Intégration personnalisée: FAQ

Officevibe vous permet de créer une intégration personnalisée entre votre Système RH (ou toute autre source de cohérence) et votre compte Officevibe. C'est une solution idéale si votre contexte organisationnel exige que vous ayez plus de contrôle et de flexibilité dans la gestion de vos membres et de leur segmentation. Cette solution est bénéfique pour cartographier des structures organisationnelles complexes.

Pour que l'API fonctionne, le compte doit avoir un abonnement Pro ou Entreprise. Cette intégration nécessite des connaissances techniques avancées, notamment en matière de programmation et de codage de logiciels. La personne responsable devra être désignée comme Administrateur du compte Officevibe.

Nous avons compilé les questions fréquemment posées ci-dessous :

Quelles données puis-je exporter à partir de l'API?

Vous pouvez utiliser l'API pour exporter les Scores d'Engagement, les Rapports de Feedback, la liste des équipes et des Membres. Vous ne pouvez pas exporter les résultats des sondages, les données des questionnaires personnalisés, les objectifs, les rencontres individuelles ou les Bonnes Vibes - référez-vous à la documentation de l'API pour savoir comment procéder.

Comment puis-je m'assurer que les membres sont invités lors de la synchronisation ?

Vous devez vous assurer que l'option « InviteNewUsers » est marquée comme True dans votre outil de synchronisation d'entreprise.

Puis-je tester mon intégration personnalisée sans inviter de Membres ?

Oui — vous devez vous assurer que l'option « InviteNewUsers » est réglée sur False dans votre outil de synchronisation d'entreprise. Les Membres auront le statut Créé et ne seront pas invités jusqu'à ce que vous les invitiez manuellement dans la plateforme.

**Si je décide de définir « InviteNewUsers » sur FALSE, comment inviter mes membres par la suite ?**

Dois-je re-télécharger le fichier avec la valeur « InviteNewUsers » fixée à true ? Vous pouvez inviter vos membres via la plateforme. Le re-téléchargement avec "InviteNewUsers" à true ne fonctionnera pas.

Une fois dans les paramètres de vos membres, vous devez d'abord cliquer sur Plus de filtres (à côté de la liste déroulante) > sélectionnez le statut Créé > cliquez sur le bouton bleu Appliquer, et vous serez alors en mesure de sélectionner Membres.

Si ce n'est pas le cas, l'option de sélection des Membres sera grisée.

Les Administrateurs et les Gestionnaires exécutifs sont-ils concernés par l'intégration de l'API ?

Non — l'API ne modifie pas le statut des Administrateurs/Gestionnaires exécutifs. Leur accès doit être géré directement dans la plateforme.

Les Administrateurs doivent-ils être présents dans le fichier ?

Non — les Administrateurs n'ont pas besoin d'être inclus dans le fichier. Si un Administrateur est dans votre compte mais pas dans vos fichiers, il ne sera pas désactivé.

Qui saisit les informations dans les fichiers CSV ?

L'Administrateur désigné devra systématiquement exporter les données de son Système RH pour s'assurer que l'intégration est continuellement mise à jour.

Il peut éventuellement exécuter un script de son côté qui mettra régulièrement à jour les fichiers CSV/JSON qu'il synchronise avec Officevibe. Sinon, ils devront exporter manuellement depuis leur Système RH pour mettre à jour les fichiers qu'ils intègrent dans la plateforme.

Peut-on utiliser des caractères spéciaux dans les fichiers API ?

Les caractères spéciaux présents dans les noms des utilisateurs seront synchronisés correctement avec Officevibe, y compris les "ñ" et les "í".

Comment Officevibe aide-t-il à prévenir la suppression accidentelle de données ?

Si le corps de la requête pour un appel /sync ne contient pas d'utilisateurs, de groupes ou de mappages, ou si l'un de ces paramètres est vide, l'appel échouera. C'est une mesure de sécurité pour éviter la suppression accidentelle des données associées à ces paramètres.

Officevibe peut-il nous aider à restaurer toutes les données que nous avons effacées par erreur lors de la conclusion des tests avec l'API personnalisée ?

Soyez assurés que nous pouvons travailler sur une solution qui retrouvera la plupart des données qui ne sont plus accessibles.

Veuillez noter que nous ne pouvons pas procéder à une sauvegarde des structures d'équipe supprimées lorsqu'elles ont été supprimées via les fichiers de l'API.

