Import CSV

Si vous avez un plan payant Officevibe et que vous êtes prêt à créer des équipes et à inviter vos membres d'équipe en masse dans Officevibe, vous pouvez le faire en suivant la procédure ici: Importation de membres en masse (option plan payant)

L'import du fichier CSV vous permet de: 

  1. Créer automatiquement des équipes.
  2. Restructurer vos équipes actuelles.
  3. Désactiver/Réactiver plusieurs employés.

Il ne donnera pas accès aux gestionnaires d'équipe. Vous pouvez gérer les autorisations pour chaque gestionnaire dans l'application.

 

Dans cet article, nous expliquons comment:

  1. Créez le fichier .csv
  2. Téléchargez le fichier .csv
  3. Répliquez votre structure organisationnelle en combinant des équipes ensemble
  4. Donner accès à vos Gestionnaires d'équipe
  5. Gardez les équipes et les membres à jour après le téléchargement initial

 

1. Créez votre fichier .csv

Pour commencer, vous devrez accéder à votre structure organisationnelle, que vous pouvez obtenir à partir d'un système RH / Paie interne. Si vous n'y avez pas accès dans votre organisation, vous pouvez demander aux responsables d'envoyer une liste des membres de l'équipe avec leur nom d'équipe. Voici un exemple:

mceclip2.png

De là, vous pouvez soit télécharger notre modèle ici ou créer votre fichier en ouvrant un document Excel et en le formatant comme suit:

  • Colonne A – Adresse courriel (les courriels peuvent être professionnels ou personnels et différents domaines peuvent être utilisés)
  • Colonne B – Prénom
  • Colonne C – Nom de famille
  • Colonne D – Titre du poste (facultatif, si vous ne choisissez pas d'ajouter des titres d'emploi, laissez cette colonne vide - ne la supprimez pas)
  • Colonne E – Lien URL vers image de profil (facultatif, si vous ne choisissez pas d'ajouter des titres d'emploi, laissez cette colonne vide - ne la supprimez pas)
  • Colonne F - Équipe / Gestionnaire immédiat pour chaque membre

Voici un modèle pour vous aider à démarrer: Modèle CSV

 

Gardez à l'esprit:

  1. Le champ de courrier électronique doit être un format de courrier électronique valide, mais tout domaine de courrier électronique est autorisé.
  2. Les champs équipe, prénom et nom sont limités à 50 caractères.
  3. Le champ du titre du travail est limité à 255 caractères.

Voici à quoi devrait ressembler votre document Excel lorsque vous commencez à remplir les informations:

blobid0.png

Avant d'enregistrer le fichier, veuillez supprimer tous les en-têtes. La ligne A doit inclure les informations du premier employé.

Une fois que vous avez terminé d'entrer les détails de chacun des membres dans votre fichier, vous devez enregistrer votre fichier dans le format CSV UTF-8.

 

2. Importer votre fichier .csv

En téléchargeant votre fichier, vous créerez automatiquement vos équipes et invitez les nouveaux employés répertoriés dans le fichier. Le système enverra immédiatement des invitations aux nouveaux employés, contenant un lien vers leur première sondage.

Si vous avez des membres répertoriés dans le fichier qui sont déjà dans votre compte avec le même courriel, le téléchargement du fichier les placera simplement dans les équipes que vous avez décrites dans le fichier; Une nouvelle invitation ne sera pas envoyée.

Accédez à ce lien pour télécharger votre fichier sur la plateforme: https://app.officevibe.com/api#/import

Une fois que vous avez sélectionné le fichier à télécharger, vous serez amené à l'écran suivant où vous avez la possibilité d'effectuer quelques tâches:

mceclip2.png

Option 1: Remplacez vos équipes actuelles

Cette option est utile si vous souhaitez restructurer des équipes après un changement organisationnelle.

En cochant la première case, vous mettrez à jour la structure d'équipe existante sur la plateforme. Les équipes seront mises à jour avec les bon membres tant que l'équipe porte exactement le même nom. Les équipes qui ne sont pas présentes dans le fichier ne seront pas modifiées.

Option 2: Réactiver ou désactiver les employés

Cette option est utile si vous devez réactiver ou désactiver des membres d'équipe en masse.

