfondies entre gestionnaire et membre de l’équipe qui permettent d’engendrer une meilleure compréhension du rôle, une relation de confiance et un alignement continu.

Le ou la membre de l’équipe aura également accès à l’ordre du jour collaboratif afin de pouvoir ajouter des points de discussion et s’assurer que la rencontre individuelle permettra d’aborder l’intégralité des sujets souhaités. Le ou la membre pourra ainsi contribuer à son propre développement, et membre et gestionnaire auront la possibilité de se préparer.

aucun(e) autre gestionnaire ne peut accéder aux notes figurant dans votre ordre du jour collaboratif, même lorsque le ou la membre change d’équipe. Les [gestionnaires exécutif(ve)s] et les administrateur(rice)s de votre compte n’y ont pas non plus accès. Nous estimons en effet qu’il s’agit de conversations privées entre vous et les membres de votre équipe. Personne d’autre ne peut donc les voir.

 

Planifier la rencontre individuelle

Lorsque vous créez une rencontre individuelle, vous avez la possibilité de définir la rencontre comme récurrente afin de ne pas avoir à la replanifier à l’avenir.

Vous pouvez commencer à planifier la rencontre individuelle dans Officevibe de Workleap en suivant les étapes ci-dessous:

Étape 1  : cliquez sur Planifier la  rencontre sur la page de l’ordre du jour de la R encontres

 

Étape 2 : vous pouvez planifier la rencontre individuelle en choisissant parmi les différentes options de planification. Soit en synchronisant la rencontre avec un évènement déjà planifié dans votre calendrier principal, ou en la planifiant manuellement dans Officevibe de Workleap.

Consultez l’article  Intégration Calendrier afin de procéder à l’intégration de votre calendrier Google.

 

Étape 3 : si vous choisissez de planifier manuellement la rencontre individuelle dans Officevibe de Workleap, vous pouvez définir ou mettre à jour la date, l’heure de début et la durée de la rencontre, ainsi que sa récurrence, le cas échéant. 

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  • La date planifiée ne peut être que la journée en cours ou une date ultérieure.
  • Si la rencontre est récurrente, vous devez choisir la fréquence.
  • Il n’est pas possible de sélectionner un cas particulier tel que le 3e jeudi de chaque mois.
  • Vous pouvez télécharger un fichier .ics à téléverser dans votre calendrier numérique.
  • Un rappel est envoyé trois jours avant la date des rencontres individuelles planifiées.
  • Si vous définissez l’évènement comme récurrent, une date est automatiquement attribuée au nouvel ordre du jour, et la date d’échéance des points de suivi s’appliquera à la prochaine rencontre.

Étape 4 : Cliquez sur le bouton Sauvegarder, et vous pourrez visualiser l’ordre du jour avec la date et l’heure.

 

Étape 5 : cliquez sur Modifier la planification pour changer les paramètres que vous avez définis plus tôt.

 

Étape 6 : pour effacer la date planifiée, cliquez sur Supprimer la planification, puis sur Sauvegarder..

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Rencontre avec un(e) membre de l'équipe: résumer la rencontre et établir des points de suivi

Lorsque tout est prêt pour le jour J, et qu’il est temps pour vous de vous réunir avec le ou la membre de l’équipe, sachez que vous pouvez cocher les points de discussion à mesure qu’ils sont abordés.

N’hésitez pas à ajouter tout point de discussion ayant émergé au cours de la rencontre.

Vous avez la possibilité de prendre des notes et de créer des points de suivi à mesure que la rencontre individuelle se déroule et que la discussion bat son plein. 

vous pouvez visualiser les points de suivi en cliquant sur le profil du ou de la membre dans le menu de gauche ou en consultant l’archive de la rencontre individuelle.

Avant de clore la rencontre, nous vous recommandons de récapituler les points discutés. Vous pouvez ajouter un résumé qui sera partagé avec le ou la membre de l’équipe. De plus, vous pouvez ajouter une note privée à laquelle vous seul(e) aurez accès.

 

Une fois la conversation est terminée, vous pouvez finaliser l’ordre du jour et clore la rencontre. Le ou la membre d’équipe recevra alors une notification. Un autre ordre du jour sera automatiquement créé si la rencontre est définie comme étant récurrente.

 

La rencontre sera enregistrée, et vous aurez accès à la fois à la version archivée de l’ordre du jour et aux points de suivi dans le profil du ou de la membre.

 

Préparez votre prochaine rencontre individuelle

L’ensemble de vos rencontres actives sont disponibles dans la liste principale des rencontres individuelles. Afin de vous préparer à votre prochaine rencontre, vous pouvez sélectionner une rencontre individuelle dans la liste ou en créer une.

 

Les sujets qui n’ont pas été marqués comme ayant été abordés seront enregistrés dans l’onglet Suggestions. Vous aurez la possibilité de les ajouter à l’ordre du jour collaboratif de la prochaine rencontre individuelle.

 

Si vous et les membres de votre équipe avez convenu de points de suivi, vous pouvez ajouter une date d’échéance à chacun des points listés. Si la rencontre a été définie comme étant récurrente, la date d’échéance du point de suivi sera automatiquement la date de la prochaine rencontre individuelle. 

Si vous adoptez la bonne approche, accorder des responsabilités aux employé(e)s clarifie leurs tâches, encourage la proactivité et favorise de bonnes performances. 

Si ce n’est pas déjà fait, fixez les objectifs de votre équipe!

 

Créez et enregistrez vos propres gabarits!

Vous pouvez accéder aux gabarits de rencontres individuelles en cliquant sur le bouton Gabarits, directement sur la page principale.

 

Les gabarits de base offrent une large variété d’exemples de rencontres à suivre et à modifier à votre convenance. 

 

Vous pouvez également créer et enregistrer vos propres gabarits pour votre usage personnel ou celui de votre organisation. 

 

Il est possible de créer un gabarit à partir de zéro ou de se baser sur un des gabarits existants mis à disposition par Officevibe de Workleap. Une fois la personnalisation terminée, vous pouvez cliquer sur Enregistrer dans ma bibliothèque de gabarits.

Une fois enregistré, vous pourrez le retrouver dans la liste des gabarits lorsque vous serez prêt(e) à planifier votre prochaine rencontre individuelle.

L’intégralité des gabarits pouvant être utilisés par toute personne au sein de votre organisation se trouve dans l’onglet « Créés par mon organisation », tandis que vos gabarits personnels se trouvent dans l’onglet « Mes gabarits ». 

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