Au sein d'Officevibe, les membres peuvent passer par quatre statuts différents. Vous trouverez ci-dessous les descriptions et les différences entre chacun d'entre eux. Cela vous permettra de mieux comprendre ce qui se passe dans votre compte et de mieux comprendre ce que les autres peuvent voir.
Différents statuts de membres :
- Créé : Créez vos membres sans les inviter dans la plateforme (pour les invitations manuelles, le import de masse, BambooHR et l'intégration API personnalisée).
- Invité : Les membres ont reçu une invitation à rejoindre Officevibe mais n'ont pas encore accepté.
- Actif : Les membres ont accepté l'invitation et répondent à leurs sondages éclairs de manière continue (au moins une question au cours des 30 derniers jours).
- Inactif : Les membres n'ont pas répondu à au moins une question de sondage au cours des 30 derniers jours.
- Désactivé : Pour une période temporaire, les membres n'ont pas besoin de faire partie d'Officevibe. I.e., quitter l'entreprise, prendre un congé de maternité, un congé autorisé, etc.
Les données historiques d'un membre désactivé sont toujours dans le compte, mais tant que c'est leur statut, elles ne vous sont pas facturées et elles n'ont pas d'impact sur votre score de participation.
Pour obtenir des informations plus détaillées, vous pouvez accéder à la liste des membres via la section Paramètres. Cliquez sur Plus de FIltres pour faire défiler chaque statut et/ou rôle :
En savoir plus sur les rôles et permissions: Rôles et droits d'accès des membres
Membre Crée (pour les invitations manuelles, l'import de masse, l'intégation BambooHR et personnalisé)
Pour ce ui est des invitations manuelles, l'import de masse, l'intégation BambooHR et personnalisée, vous pouvez créer vos membres sans les inviter par courriel en modifiant l'option dans la section Paramètres > Détails de l'organisation :
Cela vous permettra de tout confirmer avant de notifier les membres par courriel.
Lorsque vous serez prêt à les inviter dans votre compte, vous souhaiterez filtrer pour tous les membres ayant ce statut, cochez les cases à côté de leur nom, et cliquez sur le bouton Inviter.
Membre invité
Les membres répertoriés comme invités ou invitation en attente ont reçu une invitation pour rejoindre Officevibe, mais de l'ont pas encore acceptée.
Vous pouvez contacter ces membres pour leur rappeler d'accepter votre invitation. En cochant le nom d'un membre invité, vous pourrez envoyer un rappel personnalisé:
Membre actif
Les membres répertoriés comme « Actif » ont accepté l'invitation et répondent à leur sondages sur une base régulière. Tant qu'un membre a répondu au moins à une question de sondage au cours des 30 derniers jours, ils seront considérés comme actifs.
Membre inactif & Envoi de rappels
Lorsqu'un membre n'a pas répondu à au moins une question du sondage au cours des derniers 30 jours, ils passeront au statut "Inactif". Un membre inactif continuera de recevoir les sondages Officevibe.
Les Administrateurs et les gestionnaires ont la possibilité d'envoyer un rappel personnalisé aux membres inactifs.
Administrateurs
En cochant le nom d'un membre, vous aurez la possibilité de le contacter en utilisant le bouton ''Envoyer un rappel''. Pour éviter d'envoyer trop de rappels, un rappel ne sera pas envoyé au même membre dans une période de 14 jours.
Gestionnaires
Les gestionnaires pourront envoyer un rappel personnalisé à tous les membres inactifs de leur(s) équipe(s). Cependant, les gestionnaires ne voient pas l'identifié des membres inactifs. Officevibe présentera uniquement le nombre total de membres actifs et inactifs dans les équipes (dans l'app).
Les gestionnaires ne voient pas qui est actif ou inactif, pour protéger l'anonymat.
Pour envoyer un rappel, rendez-vous dans la section Paramètres > Membres. Vous aurez alors la possibilité de sélectionner l'équipe concernée dans le menu déroulant et d'utiliser l'option Plus de filtres. Appuyez sur le bouton "Envoyer un rappel" pour ouvrir une boîte de message et lancer le rappel.
Les gestionnaires pourront également envoyer un rappel vai le rapport de sondage. Si le pourcentage de participation est bas, l'option "Envoyer des rappels" sous le graphique sera disponible pour un accès rapide.
Vous avez la possibilité de personnaliser votre message de rappel. Autrement, un rappel générique de participation sera envoyé aux utilisateurs inactifs.
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Membre désactivé
La désactivation d'un membre peut être annulée facilement et n'est pas permanente. Ceci est un statut approprié pour ceux qui sont en congé et n'ont pas besoin d'accéder à leur Compte Officevibe. Les membres désactivés sont des membres dont les données historiques sont toujours dans le compte, mais qui n'ont plus besoin faire partie d'Officevibe (ex. départ de l'entreprise, congé de maternité, congé sans solde).
Les membres désactivés ne comptent plus comme actifs ou inactifs. Ce qui signifie que vous n'êtes pas facturé pour les membres déscativés et ils n'ont pas d'impact sur votre score de participation.
Restaurer un membre
Lorsqu'une personne qui a été désactivée retourne au travail, elle peut être facilement restaurée et ajoutée à nouveau dans votre cycle Officevibe. Cela replacera le membre automatiquement dans les équipes dans lesquelles il était avant la désactivation et il recevra les sondages de nouveau.
En cochant un membre avec le status désactivé, l'option Restaurer sera disponible
Supprimer un membre
La suppression d'un membre a aucun impact sur vos scores historiques lorsque vous choisissez de supprimer définitivement un membre. C'est la meilleure option si vous savez que le membre ne revient pas ou si l'e-mail doit être associé à un autre compte Officevibe.
