Le provisionnement des utilisateur(trice)s de Workleap facilite l’intégration de votre SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) dans Workleap.
Une fois intégré, Workleap importe les données suivantes de votre SIRH toutes les 24 heures et met à jour votre compte en conséquence :
- Ajout et suppression d’utilisateur(trice)s (y compris les entrepreneur(euse)s et les employé(e)s temporaires).
- Des propriétés d'utilisateur(trice) mises à jour.
- Les noms d’utilisateur(trice)s, les adresses courriel et les photos de profil.
Authentification avec Merge
Pour établir une connexion fluide avec votre SIRH, Workleap utilise une API d’authentification tierce appelée Merge (site en anglais). Il s’agit simplement d’utiliser Merge pour aider Workleap à intégrer votre SIRH et à accéder sécuritairement aux données des utilisateur(trice)s de votre compte. Bien que Merge soit un élément important de l’intégration du SIRH, vous n’avez pas besoin de vous y inscrire ou de faire quoi que ce soit d’autre que ce qui est décrit dans cet article.
Page de sélection du provisionnement
La page de sélection du provisionnement s’affiche par défaut après avoir sélectionné Provisionnement dans le menu latéral des paramètres de Workleap. Cette page vous permet de voir tous les produits tiers que vous pouvez intégrer à votre compte Workleap. Vous pouvez utiliser la barre de recherche afin de trouver le nom du produit.
Mise en place d’une intégration
Pour mettre en place une nouvelle intégration SIRH :
- À partir du menu latéral, ouvrez les Paramètres et sélectionnez Provisionnement.
- Recherchez le produit que vous souhaitez intégrer et sélectionnez Connecter.
- Vous pouvez utiliser la barre de recherche afin de trouver le nom du produit si nécessaire.
- Saisissez les informations d’authentification demandées et sélectionnez Soumettre pour connecter Workleap à votre SIRH.
- Le temps nécessaire pour établir une connexion varie considérablement selon le SIRH et la taille de votre compte.
- Lorsque la connexion entre Workleap et votre SIRH est établie, vous serez dirigé vers la page de configuration de l’intégration.
Configurer l’intégration d’un SIRH
Consultez les sections ci-dessous pour configurer votre intégration. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les configurations pour enregistrer vos choix. Les configurations sauvegardées s’appliqueront à la prochaine synchronisation quotidienne avec Workleap.
Choisissez des membres à importer
Filtrer par type d’emploi
Cochez les cases à côté de chaque type d’employés que vous souhaitez inclure dans les synchronisations quotidiennes de Workleap.
Filtrer par appartenance à un groupe
- Tou(te)s les utilisateur(trice)s dans mon compte SIRH - Si cette option est sélectionnée, la liste complète des utilisateurs de tous vos groupes SIRH sera synchronisée quotidiennement avec Workleap.
- Tous les utilisateur(trice)s dans les groupes SIRH suivants - Si cette option est sélectionnée, tous les utilisateur(trice)s des groupes SIRH spécifiés seront synchronisés quotidiennement avec Workleap. Pour spécifier un groupe SIRH, commencez à taper le nom du groupe dans la zone de texte et sélectionnez-le dans la liste déroulante qui apparaît.
Synchronisez les propriétés de vos utilisateur(trice)s
Activez le bouton pour inclure les propriétés de votre SIRH dans la synchronisation quotidienne. Si cette option est activée, toutes les propriétés détectées sont affichées et incluses par défaut avec leur type. Si vous souhaitez que les propriétés ne soient pas synchronisées, décochez leur case.
Faites correspondre vos équipes
Activez le bouton pour faire correspondre vos groupes SIRH à vos équipes Workleap. Lorsque vous faites correspondre un groupe SIRH à une équipe, les utilisateurs du ou des groupe(s) sélectionné(s) seront automatiquement ajoutés ou supprimés de cette équipe lors de la prochaine synchronisation quotidienne.
Pour faire correspondre un groupe à une équipe, sélectionnez la liste déroulante dans la colonne Groupe SIRH et commencez à taper le nom du groupe souhaité. Lorsqu’il apparaît dans la liste, sélectionnez le groupe désiré.
Déconnecter l’intégration d’un SIRH
Pour déconnecter une intégration SIRH en place :
- À partir du menu latéral, ouvrez les Paramètres et sélectionnez Provisionnement.
- Sélectionnez Afficher les paramètres à côté de votre intégration active.
- Sélectionnez les trois petits points dans le coin supérieur droit, puis Déconnexion.
- Dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez déconnecter l’intégration en place.
- Une fois l’intégration déconnectée, vous serez dirigé vers la page de sélection du provisionnement.
Voir l’historique de synchronisation
Votre historique de synchronisation affiche un journal des synchronisations quotidiennes de votre intégration SIRH en place.
Pour accéder à l’historique de synchronisation de votre intégration SIRH :
- À partir du menu latéral, ouvrez les Paramètres et sélectionnez Provisionnement.
- Sélectionnez Afficher les paramètres à côté de votre intégration active.
- Sélectionnez Afficher l’historique de la synchronisation dans le coin supérieur droit.
- Vous devez avoir une intégration SIRH en place pour que le bouton Voir l’historique de la synchronisation apparaisse.
Voir le rapport de synchronisation
Les rapports de synchronisation présentent une analyse détaillée de chaque élément de synchronisation d’une synchronisation quotidienne spécifique. Sélectionnez une entrée dans votre historique de synchronisation pour ouvrir le rapport de synchronisation pour cette date. Sélectionnez Ajouter un filtre pour filtrer le rapport selon les modifications des résultats ou des données depuis la dernière synchronisation.
Exporter un rapport de synchronisation
Vous pouvez exporter les rapports de synchronisation au format CSV. Pour ce faire, rendez-vous dans la section historique de synchronisation et sélectionnez Exporter à côté du rapport de synchronisation que vous souhaitez exporter.