Nous vous suggérons de recréer les structures d'équipe de votre organisation dans vos fichiers API telles qu'elles étaient avant cette suppression (recréer les équipes, les sous-équipes, ajouter les membres et les gestionnaires appropriés, etc.) Une fois cette opération effectuée, nous pouvons procéder à un recalcul de notre côté, ce qui permettra de recalculer/rétablir les données associées à chaque membre actuellement supprimé du compte.

Notez toutefois que si cette opération permet d'importer les données des membres actuels, elle ne peut pas prendre en compte la mobilité historique de l'équipe, de sorte que les rapports recalculés peuvent différer légèrement de leur version originale.

Malheureusement, si des membres ont été définitivement supprimés, il ne sera pas possible de restaurer leurs données - ils devront être réinvités et recommencer le processus en tant que nouveaux utilisateurs. Pour éviter de telles pertes, l'intégration ne peut que désactiver des membres, et les suppressions doivent être effectuées manuellement dans l'application.

Comment puis-je changer les noms de mes équipes sans perdre de données ?

Pas manuellement, car nous comprenons que cela prendrait beaucoup de temps. Si vous mettez en place votre intégration personnalisée, il existe une solution pour changer les noms des équipes dans Officevibe via l'API, qui nécessitera le téléchargement d'un fichier avec les noms actuels. C'est pourquoi chaque équipe a un identifiant unique créé pour elle, puis téléchargez un autre fichier qui modifiera les noms des équipes comme vous le souhaitez sans créer de nouvelles équipes et sans perdre vos données.

Pour vous assurer de conserver les données, voici la meilleure marche à suivre :

Synchronisez avec l'API la première fois, mais conservez les noms des équipes précédentes. Cette synchronisation ajoutera alors les identifiants externes corrects aux équipes. Les identifiants externes ne doivent pas nécessairement correspondre aux identifiants préexistants à cette étape - nous vous encourageons à utiliser les identifiants de vos propres listes, mais évitez d'utiliser le nom de l'équipe comme identifiant de l'équipe.
Synchronisez une deuxième fois avec les nouveaux noms d'équipes. L'application trouvera alors les équipes à l'aide de leurs identifiants externes et mettra à jour leur nom.

Par exemple, disons que "l'équipe A" devient "l'équipe 1" et que son ID dans votre compte est "0001". Dans la base de données d'Officevibe, nous aurions l'équipe A comme nom et pas d'ID externe (puisqu'il n'y a pas encore eu de synchronisation API dans le compte). Le premier fichier API aurait le mapping { "ID : "0001", "name" : "Équipe A" }.

En synchronisant d'abord avec l'ancien nom, l'application trouverait la bonne équipe dans la base de données par son nom et ajouterait son ID externe.

Nous pourrions ensuite procéder à une nouvelle synchronisation, mais le fichier ressemblerait à { "ID : "0001", "name" : "équipe 1" }.

Lors de la deuxième synchronisation, l'application trouve l'équipe par son identifiant externe et la met à jour, en changeant son nom en "équipe 1".

J'ai un compte existant avec des données et je veux commencer à utiliser l'API personnalisée pour l'import de masse. Vais-je perdre mes données ?

Non — Vous devez vous assurer que les noms des équipes dans vos fichiers API correspondent à ceux que vous avez actuellement dans la plateforme lorsque vous activez votre intégration. Si vous souhaitez changer les noms, vous pouvez le faire après la première synchronisation car vos équipes auront des identifiants associés.

Puis-je conserver des Équipes dans la plateforme mais ne pas les inclure dans les fichiers de l'API ?

L'API écrasera tous les membres et toutes les équipes, pas dans les fichiers - ceci dit, toutes les Équipes seront gérées par l'intégration.

Les Équipes établies par les règles qui sont gérées par des segments ne seront pas remplacées.

Puis-je créer des propriétés et des segments via l'intégration personnalisée ?

L'API ne peut qu'attribuer des valeurs de propriété basées sur ce qui est déjà créé dans la plateforme. Elle ne peut pas créer de propriétés ou de segments pour vous.

Découvrez comment créer vos propriétés et vos segments dans cet article : Segmenter les membres de vos équipe.

Puis-je tester mon intégration avant de l'exécuter dans mon compte de production ?

Vous pouvez contacter notre Équipe de Support pour demander un environnement de tests sans frais supplémentaires.

Que signifient ces messages d'erreur ?

