Performance Management FAQ

Dates des cycles, fréquence et résultats

Existe-t-il une option permettant de modifier une évaluation une fois soumise?

Les employé(e)s peuvent modifier leur évaluation jusqu’à la date d’échéance de l'auto-évaluation, même si celle-ci avait déjà été soumise. Nous autorisons les soumissions tardives pour les employé(e)s, mais, dans ce cas, il n’est pas possible d’apporter des modifications à l’évaluation une fois soumise.

Les gestionnaires immédiat(e)s peuvent modifier leurs évaluations jusqu’à ce que l’évènement correspondant soit clos par un administrateur ou une administratrice, ce qui signifie qu’il est possible d’apporter des modifications au-delà de la date d’échéance définie pour l’évaluation par le ou la gestionnaire afin de tenir compte de tout ajustement nécessaire dans le cadre d’un processus de calibrage. Une fois l’évènement d’évaluation clos, la modification est verrouillée.

Comment suggérez-vous de procéder pour les évaluations de mi-année? Vaut-il mieux planifier plusieurs fois les mêmes évaluations à des dates différentes ou créer différents cycles?

Pour les évaluations de mi-année, vous pouvez ajouter plusieurs évènements d’évaluation au sein d’un seul cycle, ou bien créer un cycle différent pour chaque évènement d’évaluation, c’est à vous de voir. Nous n’avons pas d’option permettant de rendre l’évènement récurrent, mais configurer de nouveaux évènements à la fréquence de votre choix ne vous prendra pas longtemps. Pour plus d’informations sur ce processus, n’hésitez pas à lire l’article intitulé Créez vos cycles de gestion de la performance.

J’ai créé un cycle avec deux types d’évaluation différents sur un an (au bout de six et douze mois), et je me demande s’il existe un moyen de voir les données au bout de six mois ou si je pourrai seulement les consulter une fois le cycle clos?

Si les participant(e)s doivent remplir deux évaluations au cours du même cycle, les données des deux évaluations seront visibles. Les employé(e)s et les gestionnaires peuvent accéder à tous les formulaires d’évaluation via la page Évaluations. Les gestionnaires peuvent également voir toutes les évaluations dans le profil de membre, dans le nouvel onglet Évaluations.

J’ai ajouté des questions à chaque évaluation destinée aux membres et je me demande s’il existe un moyen simple d’exporter toutes les réponses par membre afin de pouvoir dégager des tendances? Je pense que cela m’aiderait à hiérarchiser l’information et à mettre en place les bonnes formations pour mes employé(e)s.

La fonctionnalité d’exportation sera bientôt disponible et vous permettra d’exporter toutes les réponses aux évaluations des employé(e)s, pas seulement celles de certain(e)s participant(e)s.

Dans l’onglet d’analytique destiné aux RH, les responsables de cycle peuvent voir les sommaires rédigés par les gestionnaires après les rencontres de suivi. Est-ce que les employé(e)s ont aussi accès à ces informations?

Non, les employé(e)s n’ont pas accès à ce sommaire.

Qu’arrive-t-il aux notes liées aux cycles de gestion de la performance et aux rencontres individuelles si un(e) employé(e) change d’équipe? Les notes relatives aux rencontres individuelles sont-elles désormais visibles par le ou la gestionnaire responsable de l’évaluation?

Les notes relatives aux rencontres individuelles sont toujours liées aux employé(e)s, et ce quelle que soit leur équipe ou leur gestionnaire immédiat(e).

Est-il possible que plusieurs gestionnaires immédiat(e)s remplissent une évaluation par le ou la gestionnaire?

Non; les gestionnaires immédiat(e)s peuvent s’attribuer un gabarit d’évaluation ou bien l’attribuer à un(e) autre participant(e) au sein de leur organisation, auquel cas cette personne devra également se voir attribuer le rôle de gestionnaire immédiat(e). Chaque évaluation ne peut être attribuée qu’à un(e) seul(e) gestionnaire immédiat(e) et doit être remplie par cette personne.

Est-ce que l’employé(e) a la possibilité de laisser des commentaires sur l’évaluation de son ou sa gestionnaire ou bien de l’accepter/la valider?

Non; les évaluations remplies par les gestionnaires ne sont pas accessibles aux autres types de participant(e)s dans Officevibe de Workleap. Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article Rôles, droits et accès dans le cadre de la gestion de la performance.   

 

Les employé(e)s ont créé un cycle avec deux événements qui correspondent à leurs évaluations bisannuelles. Certains employé(e)s ont changé de gestionnaire immédiat(e) au début du cycle, mais avant le début de l'événement.


Les gestionnaires immédiat(e)s des membres ont été changés et ces membres, transférés dans leurs nouvelles équipes. Les nouveaux gestionnaires immédiat(e)s par contre, n'ont pas accès aux évaluations.


Donc pourquoi autorisons-nous le changement de gestionnaire immédiat(e) si cela ne s'applique pas aux événements qui n'ont pas encore commencé (même si le cycle lui-même a commencé) ? Quelle solution peut être proposée ?

