Questionnaires personnalisés

La section Questionnaires personnalisés vous permet de créer des questionnaires avec des questions personnalisées sur des sujets propres à l'organisation. Les questionnaires vous créez sont indépendants des sondages Officevibe réguliers.

Lorsque vous accédez à la section des questionnaires personnalisés, vous verrez tous les questionnaires personnalisés actuellement en circulation. Vous pouvez également voir le taux de participation, le nombre de destinataires et la date à laquelle le questionnaire personnalisé a été activé et le nom de la personne qui l'a créé.

À partir de cette page, vous pourrez voir les questionnaires personnalisés de statut actif, brouillon et archivé.

Actifs - Questionnaires personnalisés qui sont envoyés ou dont l’envoi est prévu. Les questionnaires personnalisés actifs continueront à être envoyés à tous les membres de l'équipe de l'audience tant que le questionnaire n'est pas fermé.

Brouillons - Questionnaires personnalisés qui sont en voie d’être créés pour être envoyés.

Archivés - Questionnaires personnalisés qui ont été fermés. Ces questions de questionnaire personnalisé ne seront plus envoyées, mais vous continuerez d’avoir accès aux résultats.

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Comment créer un questionnaire personnalisé

En fonction de vos rôles et droits d'accès (gestionnaire exécutif ou gestionnaire d'équipe), vous pouvez choisir si votre questionnaire personnalisé sera envoyé à l'ensemble de l'organisation ou à une équipe spécifique. Les gestionnaires exécutifs ont la possibilité d'envoyer un questionnaire personnalisé à l'ensemble de l'organisation et à une ou plusieurs équipes, tandis que les gestionnaires d'équipe ont la possibilité d'envoyer un questionnaire personnalisé uniquement aux équipes qui leur sont assignées.

Pour créer un questionnaire personnalisé, vous devez aller à l'onglet Questionnaires personnalisés et cliquer sur Créer un questionnaire personnalisé. Vous aurez l'option de partir de zéro ou d'utiliser un de nos gabarits.

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Créer un sondage personnalisé à partir de zéro

Pour commencer à zéro, vous devez d'abord ajouter un titre, puis une description (facultative), et enfin sélectionner le type de question que vous souhaitez utiliser. 

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Texte - Les membres peuvent répondre à cette question par du texte. C’est un excellent moyen d’obtenir plus d’informations sur un sujet précis.

Échelle d'opinion - Le format de l’échelle d’opinion présente une échelle avec un total de 10 positions parmi lesquelles le répondant peut choisir, 0 étant le résultat le plus bas et 10 le résultat le plus élevé.

Choix multiple - Le format à choix multiple présente une question avec jusqu’à 10 choix de réponses possibles.

Remarque : Les membres peuvent choisir plus d'une option de réponse dans le format à choix multiple, en plus d'avoir la possibilité d'ajouter des réponses en texte libre aux questions. 

Échelle de Likert - Les membres ont le choix entres 5 options, de Fortement en désaccord à Fortement en accord. 

Questions de suivi - Avec l’échelle d’opinion ou les options à choix multiple, vous pouvez ajouter une question de suivi. Les mêmes règles concernant l'anonymat s'appliquent pour voir les feedbacks anonymes.

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Les questions de suivi visent à recueillir plus d'informations et à vous permettre de comprendre ce qui se passe. Vous pouvez facilement identifier les domaines d’amélioration possibles ou découvrir ce qui fonctionne bien afin de pouvoir continuer à faire ce qui fonctionne!

Remarque : Si vous devez quitter la page ou vous déconnecter, assurez-vous de cliquer sur Continuer au bas de votre page pour vous assurer que votre sondage actif est sauvegardé. 

 

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De cette façon, vous n'aurez pas à recréer vos questions lorsque vous accéderez à votre questionnaire, car vos dernières modifications auront été enregistrées et votre questionnaire personnalisé existant se trouvera sous l'onglet Brouillons.

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Créer un questionnaire personnalisé à partir d'un gabarit

En choisissant de créer votre enquête à partir d'un modèle, vous aurez accès à une grande variété de modèles créés par Officevibe, aux modèles que d'autres responsables de votre organisation ont partagés, ou aux modèles que vous avez enregistrés vous-même ! 

