Avoir une bonne ambiance au sein de l'équipe va bien au-delà du bonheur au travail et des avantages extravagants - et nous sommes là pour vous expliquer tout cela !
Qu'est-ce qu'Officevibe?
Officevibe est une plate-forme en ligne qui vous aide à comprendre comment votre équipe se sent vraiment et vous permet d'avoir une équipe plus performante et plus engagée. Nous faisons cela grâce à l'agrégation des résultats / réponses collectés à partir des sondages éclairs envoyés aux employés. Le résultat attendu est que vous pouvez créer des changements positifs dans vos équipes.
Les réponses aux sondages sont anonymes, créant efficacement un espace sûr dans lequel chaque employé peut se sentir à l'aise pour partager ses sentiments par rapport à sa réalité de travail personnelle dans l'équipe et l'organisation.
L’anonymat
L’approche adoptée par Officevibe en matière d’anonymat permet aux employé(e)s de faire part à leur employeur d’éléments importants de leur quotidien, et ce en toute sécurité et facilité. En prenant en compte le feedback, Officevibe vise à stimuler l’engagement.
L’anonymat, un choix : à l’inverse d’autres solutions, Officevibe donne la possibilité à chaque membre, quel que soit son rôle ou sa position dans l’organisation, de soumettre à son organisation du feedback direct de façon anonyme.
Des conversations honnêtes : les gestionnaires peuvent répondre au feedback anonyme laissé par un(e) membre de l’équipe dans Officevibe, et le ou la membre peut continuer à échanger à ce sujet tout en conservant son anonymat si c’est ce qu’il/elle souhaite. L’anonymat favorise donc une communication ouverte en créant un espace où les membres peuvent s’exprimer en toute liberté, ce qui permet d’aborder les principaux problèmes.
Des résultats agrégés : tous les résultats des sondages éclair sont agrégés et anonymes. Ainsi, les données que les gestionnaires et les RH reçoivent sont plus fiables. Il n’est pas possible de remonter jusqu’aux employé(e)s individuel(le)s à partir de leurs réponses au sondage éclair, il leur est donc possible de faire part de leur avis et de leurs besoins de façon honnête.
Questions posées dans les sondages éclair
Nous avons établi un partenariat avec Deloitte, les expert(e)s en capital humain, afin de tester et de confirmer la validité scientifique de notre modèle de sondage à la lumière des théories reconnues et éprouvées. Le contenu et la formulation des 122 questions du sondage Officevibe ont été analysés, et toutes les questions ont été validées. Par conséquent, nous pouvons vous assurer qu’Officevibe vous offre l’outil le plus précis possible pour mesurer l’engagement des employé(e)s de votre équipe ou votre organisation et vous permettre d’agir en fonction.
Fonctionnement de la sélection des questions de chaque sondage éclair
Les sondages éclair d’Officevibe tirent leurs questions d’une banque de 122 questions. Chaque question est liée à l’une de nos 10 métriques clés de l’engagement des employé(e)s, qui sont subdivisées en 26 sous-métriques, sélectionnées de façon à mettre en avant les thèmes les plus importants au sein d’une métrique donnée. Ces métriques ont été conçues par des expert(e)s des Ressources humaines et du monde du travail.
Vous pouvez en apprendre plus sur les 10 métriques de l’engagement des employé(e)s ici.
Les membres de la même équipe ou organisation recevront des questions différentes chaque semaine et à des moments différents. Notre algorithme choisit les questions du sondage à poser en identifiant les sous-métriques ayant obtenu le moins de données au cours des 30 derniers jours. En clair, chacune des 122 questions de sondage prédéfinies correspond à l’une de nos 26 sous-métriques. Notre algorithme choisit les questions du sondage de chaque employé(e) en fonction des sous-métriques pour lesquelles il ou elle a répondu au moins de questions.
Débuter avec les sondages Officevibe
Le tout premier sondage Officevibe que l’employé(e) reçoit contient dix questions. Pourquoi dix? Pour nous permettre de vous faire savoir dès que possible le score obtenu à chacune des 10 métriques relatives à l’engagement des employé(e)s! Les sondages suivants contiennent normalement cinq questions, mais cela dépend de la fréquence des sondagesdéfinie par votre organisation.
Questions posées dans les sondages éclair — FAQ
Sur quel modèle ou quelle thèse se basent les questions et quelles sont les idées qui les sous-tendent?
