Planifier vos rencontres individuelles récurrentes

Avec les rencontres individuelles d’Officevibe de Workleap, vous pouvez planifier des ordres du jour collaboratifs et inviter les membres à y participer. Vous pouvez également choisir de planifier des rencontres récurrentes.

Cette fonctionnalité est offerte à tou(te)s les membres d’Officevibe de Workleap, qu’ils disposent d’une version payante ou gratuite. Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article Invitez les membres à Workleap Officevibe.

Fonctionnement

Certains objectifs sont plus longs à atteindre que d’autres et nécessitent de mettre en place des suivis réguliers afin de rendre compte des progrès réalisés, de revoir les priorités, de parler des attentes, de la charge de travail et des besoins de l’employé(e), de trouver des solutions à certains problèmes et de favoriser une collaboration fructueuse.

Au moment de créer une rencontre individuelle, vous pouvez définir sa récurrence afin de mettre en place une série de rencontres. Cela permet de clarifier les responsabilités des membres de l’équipe et ce que l’on attend d’eux et d’elles.

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Au sein d’une même série, vous pouvez passer d’une rencontre à une autre en sélectionnant la date de celle qui vous intéresse dans l’ordre du jour de la rencontre individuelle. Cette action est possible une fois que vous avez créé une nouvelle rencontre individuelle et y avez ajouté un(e) participant(e), puis que vous avez défini sa récurrence. 

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Cette fonctionnalité est offerte à tou(te)s les membres : gestionnaires exécutif(ve)s, gestionnaires d’équipe et membres d’équipe.

 

Vous pouvez planifier des rencontres individuelles récurrentes dans Officevibe de Workleap en suivant les étapes ci-dessous :

Étape 1 : sélectionnez une rencontre individuelle non planifiée sur la page principale des rencontres individuelles.  

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Étape 2 : cliquez sur Planifier la rencontre individuelle sur la page de l’ordre du jour. 

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Étape 3 : vous pouvez planifier la rencontre individuelle en synchronisant une rencontre planifiée dans votre calendrier principal ou en la planifiant manuellement dans Officevibe de Workleap.

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Pour en savoir plus, consultez l’article Intégration Calendrier pour les rencontres individuelles afin de procéder à l’intégration de votre calendrier Google.

Les membres d’équipe n’ont pas accès à l’option de planification lorsque les rencontres individuelles sont intégrées au calendrier Google par leur gestionnaire d’équipe. Mais, ils et elles peuvent toujours ajouter/modifier/supprimer du contenu sur n’importe quel ordre du jour.

 

Étape 4 : sélectionnez une date pour votre première rencontre individuelle. Un rappel est envoyé trois jours avant la date de la rencontre individuelle planifiée.

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Étape 5 : sélectionnez la récurrence. 

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  • Il n’est pas possible de sélectionner un cas particulier tel que le 3e jeudi de chaque mois.
  • Vous pouvez télécharger un fichier .ics à téléverser dans votre calendrier numérique.
  • Si vous définissez l’évènement comme récurrent, une date est automatiquement attribuée au nouvel ordre du jour, et la date d’échéance des points de suivi s’appliquera à la prochaine rencontre.

 

Étape 6 : cliquez sur le bouton Enregistrer. La date et l’heure de votre première rencontre individuelle s’afficheront, ainsi que celles des futures occurrences (au maximum 50).

Vous pouvez sélectionner n’importe quelle occurrence pour visualiser/ajouter/modifier/supprimer du contenu associé à cette rencontre. Une icône indiquant le caractère récurrent de la rencontre s’affiche sur la carte des rencontres individuelles concernées dans la liste principale.

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Accédez facilement aux anciennes discussions :  si vous avez clôturé certains ordres du jour, vous pouvez désormais y accéder directement depuis la page dédiée à ces derniers. Ils s’afficheront juste à côté des ordres du jour à venir, ce qui est très pratique pour se souvenir des points déjà abordés par le passé! 

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Options de modification de la planification

Pour modifier la planification d’une rencontre individuelle récurrente, cliquez sur Modifier la planification, puis sélectionnez Pour cette rencontre individuelle. Appliquez ensuite les options de planification souhaitées. Enfin, cliquez sur Enregistrer

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Vous pouvez cliquer sur Modifier la planification pour modifier les informations saisies plus tôt. Pour modifier la planification d’une rencontre individuelle récurrente, cliquez sur Modifier la planification, puis sélectionnez Toutes les rencontres de la série . Appliquez ensuite les options de planification souhaitées. Enfin, cliquez sur Sauvegarder.

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Pour éviter que les participant(e)s ne reçoivent trop de notifications, le système n’enverra une notification de rencontre individuelle à venir que si la date de la rencontre individuelle modifiée se trouve dans les sept prochains jours.

Les nouvelles options de planification s’appliqueront à toutes les séries de rencontres individuelles.

 

Options de suppression

Pour supprimer la planification d’une rencontre individuelle récurrente, cliquez sur Modifier la planification, puis sélectionnez Pour toutes les rencontres individuelles de cette série. Cliquez ensuite sur Supprimer la planification, puis confirmer.

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Si toutes les rencontres individuelles d’une série sont supprimées, le premier ordre du jour actif portera le libellé Non planifiée. De cette façon, tous les futurs ordres du jour seront supprimés et les ordres du jour passés seront automatiquement clôturés. Si l’ordre du jour comprend au moins un point de discussion, celui-ci sera supprimé lorsque le ou la membre confirmera la suppression de la planification, mais l’ordre du jour clôturé sera conservé.

Pour supprimer une rencontre individuelle, cliquez sur Supprimer la rencontre dans le menu avec les trois points verticaux, puis sur Supprimer.  

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La rencontre individuelle sélectionnée et tout le contenu associé seront supprimés, à l’exception des points de suivi.

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