Pour créer et sauvegarder un modèle, suivez ces étapes

  • Cliquez sur (+ Créer un questionnaire personnalisé)
  • Cre_er_bouton_bleu.jpg
  • Complétez vos questions en partant de zéro ou modifiez un gabarit existant.
  • Cliquez sur "Continuer" ; votre questionnaire sera automatiquement enregistrée en tant que brouillon.
  • Brouillon_Sauvegarde_.jpg
  • Retournez à la page principale du questionnaire personnalisé
  • Cliquez sur l'onglet Brouillons
  • Cliquez sur les trois points et enregistrez le sondage comme gabarit.

Questionnaire_gabarit.jpg

 

  • Vous aurez le choix de le sauvegardé en tant que gabarit personnel (disponible pour vous uniquement) ou en tant que modèle public (disponible pour l'ensemble de l'organisation).
  • Vous pourrez désormais retrouver facilement vos gabarits enregistrés et partagés lorsque vous choisirez de créer un nouveau sondage personnalisé à partir d'un gabarit. 

Sauvegarder_en_tant_que_gabarit.jpg

Mon_gabarit.jpg

 

Audience et permissions

En tant que gestionnaire exécutif, vous pouvez choisir si vous voulez que le questionnaire personnalisé apparaisse comme venant de vous, le créateur (ex: Angie aimerait savoir…) ou de l’organisation (ACME aimerait savoir…).

C'est également ici que vous pouvez choisir votre audience, ou à qui vous voulez que le questionnaire personnalisé soit adressé. Vous pouvez sélectionner « Toutes les personnes » pour envoyer le questionnaire à tous les membres de l'organisation ou à des équipes spécifiques. Pour envoyer à plusieurs équipes, commencez à taper le nom de l'équipe que vous souhaitez ajouter. Une liste déroulante s'affichera avec les équipes possibles que vous pouvez ajouter. Continuez à taper leur nom jusqu'à ce qu'elles soient toutes ajoutées.

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Vous pouvez choisir les permissions pour le questionnaire personnalisé, ou qui devrait avoir accès aux résultats.

Ouvert : Tout gestionnaire d'équipe en charge d'une équipe ciblée par ce questionnaire peut consulter les résultats de son équipe (et de ses sous-équipes). Ceux qui ont accès à toutes les équipes au sein de l'audience peuvent modifier et archiver le questionnaire.

Fermé : Permet aux gestionnaires exécutifs de bloquer tout accès aux gestionnaires d'équipe. Seuls les gestionnaires exécutifs peuvent voir, modifier et archiver le questionnaire.

 

Filtrage avancé 

Lorsqu'une organisation a lancé plusieurs enquêtes personnalisées, il peut être difficile pour un responsable de trouver l'enquête qu'il recherche. Cette option de filtrage offre au gestionnaire davantage d'options pour filtrer la liste des enquêtes.

Filtrer par créateur aidera les gestionnaires à trouver le questionnaire qu'ils ont créé.

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Le filtrage par le taux de complétion (plus ou moins de 75%) aidera à identifier le questionnaire à analyser ou pour lequel envoyer un rappel. 

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Mode d'envoi

Une fois que vous avez créé et programmé votre questionnaire personnalisé, vous pouvez le consulter avant son lancement. Lors de l’envoi d’un questionnaire personnalisé, vous pouvez soit l’envoyer immédiatement, à la fin du prochain sondage Officevibe, è la fin d'un sondage à une date planifiée.

Envoyer maintenant - Le questionnaire sera envoyé à l'audience sélectionnée dès que vous appuierez sur Envoyer. Il sera distinct des sondages Officevibe habituels.

Joindre au prochain sondage Officevibe - Tous les questionnaires personnalisés seront envoyés à la fin du prochain questionnaire du membre. Les membres ont la possibilité de choisir le jour où ils préfèrent recevoir leur sondage dans leurs Paramètres personnels, ils ne le recevront pas tous le même jour.