Les questions du sondage Officevibe se basent sur ce qu’on appelle les 10 métriques de l’engagement des employé(e)s. Cette sélection de métriques se fonde sur des décennies d’études consacrées à l’analyse des facteurs ayant le plus d’impact sur l’engagement des employé(e)s.
Notre sélection de métriques s’appuie sur des théories de développement organisationnel de premier plan et est approuvée par un leader de renommée mondiale dans le domaine de l’engagement des employé(e)s. Cette approbation a été obtenue à l’issue d’un exercice réalisé avec l’équipe d’expert(e)s en capital humain de Deloitte, qui avait pour but de mettre à l’épreuve et de confirmer la validité scientifique de l’approche et du modèle que nous avons adoptés pour mesurer l’engagement des employé(e)s.
Trois types d’approches sont généralement favorisés dans les protocoles utilisés pour valider les outils de sondage : validation du contenu; validation de la construction, c’est-à-dire validation statistique du sondage; et validation des critères, c’est-à-dire étude de la corrélation entre un niveau élevé de participation et des impacts positifs pour l’organisation (par exemple, la rentabilité).
Pourquoi est-ce que je ne peux pas adapter les questions ou les personnaliser en fonction de la culture de mon organisation?
Pour obtenir des résultats et des scores qui ne sont pas biaisés et qui restent stables dans le temps, il est important de conserver la formulation des questions. De cette façon, les résultats peuvent facilement être comparés en interne, en externe avec d’autres organisations du même secteur, ou même avec l’ensemble des membres d’Officevibe, qui représentent plus de 60 millions de points de données quantitatives.
En d’autres termes, le fait d’avoir des questions fixes permet de voir comment s’en sort une équipe par rapport à une autre au sein de l’organisation ou encore d’examiner où se place votre organisation ou votre équipe par rapport à d’autres de votre industrie.
Les mots peuvent avoir un sens différent d’une équipe à une autre ou d’une organisation à une autre. Afin que les scores restent fiables, il est nécessaire que les questions restent les mêmes et ne présentent pas de biais pour l’ensemble des membres. Verrouiller les questions nous permet de fournir des données précises et structurées concernant les 10 métriques clés.
Pourquoi les questions sont-elles répétitives?
Il est important de se souvenir qu’Officevibe adopte une approche « éclair ». À l’inverse d’autres méthodes de sondage, l’approche « éclair » a pour but de faire des suivis réguliers avec les membres d’équipe afin de comprendre leurs besoins et leurs difficultés en temps réel, quand il vous est encore possible d’agir à ce sujet. Cela vous permet de mieux comprendre la réalité de votre équipe, d’avoir davantage conscience de l’impact de vos initiatives et de voir quelles métriques ou sous-métriques requièrent votre attention.
Il est essentiel de suivre l’évolution de votre équipe afin de pouvoir résoudre les difficultés rencontrées, discuter de problèmes particuliers et agir si nécessaire. C’est pourquoi il est normal de voir les mêmes questions de sondage revenir de temps à autre. Cela vous permet d’identifier un problème rapidement et d’agir pour le résoudre.
Au cours d’une période de 90 jours, un(e) membre ne verra pas deux fois la même question. Après cette période, les questions sont sélectionnées en fonction des sous-métriques pour lesquelles le moins de données ont été collectées pour cet(te) employé(e). Il peut s’écouler jusqu’à six mois avant que chacune des 122 questions peuvent prendre jusqu’à six mois pour toutes apparaisse au moins une fois.
Que se passe-t-il lorsqu’un(e) membre répond à plus de questions qu’un(e) autre?
Nous adorons les membres proactif(ive)s, mais le fait qu’ils ou elles répondent à des questions supplémentaires sur la plateforme peut parfois influer sur les scores. De même, un(e) membre qui ne participe pas aux sondages aura également un impact sur le score de l’équipe.
Officevibe n’utilisera que les réponses les plus récentes dans vos rapports. Les questions auxquelles un(e) même membre a répondu plusieurs fois ne seront pas incluses dans le score total ni dans les rapports sur les questions, les métriques ou les sous-métriques.
Officevibe affiche également une deuxième ligne pointillée sur le graphique de votre rapport sur l’engagement, qui montre l’impact des membres inactif(ive)s sur votre score.
