Statut de l'employé et envoi de rappel

Dans Officevibe, les employés auront différents statuts. Vous pouvez accéder à la liste des membres via la section Paramètres > Membres. Cliquez sur Plus de filtres pour parcourir chaque statut et/ou rôle :

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En savoir plus sur les rôles et permissions: Rôles et droits d'accès des membres

 

Membre Crée (pour les invitations manuelles, l'import de masse, l'intégation BambooHR et personnalisé)

Pour ce ui est des invitations manuelles, l'import de masse, l'intégation BambooHR et personnalisée, vous pouvez créer vos membres sans les inviter par courriel en modifiant l'option dans la section Paramètres > Détails de l'organisation :

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Cela vous permettra de tout confirmer avant de notifier les employés par courriel.

 

Lorsque vous serez prêt à les inviter dans votre compte, vous souhaiterez filtrer pour tous les membres ayant ce statut, cochez les cases à côté de leur nom, et cliquez sur le bouton Inviter.

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Consultez les étapes détaillées:  Invitez des membres à Officevibe !

 

Membre invité

Les employés répertoriés comme Invités ou en attente de confirmation ont reçu une invitation pour rejoindre Officevibe, mais de l'ont pas encore acceptée.

Vous pouvez contacter ces employés pour leur rappeler d'accepter votre invitation. En cochant le nom d'un employé invité, vous pourrez envoyer un rappel personnalisé: 

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Les invitations à rejoindre Officevibe expirent après 7 jours pour des raisons de sécurité. Si une invitation a expiré, une nouvelle invitation peut être envoyée en sélectionnant le(s) utilisateur(s) et en cliquant sur le bouton ''envoyer un rappel''.

 

Membre actif

Les employés répertoriés comme « Actif » ont accepté l'invitation et répondent à leur sondages sur une base régulière. Tant qu'un membre a répondu au moins à une question de sondage au cours des 30 derniers jours, ils seront considérés comme actifs. 

Un employé est toujours marqué comme actif pendant 30 jours après avoir accepté l'invitation.

 

Membre inactif & Envoi de rappels

Lorsqu'un employé n'a pas répondu à au moins une question du sondage au cours des derniers 30 jours, ils passeront au statut "Inactif". Un employé inactif continuera de recevoir les sondages Officevibe.

Les Administrateurs et les gestionnaires ont la possibilité d'envoyer un rappel personnalisé aux employés inactifs.

Administrateurs

En cochant le nom d'un employé, vous aurez la possibilité de le contacter en utilisant le bouton ''Envoyer un rappel''. Pour éviter d'envoyer trop de rappels, un rappel ne sera pas envoyé au même employé dans une période de 14 jours.

Les administrateurs sont les seuls dans le compte qui peuvent voir l'identité de employés inactifs.

Gestionnaires

Les gestionnaires pourront envoyer un rappel personnalisé à tous les membres inactifs de leur(s) équipe(s). Cependant, les gestionnaires ne voient pas l'identifié des membres inactifs. Officevibe présentera uniquement le nombre total de membres actifs et inactifs dans les équipes (dans l'app).

Les gestionnaires ne voient pas qui est actif ou inactif, pour protéger l'anonymat.

Pour envoyer un rappel, rendez-vous dans la section Paramètres > Membres. Vous aurez alors la possibilité de sélectionner l'équipe concernée dans le menu déroulant et d'utiliser l'option Plus de filtres. Appuyez sur le bouton "Envoyer un rappel" pour ouvrir une boîte de message et lancer le rappel. 

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Les gestionnaires pourront également envoyer un rappel vai le rapport de sondage. Si le pourcentage de participation est bas, l'option "Envoyer des rappels" sous le graphique sera disponible pour un accès rapide.

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Vous avez la possibilité de personnaliser votre message de rappel. Autrement, un rappel générique de participation sera envoyé aux utilisateurs inactifs.

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Membre désactivé

La désactivation d'un membre peut être annulée facilement et n'est pas permanente. Ceci est un statut approprié pour ceux qui sont en congé et n'ont pas besoin d'accéder à leur Compte Officevibe. Les employés désactivés sont des membres dont les données historiques sont toujours dans le compte, mais qui n'ont plus besoin faire partie d'Officevibe (ex.  départ de l'entreprise, congé de maternité, congé sans solde).

Les membres désactivés ne comptent plus comme actifs ou inactifs. Ce qui signifie que vous n'êtes pas facturé pour les membres déscativés et ils n'ont pas d'impact sur votre score de participation.

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Lorsqu'un membre est retiré d'une équipe/ou répertorié comme membre désactivé, ses réponses fournies alors qu'ils étaient dans leur(s) équipe(s) seront retirées dans une fenêtre aléatoire de 15 à 30 jours (pour protéger l'anonymat). Cela n'affectera pas données historiques, seulement les scores actuels.
Seuls les membres actifs et inactifs/in-app sont inclus dans la facturation.

Restaurer un membre

Lorsqu'une personne qui a été désactivée retourne au travail, elle peut être facilement restaurée et ajoutée à nouveau dans votre cycle Officevibe. Cela replacera le membre automatiquement dans les équipes dans lesquelles il était avant la désactivation et il recevra les sondages de nouveau.

En cochant un membre avec le status désactivé, l'option Restaurer sera disponible

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Seul l'administrateur Officevibe peut restaurer un membre.

Supprimer un membre

La suppression d'un membre a aucun impact sur vos scores historiques lorsque vous choisissez de supprimer définitivement un membre. C'est la meilleure option si vous savez que l'employé ne revient pas ou si l'e-mail doit être associé à un autre compte Officevibe.

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Seul l'administrateur Officevibe peut supprimer un membre.
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