Comment organiser des rencontres individuelles avec les employés

Les rencontres individuelles sont parmi les outils les plus importants dont dispose un gestionnaire, et sont parmi les meilleurs moyens de garantir des performances individuelles et d'équipe élevées. Elles aident à établir un climat de confiance, à aligner les objectifs individuels et d'équipe, à discuter des différentes visions et à maintenir une bonne communication fondée sur la transparence avec chaque membre d'équipe.

Vous pouvez réduire votre temps de préparation avec notre puissant moteur de conversation qui vous offre des dizaines de points de discussion qui ont prouvé leur capacité à générer des conversations productives et nos différents gabarits de rencontres individuelles sur des sujets spécifiques qui vous permettront de démarrer une réunion avec un ordre du jour prédéfini.

 

Étape 1: Choisissez votre membre d'équipe

En sélectionnant un membre d'équipe dans la liste d'employés de gauche, vous aurez la possibilité de planifier une rencontre individuelle avec l'employé sélectionné.

Après avoir cliqué sur Activer les rencontres avec l'employé, vous serez invité à choisir parmi deux options pour commencer à créer votre agenda. Choisissez si vous souhaitez démarrer votre agenda à partir de zéro ou à partir d'un gabarit:

 

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Étape 2: Ajoutez des points de discussion en collaboration avec le membre d'équipe

Sur cette page, vous pouvez donner un titre, ajouter les points de discussion à l'ordre du jour et fixer la date de la réunion.

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Vous ne savez pas trop comment planifier votre rencontre individuelle? Nous avons ce qu'il vous faut et avons inclus quelques suggestions de points de discussion pour faciliter le processus. Vous et le membre de l'équipe pouvez accéder aux points de discussion en cliquant sur Suggestions.

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Nos suggestions de points de discussion ont été créées en collaboration avec des consultants tels que NEV qui a recours à la neuroscience pour améliorer le rendement de l'équipe. Ces conversations guidées tournent autour des objectifs et des sujets à aborder pour chaque membre d'équipe, et donnent aux membres de l'équipe une idée plus claire de leur rôle.

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Le membre d'équipe aura également accès à l'ordre du jour collaboratif pour ajouter des points de discussion, assurant que tous les sujets souhaités sont abordés lors de leur réunion individuelle. Cela donnera au membre la possibilité de contribuer à son propre développement et permettra au membre et au gestionnaire de se préparer à l'avance.

Remarque: Les notes de votre ordre du jour collaboratif ne sont pas accessibles par les autres gestionnaires, même lorsqu'un membre passe dans une nouvelle équipe. Les gestionnaires exécutifs et les administrateurs de votre compte n'y auront pas non plus accès. Nous considérons qu'il s'agit de conversations privées que vous avez avec le membre de votre équipe, si bien que personne d'autre ne puisse les voir.

 

Schedule the 1-on-1

Lorsque vous lancez une réunion individuelle, vous avez la possibilité de planifier la réunion en saisissant la date, l'heure et la fréquence (si applicable) que vous préférez. Il est également possible de télécharger l'événement du calendrier en cliquant sur Ajouter au calendrier, et les deux participants recevront un rappel 3 jours avant la rencontre.

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Étape 3: Rencontrez le membre d'équipe et définissez les points de suivi

Une fois que vous avez entré tous vos points de discussion et que vous êtes prêt à démarrer la rencontre, vous cliquerez sur Commencer la rencontre. C'est ici que vous pouvez cocher les points dont vous avez discuté dans l'ordre du jour collaboratif et ajouter des points de discussion non planifiés qui ont été soulevés au cours de la rencontre.

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Au fil de la discussion, vous pouvez définir les étapes suivantes et ajouter des points de suivi. Ces informations seront disponibles lorsque vous planifierez et organiserez votre prochaine rencontre individuelle, ce qui rendra la réussite atteignable et facilitera le suivi de vos réussites lors de vos rencontres individuelles récurrentes.

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Étape 4: Résumez la rencontre individuelle et ajoutez une note privée

Avant de terminer la réunion, nous recommandons de prendre le temps de résumer la discussion. Vous pouvez ajouter un résumé qui sera partagé avec le membre d'équipe. Vous pouvez aussi ajouter une note privée à laquelle vous seul aurez accès.

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Une fois que vous avez ajouté tous votre résumé et note, vous pouvez cliquer sur Terminer la rencontre, ce qui enverra une notification au membre d'équipe. La rencontre sera sauvegardée et vous aurez tous les deux accès à l'ordre du jour et aux points de suivi.

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Dans le menu de gauche, en cliquant sur Rencontres, vous aurez un aperçu de toutes vos réunions.

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Étape 5: Préparez votre prochaine rencontre individuelle

Les sujets que vous n'avez pas cochés comme étant terminés seront sauvegardés sous l'onglet suggestions. Vous pourrez les ajouter au prochain ordre du jour collaboratif.

Si vous et un membre de votre équipe avez décidé de définir des points de suivi, vous pouvez ajouter une date d'échéance à chaque point de la liste.

Avec la bonne approche, responsabiliser les employés consiste à inculquer un sentiment de clarté, à les inciter à être proactifs et, en fin de compte, à stimuler le rendement.

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Si ce n'est pas déjà fait - établissez vos objectifs d'équipe!

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