Scores et rapports
Le recours à des réponses anonymes permet aux membres de vous faire part de leur avis en toute honnêteté. Les réponses sont agrégées, puis converties en scores afin de préserver l’anonymat des employé(e)s. Ces scores s’affichent dans vos rapports d’équipe. Voici un aperçu rapide de la page des rapports d’équipe :
Métriques d’engagement : les scores moyens pour chaque métrique et sous-métrique sont basés sur les réponses des employé(e)s aux questions de sondage.
Promoteurs et promotrices au sein de votre organisation : le score de recommandation des employé(e)s (eNPS)s’appuie sur la question suivante : « Sur une échelle de 0 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez votre organisation comme bon endroit pour travailler? »
Les recherches ont prouvé à de nombreuses reprises que des niveaux élevés d’engagement de la part des employé(e)s amélioraient la productivité.
De plus, des niveaux élevés d’engagement de la part des employé(e)s peuvent contribuer à accroître :
- la qualité (du service ou du produit),
- la passion au travail et la qualité du travail produit (ce qui conduit souvent à plus d’innovation),
- la fidélisation des employé(e)s (ce qui représente un avantage important sur le marché du travail actuel),
- la rentabilité en général.
Le calcul des scores
Pourquoi se contenter de suppositions quand vous pouvez voir la situation dans son ensemble? En plus de présenter les résultats de nos sondages hebdomadaires, les rapports Officevibe sont faciles à lire et à analyser et peuvent vous aider à mieux comprendre vos équipes.
Les scores (obtenus en se basant sur les sous-métriques et l’eNPS) sont toujours une moyenne pondérée. La moyenne est représentative des réponses de chaque employé(e) au sondage.
Le score prend en compte les réponses obtenues au cours des trois derniers mois (soit 90 jours). Bien que les scores soient calculés sur cette période de 90 jours, les données sont collectées en continu. Cette méthode de calcul de la moyenne sur 90 jours permet d’obtenir une représentation plus juste de chaque individu appartenant à votre équipe. Par conséquent, il se peut que les graphiques ne présentent pas beaucoup de fluctuations.
La période de 90 jours vous donne suffisamment de temps pour voir des tendances réelles émerger. Ainsi, l’apparition de toute fluctuation est due à des changements importants.
La fiabilité d’un score dépend également du nombre de membres au sein de l’organisation à avoir répondu à des questions spécifiques. La fiabilité des résultats est d’ailleurs précisée dans votre rapport de sondage. Par exemple, si votre équipe ou votre organisation compte plus de 60 employé(e)s, il faut qu’au moins 30 personnes aient répondu aux questions pour que le score de métrique associé soit considéré comme fiable. Si votre équipe ou votre organisation compte moins de 60 employé(e)s, au moins 50 % de votre personnel doit avoir répondu aux questions pour que le score soit considéré comme fiable. La fiabilité du score est présentée aux côtés de celui-ci sur une échelle indiquant le nombre de personnes ayant répondu aux questions correspondantes.
Scores et rapports — FAQ
Que peut-on considérer comme une variation importante dans un score?
Toute variation, même petite, apparaissant sur une représentation graphique stable, peut être interprétée comme une initiative portant ses fruits ou comme un aspect nécessitant des améliorations. Pour vous donner un exemple concret, le fait de gagner un point entier en 30 jours est significatif. Mais l’importance de la variation dépend de plusieurs facteurs : le temps qu’il a fallu pour que la variation apparaisse, la taille de l’équipe et le nombre de membres actif(ive)s par rapport aux membres inactif(ive)s, la pleine participation ayant un impact important sur les scores. Nous vous conseillons de comparer les scores de votre équipe avec ceux d’autres équipes dans votre organisation ou votre secteur afin de voir où vous vous placez de façon globale.
Pourquoi le rapport sur les questions se base-t-il sur un cycle de six mois?
Le rapport sur les questions montre la répartition des réponses à chacune des 122 questions au sein de votre équipe ou de votre organisation. Comme mentionné plus haut, il faut au moins 90 jours pour voir l’ensemble des 122 questions, mais cela peut prendre jusqu’à six mois pour faire le tour de toutes les questions parce qu’elles ne sont pas toutes posées au cours de la période de 90 jours.
Pourquoi le taux de participation se base-t-il sur un cycle de 30 jours?
Il faut 30 jours pour qu’un(e) membre soit considéré(e) comme inactif(ive) par Officevibe.
Que devient un score lorsqu’un(e) employé(e) change d’équipe?