Les événements (dans les cycles) peuvent être modifiés jusqu'à leur date de début et les gestionnaires directs sont "mis à jour" avant le début de l'événement. Tant que les changements sont effectués avant le début d'un événement, le nouveau gestionnaire direct est celui qui est censé être lié à l'évaluation du membre. Si l'événement avait déjà commencé, cela pourrait expliquer pourquoi une évaluation est restée liée à un.e autre gestionnaire. Peu importe la personne qui a commencé l'évaluation, c'est la date de début de l'événement qui compte lorsque l'on parle de changement.

Cela signifie également que vous n'avez pas besoin de supprimer votre deuxième événement créé, car toutes les modifications apportées avant le début de l'événement seront prises en compte ! Les modifications effectuées après le début de l'événement ne seront pas prises en compte.

 

Les événements (dans les cycles) peuvent être modifiés jusqu'à leur date de début et les gestionnaires immédiat(e) sont "mis à jour" avant le début de l'événement. Tant que les changements sont effectués avant le début d'un événement, le nouveau gestionnaire direct est celui qui est censé être lié à l'évaluation du membre. Dans votre cas, je pense que l'événement avait déjà commencé, ce qui explique que l'évaluation d'Erika Emond-Macri soit restée chez Anny Bienvenue et non chez Sylvie Dupré. Le fait qu'Erika ait commencé son évaluation ou non n'est pas important, c'est vraiment la date de début de l'événement qui compte quand on parle de changement.

Cela signifie également que vous n'avez pas besoin de supprimer votre deuxième événement en mai, car toutes les modifications apportées avant le début de l'événement seront prises en compte ! Les modifications effectuées après le début de l'événement ne seront pas prises en compte.

 

Si le deuxième événement du cycle est annulé, les membres en seront-ils informés, considérant que le cycle a commencé ? Ou bien n'en seront-ils pas informés parce que le deuxième événement n'a pas encore commencé ?

La notification n'est déclenchée que pour les événements qui ont déjà commencé. Si un événement est supprimé avant même d'avoir commencé, la notification ne sera jamais envoyée.

 

Lorsque chaque événement sera fermé : est-ce à la date de fin de la dernière évaluation de cet événement ? Si l'on ferme l'événement manuellement, que se passera-t-il exactement ? De même, que se passera-t-il si tout le monde ne termine pas ses évaluations à temps — étant donné que nous ne pouvons pas modifier les dates une fois que l'événement a commencé ? Si l'on veut prolonger le délai accordé après la date de fin, est-ce que les employés peuvent encore accéder aux évaluations si nécessaire ?

Chaque événement ne peut être fermé que manuellement, l’évènement ne se fermera pas automatiquement. Si elles ne sont pas fermées, les évaluations peuvent encore être soumises, même si la date d'échéance est dépassée. Cela signifie que toute personne en retard peut encore soumettre une évaluation.

 

Notifications

Rappels Automatiques: Les dates des évaluations et des débuts des cycles déclenchent-elles l'envoi d'e-mails aux membres?

En ce qui concerne les communications, nous n'envoyons pas de communications concernant le cycle lui-même pour le moment. Il est prévu d'ajouter des communications relatives aux cycles dans une prochaine itération pour les propriétaires de cycles - l'objectif futur est d'informer les propriétaires des cycles si nous détectons des problèmes avant le lancement du cycle.

Toutefois, nous envoyons des communications concernant les évaluations à effectuer par l'employé et/ou son responsable, lorsque les évaluations commencent.

 

Des rappels peuvent-ils être envoyés aux membres qui n'ont pas terminé leurs évaluations ?

Il y a déjà des rappels qui sont envoyés aux gens n'ayant pas complété leur évaluation 3 jours avant la limite. Si quelqu'un ne l'a pas reçu, veuillez s’il-vous-plait envoyer une requête a notre équipe de Support à support@officevibe.com.

Pour être plus précis, Officevibe envoie automatiquement des rappels aux participants lorsque l'évaluation est ouverte, puis trois jours avant la date limite.

  • Si l'auto-évaluation est en retard, le gestionnaire en est informé.
  • Si l'évaluation du gestionnaire est en retard, le propriétaire du cycle en est informé. (C’est la notification dans l’image que vous avez envoyée).
  • Il n'y a pas de moyen pour vous d'envoyer des rappels par le biais d’Officevibe comme vous pouvez le faire avec les invitations – vous devez atteindre les gens par eux-mêmes en dehors de Officevibe.

 

Modèles

Les gabarits ne seront pas perdus si les cycles sont terminés, n'est-ce pas?

Les gabarits ne seront pas perdus si les cycles sont terminés. Ils peuvent être réutilisés à tout moment.

 

Est-ce possible de soumettre une évaluation sans remplir tous les champs, ou est-ce que le système nous empêchera de soumettre une évaluation si certains champs sont incomplets.

Cela dépend de la façon dont le modèle d'évaluation a été construit. Si chaque question est facultative, une évaluation vide peut être soumise. Par défaut, par contre, toutes les questions sont obligatoires. Si vous n'avez pas modifié cela, vos employés ne devraient pas être en mesure de soumettre des formulaires vides. Il faut répondre à toutes les questions obligatoirement.