Joindre au sondage Officevibe à partir d'une date prévue - Tous les questionnaires personnalisés seront envoyés à la fin des sondages à partir de la date sélectionnée. Les membres ont la possibilité de choisir le jour où ils préfèrent recevoir leur sondage dans leurs Paramètres personnels, ils ne le recevront pas tous le même jour.

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Remarque : Pendant la création de votre questionnaire personnalisé, vous pouvez cliquer sur le bouton Prévisualiser en bas pour voir à quoi ressemblera votre questionnaire personnalisé. Vous pouvez en fait répondre aux questions (les résultats ne seront pas enregistrés).

Remarque : Dans la fonction Prévisualiser des questionnaires personnalisés, vous devez répondre à la question principale pour que la question de suivi apparaisse. Lorsque la question de suivi s'affiche, vous pouvez appuyer sur Sauter pour passer à la question suivante et vous pourrez alors voir toutes les questions de suivi dans le questionnaire personnalisé.

Important : Si vous avez opté pour l'intégration de vos communications Officevibe via Microsoft Teams, les sondages personnalisés ne seront pas envoyés par le biais du bot MS Teams, mais ils seront plutôt envoyés aux adresses électroniques des membres de votre compte.

 

Consulter les résultats

Pour préserver l'anonymat, nous avons établi les règles suivantes :

  • 3 personnes doivent répondre à toute question à choix multiple ou à échelle avant que vous puissiez voir les résultats.
  • 5 personnes ont répondu à des questions textuelles avant que vous ne puissiez voir les résultats.
    Apprenez-en plus sur l'anonymat ici.

Vous pouvez accéder aux résultats de chaque question et les afficher dans votre tableau de bord. Vous pouvez également consulter les statistiques de participation pour connaître le pourcentage de questions auxquelles on a répondu, qui ont été sautées ou auxquelles on n'a pas encore répondu. Vous disposez également d’un récapitulatif du nombre d'équipes ciblées par le questionnaire avec le nom de la personne qui l’a créée et la date à laquelle le questionnaire personnalisé a été activé. Il y a aussi la date à laquelle le rapport a été généré.

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Filtrer vos résultats

If the Custom Poll was sent to multiple Teams, you are able to view the results by Team by clicking on the Filter button in the top right-hand corner. This will allow you to view the results by team (based on your permissions). Si le questionnaire personnalisé a été envoyé à plusieurs équipes, vous pouvez voir les résultats par équipe (en fonction de vos permissions). Simplement choisir l'équipe désirée dans le coin supérieur droit.

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Exporter vos résultats

À tout moment, vous pouvez exporter les résultats des questionnaires personnalisés sous la forme d’un fichier Excel. Vous pourrez voir les statistiques des questionnaires personnalisés sur le premier onglet accompagnées du feedback laissé; sur le deuxième onglet, vous pourrez voir la distribution des résultats ainsi que le feedback aux questions de suivi.

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Options supplémentaires

En fonction du niveau d’accès sélectionné et de vos permissions, votre tableau de bord vous donnera accès à plusieurs options supplémentaires qui sont disponibles à partir d’un menu déroulant qui sont accessible par les trois points à la fin de la ligne du questionnaire en question.

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Envoyer un rappel: À tout moment après l’envoi d’un questionnaire personnalisé, vous pouvez choisir d’envoyer un rappel à ceux qui n’ont pas encore répondu.

Modifier: Si nécessaire, vous pouvez modifier un questionnaire personnalisé ouvert à tout moment. Si le questionnaire personnalisé a déjà été envoyé, les modifications n'apparaîtront que pour ceux qui n'ont pas encore répondu. Cela dit, il n'est pas possible d'ajouter des questions à votre questionnaire personnalisé ou de modifier l'audience une fois que le questionnaire a été envoyé.

Dupliquer: Pour envoyer plusieurs fois le même questionnaire personnalisé, vous pouvez choisir l'option Dupliquer pour n'importe quel questionnaire. Cela vous permettra d’envoyer à nouveau un questionnaire personnalisé sans avoir à remplir les données une nouvelle fois!

Archiver: Cette option vous permet d'archiver le questionnaire personnalisé une fois que vous avez terminé de recueillir les données et que vous ne voulez plus que le questionnaire personnalisé soit envoyé ou accessible.

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