Les réponses de chaque employé(e) influent sur les scores de l’équipe et de l’organisation. Par conséquent, lorsqu’un(e) employé(e) change d’équipe, cela aura une incidence sur le score de son équipe, surtout si cette personne répondait aux questions de façon très proactive et/ou faisait partie d’une petite équipe.
Veuillez noter que ses données antérieures ne le/la suivront pas dans sa nouvelle équipe. Si un(e) employé(e) rejoint une nouvelle équipe, Officevibe traite ses données comme s’il s’agissait de sa première journée dans votre organisation, car il s’agit d’une équipe différente. Ses données seront également supprimées de son ancienne équipe sous 15 à 30 jours, mais les scores de cette équipe ne seront pas modifiés de façon rétroactive. Le feedback que l’employé(e) a laissé pour son ancienne équipe restera accessible au ou à la gestionnaire de cette équipe, tandis que le nouveau feedback sera transmis à son nouveau ou sa nouvelle gestionnaire.
À partir de quand considère-t-on que le score indique un fort engagement?
C’est une question difficile, pour laquelle il n’y a malheureusement pas de réponse claire. Il n’existe pas de niveau de référence permettant de dire qu’un score indique un fort engagement. Tout dépend de plusieurs facteurs. Si vous voulez savoir où vous vous placez, il peut vous être utile de regarder les scores des autres membres Officevibe et des autres organisations de votre industrie. Vous pouvez trouver ces informations dans l’onglet Comparer de votre plateforme.
À partir de quand considère-t-on que l’eNPS est élevé?
Tout comme le score d’engagement, il n’y a pas de réponse claire permettant de déterminer si un eNPS est élevé. Si le score de l’eNPS se situe au-dessus de 0, cela signifie qu’il y a plus de promoteurs et promotrices que de détracteurs et détractrices dans votre équipe ou votre organisation. Tout score au-dessus de 30 est considéré comme excellent, mais il peut être une bonne idée de vérifier quelle est la norme dans votre industrie.
Pourquoi le fait d’ignorer une question sur l’eNPS fait-il en sorte que l’employé(e) concerné(e) soit considéré(e) comme ayant un comportement « passif »?
Étant donné que la question associée au score eNPS est posée automatiquement tous les trois mois, nous considérons qu’un(e) employé(e) qui décide d’ignorer la question fait preuve d’un comportement passif.
Rencontres individuelles
Collaboration autour des rencontres individuelles et des objectifs
Les employé(e)s qui participent à l’établissement de leurs objectifs ont quatre fois plus de probabilités de faire preuve d’engagement que celles ou ceux qui n’y participent pas. C’est pourquoi nous avons mis en place des outils collaboratifs pour l’établissement des objectifs et les rencontres individuelles. Les ordres du jour des rencontres individuelles peuvent être remplis à la fois par le ou la gestionnaire et le ou la membre d’équipe avant une rencontre, ce qui leur permet de s’assurer d’être préparé(e)s et de venir avec une liste des points à aborder.
Les ordres du jour des rencontres individuelles s’accompagnent également de suggestions de questions pour les gestionnaires. Les suggestions de questions ont été conçues en collaboration avec des neuroscientifiques qui ont aidé Officevibe à définir la meilleure façon de bâtir des relations de confiance, de parler du travail et d’aborder des sujets sensibles au cours de rencontres individuelles.
Objectifs SMART
L’établissement des objectifs dans Officevibe se fonde également sur la science managériale. À l’aide du modèle d’objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, délimité dans le Temps) de George T. Doran, Officevibe permet aux membres de l’équipe de définir avec leur gestionnaire des objectifs qui les aident de façon concrète à évoluer dans leur rôle et qui aident leur équipe à atteindre ses objectifs.
Pour mieux comprendre pourquoi l’engagement des employé(e)s est important et apprendre à mieux utiliser nos métriques, consultez notre article Employee engagement: seeing the bigger picture (L’engagement des employé[e]s : voir la situation dans son ensemble).
Se lancer dans l’aventure consistant à mesurer et à améliorer l’engagement des employé(e)s nécessite de faire preuve de confiance, d’ouverture d’esprit et d’engagement, mais aussi d’être capable d’agir. En rejoignant Officevibe, vous avez déjà fait le premier pas vers la mise en place d’une équipe plus performante et engagée. C’est déjà un bon point de départ!
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