En cochant la deuxième case, le système désactivera tous les membres actuellement actifs qui ne sont pas présents dans le fichier téléchargé, les empêchant d'accéder à l'outil et de recevoir de futures sondages. Si l'employé présent dans le fichier est déjà désactivé dans Officevibe, le système réactivera cet employé.

 

3. Répliquez votre structure organisationnelle en combinant des équipes ensemble

Après le téléchargement, vous aurez une liste mise à jour des membres de l'équipe et des équipes sur Officevibe. Les nouveaux employés recevront leurs sondages dans le cadre du processus d'invitation. À partir de là, vous souhaiterez répliquer les différents niveaux de votre structure organisationnelle.

Accédez aux paramètres en haut à droite de l'application, sélectionnez Équipes pour voir la liste de toutes les équipes importées.

mceclip1.png

 

Dans la section Gérer les équipes, vous pouvez filtrer la liste par:

  • Équipe: nom que vous avez donné à l'équipe dans votre fichier .csv
  • Membres: nombre d'employés inclus dans l'équipe
  • Sous-équipes: nombre de sous-équipes incluses dans une plus grande équipe
  • Gestionnaires: nombre de gestionnaires ayant accès à l'équipe
  • Créé le: Date à laquelle l'équipe a été créée

Vous pouvez utiliser des sous-équipes dans Officevibe pour répliquer la hiérarchie que vous avez au sein de votre organisation. De cette façon, vous pouvez avoir des rapports spécifiques pour votre propre réalité d'entreprise.

Cliquez sur le bouton bleu «Créer une équipe» en haut à droite de la section Gérer les équipes.

Vous devrez ensuite choisir le nom de l'équipe, les gestionnaires et les sous-équipes ou membres qui feront partie de cette nouvelle équipe. Vous pouvez également coder en couleur cette nouvelle équipe.

mceclip2.png

Les gestionnaires pourront filtrer les scores par sous-équipes. Cela leur permettra de mieux accompagner leurs subordonnés directs dans la réalisation de leurs objectifs.

 

4. Donnez à vos gestionnaires l'accès à leur(s) équipe(s)

Permettre aux gestionnaires de bâtir des relations solides avec les membres de leur équipe est essentiel dans Officevibe. Un gestionnaire a accès aux résultats de l'équipe en dessous de lui dans la hiérarchie Officevibe. Consultez les différents niveaux d'accès ici: Rôles et droits d'accès des membres.

Afin d'affecter des gestionnaires, vous voudrez cliquer sur l'équipe et ajouter le nom du ou des gestionnaires sous le deuxième onglet.

mceclip3.png

Une fois que vous avez entré le nom du ou des gestionnaires qui devraient avoir accès à l'équipe, vous pouvez appuyer sur "Mettre à jour l'équipe". Maintenant, les gestionnaires auront une visibilité sur tous les résultats, les scores et les commentaires de cette équipe!

 

5. Gardez les équipes et les membres à jour après le téléchargement initial

Vous pouvez monitorez les membres qui ont accepté les invitations en accédant à vos Paramètres organisationnels - Membres - Actifs. Voici où vous verrez tous ceux qui ont accepté l'invitation Officevibe dans votre compte! Notez que le lien d'invitation expirera après 5 jours. Si tel est le cas, vous pouvez envoyer un rappel aux employés qui n'ont pas encore accepté l'invitation via la section Membres de l'équipe.

mceclip4.png

Vous pouvez suivre la participation via le graphique de participation au bas de la section Rapport. N'oubliez pas que prendre action, répondre aux commentaires et fixer des objectifs sur une base régulière sont essentiels pour maintenir un taux de participation élevé au fil du temps. Nous vous recommandons de jeter un œil à la boîte à outils du gestionnaire.

mceclip5.png

Si vous souhaitez restructurer les équipes ou mettre à jour la liste des membres de l'équipe, vous pouvez télécharger un nouveau fichier. Reportez-vous à l'étape 2 de cet article et choisissez l'option qui correspond à vos besoins!

Si vous souhaitez mettre à jour les propriétés de vos membres pour l'analyse de segment, veuillez vous référer à cet article: Propriétés des membres Officevibe.

Partager