Import de masse pour les membres et les équipes

Ajouter des nouveaux membres à votre compte Officevibe, c'est possible grâce à un simple fichier Excel à télécharger dans l'onglet Import de Masse des paramètres de votre compte Officevibe

Voici les étapes à suivre pour remplir ce fichier et s'assurer d'un import réussi!

1. Télécharger votre fichier Excel

Ce fichier est téléchargeable depuis la plateforme, mais seul un Administrateur peut effectuer cette action. Dans les paramètres, cliquez sur Import de Masse qui se trouve dans la section Gestion des membres et de l'équipe. Cliquez sur Téléchargez le fichier.

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Si une intégration est active, vous devrez la désactiver le temps de faire les manipulations manuellement via le fichier. Vous pourrez réactiver votre intégration par la suite, mais gardez à l'esprit qu'une intégration de provisionnement active pourrait écraser vos modifications manuelles.

 

2. Modifier et remplir votre fichier Excel

Une fois le fichier téléchargé, vous aurez un document Excel contenant les détails des membres actuels de votre compte. Vous devrez ajouter les informations des nouveaux membres que vous souhaitez inviter: 

Courriel: Le courriel du membre (tout en minuscule). Ce sera le nom d'utilisateur du membre. Pour changer le courriel d'un membre référez-vous à la procédure ici

Prénom: Le prénom du membre.

Nom: Le nom de famille du membre.

Titre (optionnel): Le titre d'emploi du membre; Les membres peuvent ajouter leurs titre d'emploi dans leurs paramètres personnels.

Courriel du gestionnaire immédiat (optionnel): Le courriel (en minuscule) du gestionnaire immédiat du membre permettra de créer les équipes. Tous devraient avoir un superviseur à l'exception du Président Directeur Général. 

Remarque : Si vous voulez ajouter un membre à plusieurs équipes, vous devrez le faire manuellement dans l'application ou par le biais d'une importation CSV

Important : Les membres qui sont désactivés manuellement dans l'application ne seront pas réactivés par l'option de masse (y compris CSV et intégrations).

Langue de préférence (optionnel): Langue de sondage. Voici les choix possibles:

  • English
  • Français
  • Español
  • Português
  • Deutsche

Est Gestionnaire exécutif (optionnel): Mettre "TRUE" si le membre doit avoir un accès de gestionnaire exécutif. 

Les autres colonnes correspondent à des propriétés que vous devez préalablement définir dans l'application: Propriétés des membres Officevibe. 

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3. Importer votre fichier Excel

Lorsque vous avez fini de remplir le fichier avec les informations des nouveaux membres, vous pouvez enregistrer le document en format .xlsx. Maintenant que votre fichier est prêt, vous pouvez l'importer. 

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S'il s'agit de votre premier import, vous pouvez créer les membres pour les inviter ultérieurement, ou les inviter directement à créer leur compte Officevibe. Pour ce faire rendez-vous dans la section Paramètres > Organisation > Une fois les membres créés, invitez-les automatiquement à rejoindre Officevibe . 

 

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4. Vérifier et confirmer les changements

Lorsque vous importez le fichier Excel, vous pourrez vérifier tous les changements qui seront apportés à votre compte ainsi que les erreurs identifiées.

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S'il s'agit de votre premier import, vous devrez finaliser la structure organisationnelle manuellement dans l'application en combinant des équipes (ex: équipe A + équipe B + équipe C = Département ABC). 
En cliquant sur "VOIR" vous aurez accès aux détails des modifications et/ou erreurs. 

Important : Les membres qui sont désactivés manuellement dans l'application ne seront pas réactivés par l'option de masse (y compris CSV et intégrations).

 

5. Garder les membres à jour

Le fichier peut être utilisé après votre premier import afin de maintenir votre liste des membres à jour. Vous devrez toujours utiliser le fichier téléchargé de l'application afin de compléter les changements. 

  • En rajoutant des lignes dans le fichier, vous pouvez inviter de nouveaux membres. 
  • En retirant des membres existants du fichier, vous pouvez désactiver leur profil Officevibe. 
  • En ajoutant le courriel du gestionnaire immédiat, vous pouvez soit rajouter le membre à une équipe existante, ou créer de nouvelles équipes. 
  • En modifiant la propriété associé à un membre dans le fichier, le système fera les mises à jour de vos segments
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