 

Gestionnaire immédiat(e)

Si aucun(e) gestionnaire immédiat(e) n’est défini(e), quelles sont les répercussions sur le processus?

Pour les besoins en matière de gestion des performances, il est possible d’attribuer un(e) gestionnaire immédiat(e) au ou à la membre à l’aide du fichier d’importation en masse (dans Paramètres), à l’aide d’une propriété définie dans l'intégration de provisionnement ou encore dans les paramètres personnels du ou de la membre.

Si aucun(e) gestionnaire immédiat(e) n’est défini(e), lorsque la date de début d’un évènement arrive, l’évaluation ne démarrera qu’avec les membres valides à ce moment-là, à savoir les membres actif(ve)s ou inactif(ve)s qui ont un(e) gestionnaire immédiat(e). Les membres qui n’en ont pas ne pourront pas participer à l’évènement.

Faut-il être gestionnaire d’équipe pour être désigné(e) comme gestionnaire immédiat(e)?

Oui. Pour en savoir plus, consultez l’article intitulé Champ Gestionnaire immédiat(e). 

Existe-t-il un moyen d’attribuer des gestionnaires immédiat(e)s en masse?

Oui! Cette opération peut être effectuée via la colonne Gestionnaire immédiat du fichier de provisionnement de masse ou via les propriétés synchronisées dans l’intégration avec le système SIRH. 

 

Fin de processus / signatures

Quelle est la procédure d'acceptation du membre une fois que le gestionnaire a terminé l'évaluation? Est-ce qu'une signature est requise pour confirmer que les évaluations ont été effectuées?

Nous ne disposons pas actuellement d'un accusé de réception dans l'application une fois l'évaluation terminée, mais on l'a ajouté à notre feuille de route en tant qu'opportunité. Notez que vous pouvez exporter la révision au format PDF, de sorte que vous pourrez éventuellement gérer l'accusé de réception par e-mail ou Slack.

 

Le test pour les auto-évaluations et l’évaluation par le gestionnaire ont été faits et nous nous sommes rendu compte que l’employé ne voit pas l’évaluation faite par son gestionnaire. Comment devons-nous nous y prendre pour que l’employé ait accès à l’évaluation que son gestionnaire a faite de lui ?

Il y aura bientôt moyen d'exporter un PDF de l'évaluation faite par le gestionnaire, qui pourra ensuite être acheminé à l'employé. Pour le moment, il n'est pas prévu d'offrir cette fonctionnalité directement dans l'application.

Il y aura également une exportation CSV pour les gestionnaires exécutifs qui sortira à peu près en même temps. Ils pourront exporter plusieurs évaluations à la fois, et ensuite dans Excel, ils pourront choisir les informations à conserver, reformater l'exportation à leur goût. Avec l'exportation PDF, il n'y aura aucun type de personnalisation (cacher des questions, par exemple).

 

Les objectifs & OKRs

Les objectifs/OKR seront-ils inclus dans le PM à l'avenir?

Les objectifs/OKR seront inclus dans la Gestion de Performance dans le panneau contextuel. Les objectifs seront visibles dans le panneau de contexte lorsque les employés effectuent des auto-évaluations, et également pour les managers qui évaluent leurs subordonnés directs. Cela inclut le statut et la progression de l'objectif au cours des 12 derniers mois (avec quelques filtres supplémentaires disponibles pour filtrer par statut et plage de temps). Notez que le panneau de contexte sera également disponible en 1:1.

 

Affichage

Est-ce que les membres de l’équipe ont uniquement accès à leur auto-évaluation et à l’évaluation de leur gestionnaire?

À l’heure actuelle, les membres de l’équipe ne peuvent voir que leur auto-évaluation.

Il s’agit d’un aspect que nous espérons améliorer à l’avenir, mais qui n’a pas pu être inclus dans le lancement de notre produit. À terme, nous aimerions que nos utilisateurs et utilisatrices puissent avoir plus de contrôle sur ce qui peut ou ne peut pas être partagé.

Dans cette optique, nous proposerons bientôt une fonctionnalité d’exportation. De plus, les gestionnaires immédiat(e)s seront bientôt en mesure d’exporter leurs évaluations et de les partager. Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article Rôles, droits et accès dans le cadre de la gestion de la performance.

Est-il possible de générer un rapport sur le nombre de personnes qui ont terminé leurs évaluations?

Oui, vous pouvez suivre l’avancement des évaluations en temps réel. Vous verrez en détail qui a soumis son ou ses évaluations. D’ailleurs si vous optez pour un cycle comportant à la fois des auto-évaluations et des évaluations par le ou la gestionnaire, vous aurez accès au statut pour les deux types d’évaluation.

 

Fonctionnalitées à venir

Il n'y a pas d'option de recherche sur la page de l'événement, ce qui rend difficile la recherche d'un employé en particulier parmi plus de 100 membres. Est-ce un élément que vous envisagez d'ajouter?

Oui, cela devrait être ajouté au début de l'année prochaine !

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