Intégration Calendrier

Gérez votre horaire en toute facilité en synchronisant Workleap Officevibe avec votre calendrier Google ou Outlook principal. De cette façon, vous n’avez plus besoin de planifier également les évènements dans Officevibe. Votre calendrier préféré est désormais votre seule source d’informations.

La possibilité de créer et planifier des rencontres individuelles à l’aide de l’intégration du calendrier est offerte à l’ensemble des gestionnaires exécutif(ve)s et des gestionnaires d’équipe. Cette option n’est toutefois pas disponible sur Officevibe pour les membres d’équipe.

Fonctionnement

Les gestionnaires peuvent débuter l’intégration de leurs calendriers dès qu’ils ou elles ont invité les membres de leur équipe à collaborer dans l’onglet Rencontres individuelles de leur application Officevibe.

1. Inviter un(e) membre à collaborer

Étape 1 : Cliquez sur le bouton « Inviter un membre » dans l’onglet Rencontres. Si aucune rencontre individuelle préexistante ne s’affiche, le ou la gestionnaire peut créer une rencontre individuelle.

 

Étape 2 : Sélectionnez le ou la membre d’équipe avec qui vous voulez planifier la rencontre. Vous pouvez également sélectionner d’autres gestionnaires dans la fenêtre ci-dessous. Cliquez sur Terminer pour continuer.

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Les gestionnaires et les membres d’équipe ne peuvent inviter qu’un(e) participant(e) à la rencontre individuelle sélectionnée.

2. Synchroniser avec votre calendrier principal

L’intégration du calendrier principal est une intégration à sens unique. Officevibe se sert des données de Google comme référence pour la planification des rencontres individuelles, c’est-à-dire que si vous modifiez l’heure de la rencontre dans votre calendrier Google, les mises à jour seront reportées dans Officevibe. Toutefois, les modifications d’horaire apportées dans Officevibe ne seront pas visibles dans Google ou Outlook.

L’intégration du Calendrier Outlook est actuellement en phase de test et sera bientôt mise à la disposition des utilisateurs et utilisatrices.

Pour commencer l'intégration de Google Agenda,

Étape 1: Cliquez sur le bouton Planifier dans l’ordre du jour de la rencontre avec le ou la membre d’équipe invité(e). 

 

Étape 2: Cliquez sur Synchroniser avec Google Agenda pour activer cette intégration.

Si la rencontre individuelle avait déjà été planifiée manuellement dans Officevibe, alors l’intégration Google ou Outlook écrasera les détails de la rencontre.

 

Étape 3: Vous serez dirigé vers la page de connexion Google où il vous sera demandé de saisir les informations de connexion de votre compte Google.

 

Étape 4: Cochez la case Tout sélectionner, puis cliquez sur Continuer pour autoriser l’accès à Officevibe afin de procéder à l’intégration du calendrier principal. Une fois l’autorisation donnée, l’intégration est configurée.

Vous devez donner votre autorisation pour l’ensemble des points afin que l’intégration du calendrier fonctionne. Si les participant(e)s à la rencontre individuelle ne donnent pas leur consentement, il leur sera possible de retenter la synchronisation plus tard.

 

Étape 5: à l’écran ci-dessous, sélectionnez le type de calendrier, puis cliquez sur Sélectionner.

 

Étape 6: au moment de sélectionner le calendrier, Officevibe affichera tous les évènements disponibles dans le calendrier. Vous pourrez désormais synchroniser votre rencontre avec une rencontre sur Google en la sélectionnant dans la liste. Ces rencontres doivent avoir été créées au préalable dans Google Agenda.

La synchronisation débutera une fois que l’évènement aura été sélectionné. La date et l’heure de l’évènement sélectionné s’afficheront dans l’ordre du jour. Les modifications apportées au calendrier peuvent prendre quelques minutes pour s’afficher dans Officevibe.

Un rappel de la rencontre sera envoyé dans Officevibe trois jours avant la date des rencontres individuelles planifiées.

3. Déconnecter votre calendrier Google

L'intégration avec Google peut être supprimée à tout moment. Nous ne conservons pas les données de votre calendrier Google une fois l’intégration supprimée d’Officevibe

 

Pour déconnecter votre calendrier Google depuis Officevibe de Workleap, suivez les instructions ci-dessous.

Étape 1 : Cliquez sur la date et l’heure de la rencontre individuelle déjà planifiée.

 

Étape 2 : Cliquez sur Déconnecter votre calendrier Google pour procéder à la déconnexion.

 

Étape 3 : Cliquez sur Déconnecter pour confirmer.

Une fois l’intégration déconnectée, tous les calendriers connectés à l’ordre du jour seront supprimés et les dates des rencontres correspondant à ces ordres du jour seront annulées. Vous aurez toujours la possibilité de planifier les rencontres manuellement. 

En dehors de Google et d'Outlook, l'intégration de calendrier pour Officevibe ne permet pas d'intégrer des événements créés par des applications tierces. 

4. Dépannage

Si le calendrier de votre ordre du jour n’est pas mis à jour dans les deux minutes qui suivent ou si la mise à jour ne correspond pas aux informations saisies dans Google, le plus simple est de déconnecter le calendrier, puis de le reconnecter.

Les évènements qui s’étalent sur une journée entière ne sont pas pris en charge. Si vous associez votre ordre du jour à un évènement et que vous modifiez celui-ci par la suite pour le transformer en évènement s’étalant sur une journée entière, l’ordre du jour ne sera plus associé.

Si vous modifiez un évènement récurrent dans Google Agenda, il est préférable d’appliquer les modifications à tous les évènements. Le fait d’appliquer seulement les modifications à cet évènement ou à cet évènement et aux suivants peut potentiellement perturber la synchronisation de l’ordre du jour. De plus, le fait de clore l’ordre du jour en cours n’entraînera pas nécessairement la création d’un nouvel ordre du jour à venir.

Les calendriers en mode lecture seule, comme ceux pour les jours fériés et les anniversaires, ne sont pas pris en charge. Par conséquent, il n’est pas possible d’associer un ordre du jour à un évènement de ces calendriers.

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