Attribut Non Trouvé:	Pour associer une propriété à un utilisateur, la propriété doit déjà exister. Notez également que les noms des propriétés sont sensibles aux majuscules et minuscules.
Skipped User Attribute Option Not Found	Le nom et la valeur de la propriété sont manquants, ce qui signifie que l'option doit être ajoutée manuellement via la plateforme dans les paramètres des propriétés avant de pouvoir être utilisée dans les synchronisations.
Relation utilisateur au groupe ignoré - groupe non trouvé	Les deux signifient la même chose - le fichier Excel affiche l'ID du groupe problématique dans la colonne "ExternalId". Ce groupe n'existe pas dans le fichier groups.csv. Par conséquent, lorsque nous essayons de le faire correspondre aux valeurs du fichier group-mappings.csv, il n'y a rien à faire correspondre. La solution consiste à ajouter le groupe et son nom dans le fichier CSV des groupes.
Relation sous-groupe au groupe ignoré - Sous-groupe non trouvé
Could not establish a connection to the API. Make sure the submitted API key is correct.	L'intégration n'est pas en mesure de se connecter. Soit une nouvelle clé a été générée, soit elle a été désactivée dans l'application, soit une erreur a été commise dans le fichier de configuration.
You must activate API synchronization via the admin dashboard on officevibe.com.	Pour que l'API fonctionne, le compte doit avoir un abonnement Pro. Il se peut également que la clé ait été générée, mais que l'option n'ait pas été activée dans l'application.
Main: An error occurred while syncing	Cette erreur est généralement suivie de plus de détails et est généralement liée à l'invalidité de l'un des fichiers CSV.

Que se passe-t-il lorsqu'un membre change de rôle au sein de l'organisation, c'est-à-dire lorsqu'il passe d'une équipe à une autre ? Y a-t-il quelque chose à faire manuellement du côté de l'informatique du client ?

Si les changements sont effectués dans votre Système RH et que vous disposez d'une automation de vos fichiers API, les membres seront déplacés automatiquement lors de la prochaine synchronisation. (La plupart des clients disposent d'un script qui extrait les informations de leur Système RH et importe les données dans les fichiers, de sorte que rien n'est manuel).

Un membre est-il automatiquement ajouté à la bonne équipe après avoir été ajouté à mon SIRH ?

Oui — Si vous avez placé la personne dans la bonne équipe via votre SIRH, le script la placera dans la bonne équipe sur le fichier, et elle sera ajoutée lors de la synchronisation. La synchronisation peut être programmée aussi souvent que vous le souhaitez, mais la plupart des clients la programment une fois par semaine.

Comment éviter le travail manuel et garantir le fonctionnement de mon intégration personnalisée ?

Les scripts feront le gros du travail et éviteront les modifications manuelles. La mise en place d'un script signifie que les données du SIRH seront introduites dans les fichiers et que la synchronisation se chargera des changements dans Officevibe.

Quels sont les identifiants nécessaires dans les trois fichiers API pour configurer l'API personnalisée ?

Il s'agit des différents identifiants nécessaires si vous devez configurer votre propre API personnalisée:

ID Fichier utilisateur: ID unique appartenant à l'utilisateur (PAS ID GROUPE). Cet identifiant sera utilisé pour identifier les utilisateurs dans le fichier de correspondance des groupes.
ID Fichier de groupe: ID unique qui appartient au groupe (une équipe). Cet identifiant est réservé à un usage interne et n'apparaît nulle part. Il peut être identique à l'identifiant que vous avez dans votre système.
Nom: Ce nom sera visible sur l'écran d'Officevibe. Il peut s'agir du nom d'un gestionnaire ou d'un département.

Des données peuvent être perdues si vous utilisez le nom d'un gestionnaire comme identifiant et que vous souhaitez modifier l'identifiant à la suite d'un changement de personnel. Dans ce cas, un nouveau groupe sera créé et les données historiques seront perdues.

Fichier de mappage des groupes

Trois éléments qui peuvent être associés à un groupe:

Un sous-groupe: Dans ce cas, vous saisissez l'identifiant du groupe (à partir du fichier des groupes) et l'identifiant du sous-groupe (également à partir du fichier des groupes). Il est utilisé pour définir la hiérarchie des équipes.
Un gestionnaire: Dans ce cas, vous saisissez l'identifiant du groupe (dans le fichier des groupes) et l'identifiant de l'utilisateur (dans le fichier des utilisateurs). Le champ IsManager aura la valeur True et le champ isMember la valeur False.
Un membre: Dans ce cas, vous saisissez l'identifiant du groupe (dans le fichier du groupe) et l'identifiant de l'utilisateur (dans le fichier de l'utilisateur). Le champ IsManager sera faux et le champ isMember sera vrai.